Przypadek anulowania faktury nie jest oficjalnie uregulowany w przepisach ustawy o VAT. Nie ulega jednak wątpliwości, że w obrocie gospodarczym mogą wystąpić zdarzenia wymagające od wystawcy anulowania uprzednio wystawionej faktury. Zatem czy możliwe jest anulowanie faktury w KSeF? Warto przyjrzeć się bliżej temu zagadnieniu, w szczególności biorąc pod uwagę kwestie wystawienia faktury poprzez KSeF.
Anulowanie faktury w KSeF w świetle ustawy o VAT
Sama faktura jest podstawowym dokumentem w zakresie potwierdzania dokonania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT. Na temat obowiązku wystawiania faktury wypowiada się art. 106b ustawy o VAT. Przyjmuje się, że faktura dokumentuje wykonanie czynności.
Czynność wystawienia faktury rozumie się jako sporządzenie dokumentu (zgodnie z wymogami określonymi w art. 106e ustawy o VAT) oraz przekazanie go nabywcy. W momencie przekazania faktury nabywcy mamy do czynienia z sytuacją wprowadzenia faktury do obrotu prawnego.
W praktyce zdarzają się również sytuacje, gdy po wystawieniu faktury następują zdarzenia gospodarcze mające wpływ na treść pierwotnej faktury lub faktura zawiera błędy. W takiej sytuacji ustawodawca wskazuje na możliwość skorygowania tej faktury przez wystawienie faktury korygującej. Zgodnie z art. 106j ustawy o VAT faktura korygująca może być sporządzona w przypadku zaistnienia zdarzeń, które wystąpiły po wystawieniu faktury pierwotnej.
W świetle ww. art. 106j ustawy o VAT w przypadku gdy po wystawieniu faktury:
- podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,
- dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
- dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty,
- stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury
– podatnik wystawia fakturę korygującą.
Zatem, jeżeli po wystawieniu faktury wystąpią ww. zdarzenia mające wpływ na treść wystawionej faktury lub okaże się, że wystawiona faktura zawiera błędy, podatnik wystawia fakturę korygującą. Faktura korygująca wystawiana jest w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu.
Ponadto błędy w treści faktury pierwotnej mogą być również poprawiane poprzez notę korygującą zgodnie z art. 106k ustawy o VAT. Notę korygującą wystawia nabywca towaru lub usługi, a warunkiem skuteczności noty jest akceptacja wystawcy.
Natomiast w zupełnie inny sposób należy potraktować przypadek, gdy do wykonania czynności opodatkowanej w ogóle nie doszło, a faktura została wystawiona omyłkowo. Do takich przypadków nie odnosi się art. 106j ustawy o VAT dotyczący korekty faktury. Korekta odnosi się do zmian dotyczących rzeczywistej czynności opodatkowanej, a więc takiej, która została faktycznie wykonana.
Dopuszcza się jednak możliwość anulowania faktury w sytuacji, gdy nie odzwierciedla ona wykonanej czynności opodatkowanej. Z anulowaniem faktury będziemy mieć do czynienia, np. gdy omyłkowo zostanie wystawiona faktura do dostawy towarów, która w ogóle nie miała miejsca.
W tym miejscu warto też przypomnieć, że wystawienie tzw. pustej faktury ma swoje poważne konsekwencje w postaci sankcji podatkowej wskazanej w art. 108 ustawy o VAT. Otóż w myśl tego przepisu w przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty. W konsekwencji wystawienie faktury, która nie dokumentuje rzeczywistej czynności opodatkowanej i nie zostanie anulowana, oznacza konieczność zapłaty podatku należnego wynikającego z takiej faktury.
Należy zauważyć, że ani przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, ani przepisy rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy nie regulują kwestii dotyczącej anulowania wystawionych faktur.
W praktyce jednak przyjmuje się, że anulowanie faktury polega na przekreśleniu oryginału oraz kopii oraz dokonaniu na nich adnotacji uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie. Jednocześnie organy podatkowe podkreślają, że anulowanie faktur powinno dotyczyć wyłącznie tych dokumentów rozliczeniowych, które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego (czyli takich, które nie zostały przekazane kontrahentom). Anulowanie faktury dotyczy tylko tych przypadków, gdy faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną.
- faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego,
- faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną.
Anulowanie faktury w KSeF
Jednym z wniosków, jakie możemy wyprowadzić z ww. przepisów, jest dopuszczalność anulowania faktury, jeżeli taki dokument nie został wprowadzony do obrotu prawnego, a więc nie nie został zgodnie z przepisami ustawy o VAT wystawiony (czyli udostępniony kontrahentowi).
W kontekście aktualnie obowiązujących przepisów stanowiących o dobrowolnym stosowaniu systemu KSeF w zakresie wystawiania e-faktur odnieśmy się do treści art. 106na ustawy o VAT. W przepisie tym możemy przeczytać, że fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
Podobne regulacje będa obowiązywać w zakresie obowiązkowego stosowania systemu KSeF, z wyłączeniem normy stanowiącej o obowiązku uzyskania zgody w zakresie akceptacji przez odbiorcę otrzymywania faktur w ten sposób (z uwagi na jej obligatoryjny charakter w przyszłości).
Suma powyższych przepisów prowadzi zatem do wniosku, że e-faktura jest uznawana za wprowadzoną do obrotu prawnego w momencie przesłania jej do systemu KSeF. Jeżeli zatem faktura nie zostanie przez system odrzucona (np. z powodu niezgodności technicznych), to uznajemy taką fakturę za wystawioną.
Powoduje to, że faktury wystawionej poprzez KSeF nie można anulować, ponieważ nie jest zachowany warunek dotyczący niewprowadzania jej do obrotu. Taka faktura może być poprawiona wyłącznie w ramach trybu korekty faktury (poprzez jej „wyzerowanie”).
Ponadto przepisy wprowadzające obowiązkowy KSeF nowelizujące ustawę o VAT w ten sposób, że uchyleniu będzie podlegać art. 106k ustawy o VAT, czyli przepis dotyczący not korygujących, oznaczają, że w nowym stanie prawnym wystawienie not korygujących nie będzie możliwe.
W tym miejscu dodajmy też, że przepisy dotyczące obowiązkowego stosowania KSeF miały zacząć obowiązywać od 1 lipca 2024 roku. Obecnie jednak trwają prace legislacyjne nad przesunięciem tego terminu.
Sama procedura anulowania faktury ma charakter wyjątkowy i jest dopuszczalna wyłącznie w ściśle określonych przypadkach. Istotą jest w tym przypadku ustalenie, czy faktura została wprowadzona do obrotu prawnego. Anulowaniu może bowiem podlegać tylko taka faktura, która nie spełnia tego warunku. W konsekwencji – o ile prawodawca nie ureguluje tej kwestii – wypracowana przez praktykę procedura anulowania faktury nie będzie miała zastosowania do faktur wystawionych poprzez KSeF.
