Data wystawienia faktury w KSeF a wysyłka do KSeF

Od 1 lipca 2024 roku KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, będzie obowiązkowo wykorzystywany przez przedsiębiorców (czynnych podatników VAT) w celu wystawiania faktur. W przypadku nievatowców obowiązek ten obejmie ich dopiero od 1 stycznia 2025 roku. W 2023 roku można go natomiast stosować dobrowolnie bez względu na status podatnika VAT (czynny lub zwolniony). Jest to kolejne narzędzie mające na celu m.in. uszczelnienie systemu podatkowego w Polsce. Dotychczas największą zmianą w tym zakresie było wprowadzenie przez ustawodawcę obowiązkowego pliku JPK_V7. O ile KSeF nie wprowadził tak rewolucyjnych wymogów dotyczących danych przekazywanych do urzędu skarbowego jak JPK, o tyle zmienił zasady nadawania daty wystawienia faktury. Sprawdzamy zatem, w jaki sposób ustalana jest data wystawienia faktury w KSeF!

KSeF a faktura ustrukturyzowana

KSeF, jak sama nazwa wskazuje, służy do wystawiania e-Faktur. Według definicji faktury ustrukturyzowanej wskazanej w art. 2 ust. 32a ustawy o VAT jest to właśnie faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, która posiada przydzielony numer identyfikujący tę fakturę w tym systemie. Faktura ustrukturyzowana charakteryzuje się tym, że posiada wewnętrzną strukturę XML, gdzie każda pozycja faktury ma z góry przypisane pole w strukturze.

Wprowadzenie dobrowolnego (a w późniejszym okresie obowiązkowego) KSeF nie jest jednoznaczne z brakiem prawa do generowania faktur w zewnętrznych systemach do fakturowania. Ważne jest, aby taki system posiadał integrację z KSeF, ponieważ w systemie zewnętrznym fakturę można jedynie wygenerować. Natomiast proces wystawienia faktury odbywa się bezpośrednio w KSeF.

Pobierz darmowy ebook na temat KSeF!

Eksperci Poradnika Przedsiębiorcy przedstawili najważniejsze informacje o Krajowym Systemie e-Faktur, który jest nowoczesnym rozwiązaniem automatyzującym proces wystawiania, wysyłania i przechowywania faktur w Polsce.

Pobierz darmową broszurę informacyjną o KSeF! » KLIKNIJ TUTAJ «

Zobacz też:

Data wystawienia faktury w KSeF

Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. W praktyce oznacza to, że data wygenerowania faktury w zewnętrznym systemie nie jest jednoznaczne z tym, że faktura została wystawiona. Co więcej, faktura VAT, która po 30 czerwca 2024 roku nie zostanie wystawiona w KSeF, nie stanowi dokumentu księgowego. Jednym z pól struktury XML faktury ustrukturyzowanej jest P_1, które dotyczy daty wystawienia faktury. Pole to musi być uzupełnione w momencie wysyłki faktury do KSeF.

W pytaniach i odpowiedziach dotyczących KSeF Ministerstwo Finansów poruszyło ważną kwestię odnoszącą się do pola P_1:

„Data podana w polu P_1 to wskazana przez wystawcę faktury data jej wystawienia. Natomiast pole DataWytworzeniaFa ma jedynie charakter techniczny, to generowana przez system data i czas wytworzenia faktury”.

Z powyższego wyjaśnienia wynika, że data wytworzenia faktury w systemie księgowym i data wystawienia faktury ustrukturyzowanej mogą być różne.

Przykład 1.

Pani Danuta wystawia faktury w KSeF. 15 lipca wygenerowała fakturę w systemie księgowym, ale przez przeoczenie nie zleciła jej wysyłki do KSeF. Faktura została wysłana następnego dnia. Kiedy faktura została uznana za wystawioną i jaka data powinna widnieć w strukturze XML w polu P_1?

Z racji tego, że fakturę uznaje się za wystawioną w dniu jej wysyłki do KSeF, to datą wystawienia faktury w polu P_1 jest 16 lipca.

Ministerstwo Finansów w pytaniach i odpowiedziach również odniosło się do możliwości technicznych systemów księgowych w zakresie pola P_1. Na pytanie dotyczące prawidłowości uzupełnienia pola P_1 w sytuacji, gdy faktura nie zostanie wysłana do KSeF w tym samym dniu, co jej wygenerowanie, a system księgowy traktuje fakturę jako wystawioną w dniu jej wygenerowania, a nie wysyłki do KSeF, MF odpowiedziało, że: „Okoliczność, iż w polu P_1 wskazana jest inna data niż data przesłania faktury do KSeF nie spowoduje odrzucenia faktury przez system. W tym przypadku, zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, przyjmuje się, że faktura została wystawiona w dniu przesłania jej do KSeF, pomimo że w polu P_1 wskazano inną datę. Powyższe należy uwzględnić w systemach księgowych w przypadkach, w których data wystawienia faktury ma wpływ na datę ujęcia zdarzenia w ewidencji”.

Należy mieć jednak na uwadze, że nie jest to jednoznaczne z tym, że przedsiębiorca nie naraża się na konsekwencje z tytułu podania nierzetelnych danych w strukturze XML.

Czy data wydania UPO z KSeF wpływa na datę wystawienia faktury?

