Co do zasady, faktura VAT to dokument wystawiany przez czynnych podatników VAT, dokumentujący dokonanie transakcji. Jeżeli drugą stroną transakcji jest firma, wystawienie faktury jest obowiązkowe. Natomiast w przypadku, kiedy jedną stroną transakcji jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, nie ma obowiązku wystawienia faktury - chyba, że na wyraźne żądanie nabywcy. Fakturę należy wystawić w dwóch egzemplarzach – dla sprzedającego oraz dla nabywcy.
Obowiązek wystawienia faktury VAT
Obowiązek wystawienia faktur ciąży na:
-
zarejestrowanych podatnikach VAT czynnych przy sprzedaży na rzecz innych przedsiębiorców,
-
zarejestrowanych podatnikach VAT czynnych przy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej - na żądanie nabywcy,
-
osobach fizycznych prowadzących działalność gospodarczą przy dokonywaniu wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu.
Opcjonalnie mogą także wystawiać faktury zarejestrowani podatnicy VAT zwolnieni.
Faktura VAT - jakie powinna zawierać elementy?
Prawo ściśle reguluje zasady wystawiania czy przechowywania faktur. Zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów, aby faktura VAT została uznana za prawidłową, należy w niej zawrzeć:
-
numer faktury,
-
datę wystawienia,
-
datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile data ta jest różna od daty wystawienia faktury,
-
imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy, ich adresy oraz numery NIP,
-
nazwę sprzedawanego towaru lub wykonywanej usługi,
-
ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług,
-
cenę jednostkową netto towaru lub usługi,
-
kwoty rabatów,
-
łączną wartość netto towarów lub wykonanych usług,
-
stawki podatku,
-
sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
-
kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
-
kwotę należności ogółem.
Na dokumencie sprzedaży można uwzględnić także dodatkowo:
-
termin i sposób płatności,
-
kwoty rabatów o ile takich udzielono,
-
uwagi do dokumentu.
Procedura wystawiania faktury VAT
Ścisłe regulacje dotyczące faktur nie określają sposobu, jak należy wystawić dokument. Przedsiębiorca może skorzystać z gotowych druków dostępnych w sklepach czy też z pomocy programów do wystawiania faktur. Wzór można także sporządzić samodzielnie. Najważniejsze jest bowiem to, aby faktura spełniała wyżej wymienione wytyczne. Dokument można wystawić zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej.
Faktura VAT – przechowywanie
Faktury, a także ich kopie przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać przez okres 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku od towarów i usług, w podziale na poszczególne okresy rozliczeniowe. Mogą być przechowywane w formie papierowej lub elektronicznej. Najważniejsze jest to, aby mieć do nich łatwy dostęp.
