Wynajmujący prywatne nieruchomości są zwolnieni z obowiązkowej wysyłki faktur przez KSeF, gdy najemcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności. Regulacje te jednak zmieniają się, kiedy nieruchomość wynajmowana jest firmie. W artykule szczegółowo wyjaśniamy, w jakich dokładnie okolicznościach występuje obowiązek fakturowania oraz kiedy zastosowanie ma najem prywatny w KSeF w świetle aktualnych przepisów.
Czym jest KSEF?
KSeF jest skrótem od Krajowego Systemu e-Faktur. To system teleinformatyczny przygotowany przez Ministerstwo Finansów, który służy do wystawiania i odbierania faktur w formie elektronicznej. W praktyce oznacza to, że faktury nie będą już wysyłane e-mailem czy drukowane, ale trafią bezpośrednio do jednego centralnego systemu. Każda faktura wysłana do KSeF otrzymuje swój unikalny numer i dopiero wtedy jest uznana za wystawioną. System umożliwia również bezpieczne przechowywanie faktur nawet przez 10 lat oraz daje możliwość nadawania uprawnień, dzięki którym można decydować, kto ma dostęp do dokumentów w firmie. Warto pamiętać, że KSeF dotyczy wyłącznie faktur, nie rachunków i nie obejmuje swoim obowiązkiem faktur wystawianych osobom prywatnym, chyba że wystawca chce korzystać z systemu dobrowolnie.
Terminy wejścia w życie obowiązkowego KSeF
Obowiązek stosowania KSeF dla faktur sprzedaży będzie wdrażany etapami:
- od 1 lutego 2026 roku – dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (razem z VAT) w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł;
- od 1 kwietnia 2026 roku – dla pozostałych przedsiębiorców;
- od 1 stycznia 2027 roku – dla najmniejszych podatników, u których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł miesięcznie.
Opodatkowanie najmu prywatnego na gruncie PIT
Wraz z wejściem w życie Polskiego Ładu najem prywatny, niezależnie od tego, czy jest prowadzony przez przedsiębiorcę, czy osobę wynajmującą mieszkanie poza działalnością gospodarczą, może być rozliczany wyłącznie w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Oznacza to, że podatnik rozlicza się z uzyskanych kwot „na bieżąco”, bez możliwości pomniejszania ich o koszty uzyskania przychodu. Podstawowe stawki ryczałtu pozostają niezmienne:
- 8,5% obowiązuje do momentu osiągnięcia 100 000 zł przychodu rocznie,
- nadwyżka ponad tę kwotę jest opodatkowana stawką 12,5%.
W przypadku małżonków, którzy zdecydowali się, aby cały przychód z najmu rozliczała jedna osoba, limit pierwszego progu jest podwojony i wynosi 200 000 zł. Warto podkreślić, że przychody z najmu prywatnego nie łączą się z przychodami uzyskiwanymi w ramach działalności gospodarczej. Oznacza to, że nawet jeśli podatnik prowadzi firmę i korzysta w niej z ryczałtu, zasady opodatkowania najmu pozostają odrębne i limit 100 000 zł dotyczy wyłącznie przychodów osiągniętych z najmu prywatnego. Co więcej, najem prywatny nie podlega składkom ZUS ani zdrowotnym — niezależnie od wysokości osiągniętego przychodu podatnik reguluje jedynie podatek ryczałtowy.
Opodatkowanie najmu prywatnego na gruncie VAT
Najem prywatny, choć realizowany jest poza działalnością gospodarczą, na gruncie podatku VAT traktowany jest jak typowe świadczenie usług. Wynika to z art. 15 ust. 2 ustawy o VAT, zgodnie z którym działalnością gospodarczą jest każde zarobkowe i wykonywane w sposób ciągły wykorzystywanie majątku. Właśnie dlatego wynajmowanie mieszkania – jako powtarzalne, odpłatne udostępnianie składnika majątku – spełnia tę definicję.
W przypadku najmu prywatnego prawidłowe określenie stawki VAT zależy od charakteru najmu oraz celu, na jaki wykorzystywana jest nieruchomość. Usługi najmu lokali mieszkalnych na cele mieszkaniowe są objęte zwolnieniem z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy. Zwolnienie nie ma jednak zastosowania, gdy lokal wykorzystywany jest do celów biurowych, komercyjnych lub przy najmie krótkoterminowym. W sytuacji, gdy podatnik nie może skorzystać ze zwolnienia przedmiotowego, ma możliwość zastosowania zwolnienia podmiotowego. Zgodnie z art. 113 ust. 1 ustawy o VAT zwolniona z podatku jest sprzedaż podatników, których obroty w poprzednim roku nie przekroczyły 240 000 zł (dla 2025 roku limit wynosił 200 000 zł).