Wysłanie faktury do KSeF nie zawsze jest jednoznaczne z tym, że faktura została wystawiona. Aby dokument mógł być nazywany fakturą ustrukturyzowaną, musi posiadać specjalny numer identyfikujący tę fakturę w systemie KSeF. Numer ten nadawany jest przez KSeF w momencie przetworzenia dokumentu, co potwierdzane jest w formie dokumentu UPO, czyli urzędowego poświadczenia odbioru faktury.

Przykład 2.

Pan Michał utworzył fakturę 31 sierpnia i tego samego dnia o godzinie 23:59:59 wysłał ją do KSeF. Otrzymał UPO z KSeF 1 września. Jaka powinna być wskazana data wystawienia faktury w KSeF w polu P_1?

Z racji tego, że faktura została przyjęta przez KSeF, co zostało potwierdzone dokumentem UPO, jako datę wystawienia pan Michał powinien wskazać 31 sierpnia, ponieważ wtedy zlecił wysyłkę prawidłowo stworzonej faktury do KSeF.

Jeżeli KSeF odrzuci wysłaną fakturę np. ze względu na błędy w strukturze XML, to taka faktura pomimo zlecenia jej wysyłki do KSeF nie jest uznana za wystawioną.

Data wystawienia faktury w KSeF a obowiązek podatkowy VAT

Jeżeli faktura została odrzucona przez KSeF, to nie jest uznawana za wystawioną. W takim przypadku należy poprawić dane na fakturze i zlecić jej wysyłkę ponownie. Po otrzymaniu UPO z KSeF data wystawienia faktury traktowana jest jako data ponownego zlecenia wysyłki już prawidłowej faktury.

Przykład 3.

Pan Aleksander utworzył fakturę 29 sierpnia. 30 sierpnia zlecił ją do wysyłki. KSeF odrzucił fakturę ze względu na błędną strukturę XML. Pan Aleksander poprawił dane na fakturze i zlecił ją do wysyłki ponownie 31 sierpnia. 1 września otrzymał UPO z KSeF. Jaka jest w tym przypadku data wystawienia faktury w KSeF?

Z racji tego, że data wystawienia faktury w KSeF to data wysyłki faktury, która została przyjęta przez KSeF, co potwierdzone jest poprzez UPO, faktura wystawiona została 31 sierpnia.

Co do zasady faktury należy wystawiać do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce sprzedaż. Oznacza to, że w sytuacji gdy wysyłka faktury zostanie zlecona w ostatnim dniu tego terminu, a z powodu błędów w strukturze XML nie zostanie przyjęta przez KSeF, podatnik naraża się na konsekwencje związane z nierzetelnym wystawieniem faktury po terminie.

POLECAMY

Wystawiaj bezpieczne e-faktury w KSeF
Importuj faktury kosztowe z KSeF do systemu
Generuj i wysyłaj z systemu plik JPK_V7 i JPK_FA
Korzystaj z narzędzi windykacji miękkiej

Zacznij bezpłatny 30 dniowy okres próbny bez żadnych zobowiązań!

Również w przypadku gdy obowiązek podatkowy VAT powstaje na zasadach szczególnych, data wystawienia faktury w KSeF ma kluczowe znaczenie. Zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 3 i 4 ustawy o VAT w określonych sytuacjach obowiązek podatkowy powstaje właśnie w dacie wystawienia faktury. Ta kwestia została poruszona w jednej z pierwszych interpretacji indywidualnej wydanych w zakresie funkcjonowania KSeF z 14 czerwca 2022 roku o sygn. 0112-KDIL1-2.4012.169.2022.1.PM, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że: „za dzień powstania obowiązku podatkowego z tytułu świadczonych przez Wnioskodawcę usług wynajmu obudów do wykopów ziemnych należy uznać dzień wystawienia faktury ustrukturyzowanej, tj. dzień jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur”.

Należy mieć na uwadze, że w sytuacji gdy podatnik nie wystawił faktury lub wystawił ją z opóźnieniem, to zgodnie z art. 19a ust. 7 ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminów wystawienia faktury określonych w art. 106i ust. 3 i 4, czyli:

30. dnia od dnia wykonania usług – w przypadku, o którym mowa w art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. a, czyli świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych;
60. dnia od dnia wydania towarów – w przypadku, o którym mowa w art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. b, z zastrzeżeniem ust. 4, m.in. dostawy książek drukowanych;
90. dnia od dnia wykonania czynności – w przypadku, o którym mowa w art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. c, czyli czynności polegających na drukowaniu książek;
z upływem terminu płatności – w przypadku, o którym mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4, m.in. stałej obsługi prawnej i biurowej oraz najmu.

W przypadku gdy nie określono takiego terminu, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminu płatności.

Podsumowując, data wystawienia faktury w KSeF ma znaczenie nie tylko na gruncie formalnym. Wpływa ona również na moment powstania obowiązku podatkowego. Co ważne, data wystawienia faktury nie zawsze jest jednoznaczna z datą wytworzenia faktury w zewnętrznym systemie. Dlatego też przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na korzystanie z KSeF dobrowolnie, a w kolejnych latach będą do tego zobligowani, powinni pilnować, czy posiadają UPO dla wysłanych do KSeF faktur.