Składając deklaracje podatkowe, podatnik musi pamiętać, aby umieścić na niej swój podpis. Możliwe jest podpisanie deklaracji przez inną osobę, która została do tego upoważniona. Takie pełnomocnictwo może dotyczyć druków składanych w formie pisemnej, jak i drogą elektroniczną. Sporządzane jest w formie papierowej na formularzu UPL-1. Dokument ten należy złożyć w urzędzie skarbowym właściwym w sprawach ewidencji podatników i płatników.
Złożone pełnomocnictwo uprawnia do składania przez internet wszystkich deklaracji, zeznań i podań, które są objęte systemem e-Deklaracje. UPL-1 nie trzeba dostarczać do każdego urzędu skarbowego, w którym przedsiębiorca składa dokumenty, bowiem raz złożone UPL-1 pozwala na stałą weryfikację osoby składającej podpis.
Należy jednak mieć na uwadze, że pełnomocnictwo musi wpłynąć do urzędu skarbowego przed podpisaniem pierwszej deklaracji elektronicznej przez osobę upoważnioną.
Jak należy wypełnić UPL-1?
Pierwszym polem, które należy uzupełnić przy wypełnianiu formularza UPL-1, jest pozycja nr 1, gdzie osoba udzielająca pełnomocnictwa podaje swój numer identyfikacji podatkowej. Numerem tym jest PESEL lub NIP.
PESEL wpisuje się w przypadku osób nieprowadzących działalności gospodarczej lub przedsiębiorców, którzy nie są zarejestrowanymi płatnikami podatku VAT. Natomiast przedsiębiorca, który jest płatnikiem VAT w polu tym umieszcza numer NIP.
W polu nr 2 wpisuje się numer identyfikacyjny podmiotu zagranicznego, o którym mowa w art. 132 ust. 5 ustawy o podatku od towarów i usług.
Część A - Miejsce składania pełnomocnictwa
Pozycja nr 3 to pole, w którym należy wprowadzić dane urzędu skarbowego, do którego kierowane jest UPL-1. Zazwyczaj jest to urząd skarbowy właściwy ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę firmy podatnika.
Część B - Dane identyfikacyjne
W części B formularza UPL-1 wprowadza się dane podatnika, płatnika lub inkasenta udzielającego pełnomocnictwa.
Część B.1. to miejsce, w którym umieszcza się dane identyfikacyjne jednostki. Podmioty prowadzące działalność gospodarczą wpisują pełną nazwę firmy, zaś osoby fizyczne pierwsze imię oraz nazwisko.
Część B.2. - tutaj należy wskazać adres siedziby firmy lub adres zamieszkania, w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności.
W części B.3 umieszcza się dane kontaktowe, takie jak: telefon, faks czy e-mail. Jednak umieszczanie tych danych na formularzu UPL-1 nie jest obowiązkowe.
Część C - Dane pełnomocnika upoważnionego do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej
W części C formularza UPL-1 umieszcza się dane pełnomocnika, który zostanie upoważniony do podpisywania deklaracji składanej elektronicznie. Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji elektronicznej może przyjąć wyłącznie osoba fizyczna. W związku z tym w części C umieszcza się dane osoby fizycznej, a nie firmy.
W części C.1. wpisuje się dane identyfikacyjne pełnomocnika - jego imię, nazwisko i numer identyfikacji podatkowej.
Część C.2. przeznaczona jest na wpisanie adresu do doręczeń.
W części C.3 podaje się dane kontaktowe do osoby, która zostanie pełnomocnikiem. Podobnie jak w części B.3 podawane tych danych nie jest obowiązkowe.
Część D - Okres obowiązywania pełnomocnictwa
Część D służy do podania terminu, w którym pełnomocnictwo będzie obowiązywało. Jeśli pozycja nr 36 nie zostanie wypełniona, jest to jednoznaczne z udzieleniem pełnomocnictwa bezterminowego.
Część E - Oświadczenie podatnika (płatnika lub inkasenta)
Ta część druku UPL-1 jest oświadczeniem podatnika (płatnika, czy też inkasenta) o udzieleniu pełnomocnictwa. Na UPL-1 musi znaleźć się podpis każdego pełnomocnika.
Pozycja nr 39, 43 i 47 wypełniana jest w sytuacji, gdy pełnomocnictwo udzielanie jest przez osobę prawną lub jednostkę niemającą osobowości prawnej.
W polu nr 49 podaje się datę sporządzenia UPL-1. Nie jest konieczne, by była ona tożsama z datą udzielenia pełnomocnictwa.
Pełnomocnictwo obowiązuje od daty, która została umieszczona w pozycji nr 35, a nie od daty sporządzenia dokumentu. Należy jednak mieć na względzie, że pełnomocnictwa nie można udzielić wstecz.
Część F - Adnotacje urzędu skarbowego
Jak sama nazwa wskazuje ta część formularza UPL-1 wypełniana jest przez urząd skarbowy. W związku z tym osoba składająca formularz nie wpisuje tutaj żadnych informacji.