Kiedy należy wystawiać fakturę za najem prywatny w KSeF?
W związku z wdrożeniem obligatoryjnego KSeF od 1 kwietnia 2026 roku dla większości podatników – sposób dokumentowania najmu prywatnego będzie zależał przede wszystkim od statusu najemcy.
Jeżeli lokal wynajmowany jest osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, wynajmujący nie ma obowiązku wystawiania faktury ani rachunku z własnej inicjatywy — w JPK czynność taka ujmowana jest jako „WEW”. Obowiązek sporządzenia dokumentu powstaje dopiero wtedy, gdy najemca w terminie trzech miesięcy zgłosi żądanie jego wystawienia. W takim przypadku faktura dla osoby prywatnej może zostać wystawiona poza KSeF, ponieważ relacje B2C nie są objęte obowiązkiem fakturowania ustrukturyzowanego.
Przykład 1.
Pan Tomasz prowadzi firmę i jest czynnym podatnikiem VAT, a jednocześnie wynajmuje prywatnie mieszkanie studentowi, który nie prowadzi działalności gospodarczej. Czy pan Tomaszu musi wystawić fakturę?
Pan Tomasz nie musi wystawiać faktury ani rachunku, a sam najem — jako czynność zwolniona z VAT — powinien zostać ujęty w JPK_V7 za pomocą dokumentu wewnętrznego oznaczonego symbolem „WEW”.
Zupełnie inaczej wygląda sytuacja, gdy najemcą jest firma lub inny podmiot posługujący się NIP-em. W relacji B2B wynajmujący ma obowiązek wystawić i przesłać do KSeF fakturę zawsze, nawet jeśli korzysta ze zwolnienia z VAT. Do końca 2026 roku możliwe jest jednak korzystanie z limitu przejściowego — jeśli łączna wartość wszystkich wystawionych faktur nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, wynajmujący może dalej wystawiać faktury poza KSeF. Po przekroczeniu limitu lub od 1 stycznia 2027 roku każda faktura dla firmy musi być wystawiona wyłącznie w KSeF.
Przykład 2.
Pani Marta prowadzi działalność gospodarczą i wynajmuje prywatne mieszkanie spółce, która zapewnia lokal pracownikowi. Czy pani Marta ma obowiązek wystawienia faktury?
Mimo, że Pani Marta nie jest czynnym podatnikiem VAT musi udokumentować taką usługę fakturą. Z tego względu od kwietnia 2026 roku ma obowiązek wystawienia faktury w KSeF, ponieważ przepisy nie zwalniają nievatowców.
Najem prywatny w KSeF a wymóg posiadania NIP-u
W sytuacji, gdy najemcą jest firma lub inny podmiot posługujący się NIP-em, który zażąda faktury, wynajmujący ma obowiązek wystawić dokument za pomocą KSeF. Obowiązek ten dotyczy także osób, które nie miały dotychczas NIP-u. W takim przypadku, aby móc wystawiać faktury ustrukturyzowane w KSeF, należy uzyskać NIP.
Jak wystawić fakturę w KSeF w systemie wFirma.pl?
W systemie wFirma.pl korzystanie z KSeF jest wygodne i nie wymaga dodatkowych opłat. Po aktywacji integracji użytkownik może swobodnie wysyłać faktury sprzedaży do KSeF, pobierać dokumenty kosztowe i przychodowe znajdujące się w systemie. Aby aktywować integrację z KSeF, należy wejść do zakładki: USTAWIENIA » FAKTURY » E-FAKTURY » KRAJOWY SYSTEM E-FAKTUR i zaznaczyć WŁĄCZ INTEGRACJĘ.
Następnie można wystawić fakturę i od razu przesłać ją do Krajowego Systemu e-Faktur. W tym celu wystarczy przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ, a następnie skorzystać z opcji „Zapisz i wyślij do KSeF” podczas jej zapisywania. Dzięki temu dokument zostaje równocześnie zapisany w systemie i automatycznie przekazany do KSeF.
