Anulowanie faktury w KSeF - czy będzie możliwe?

Przypadek anulowania faktury nie jest oficjalnie uregulowany w przepisach ustawy o VAT. Nie ulega jednak wątpliwości, że w obrocie gospodarczym mogą wystąpić zdarzenia wymagające od wystawcy anulowania uprzednio wystawionej faktury. Zatem czy możliwe jest anulowanie faktury w KSeF? Warto przyjrzeć się bliżej temu zagadnieniu, w szczególności biorąc pod uwagę kwestie wystawienia faktury poprzez KSeF.

Anulowanie faktury w KSeF w świetle ustawy o VAT

Sama faktura jest podstawowym dokumentem w zakresie potwierdzania dokonania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT. Na temat obowiązku wystawiania faktury wypowiada się art. 106b ustawy o VAT. Przyjmuje się, że faktura dokumentuje wykonanie czynności. 

Czynność wystawienia faktury rozumie się jako sporządzenie dokumentu (zgodnie z wymogami określonymi w art. 106e ustawy o VAT) oraz przekazanie go nabywcy. W momencie przekazania faktury nabywcy mamy do czynienia z sytuacją wprowadzenia faktury do obrotu prawnego. 

W praktyce zdarzają się również sytuacje, gdy po wystawieniu faktury następują zdarzenia gospodarcze mające wpływ na treść pierwotnej faktury lub faktura zawiera błędy. W takiej sytuacji ustawodawca wskazuje na możliwość skorygowania tej faktury przez wystawienie faktury korygującej. Zgodnie z art. 106j ustawy o VAT faktura korygująca może być sporządzona w przypadku zaistnienia zdarzeń, które wystąpiły po wystawieniu faktury pierwotnej. 

W świetle ww. art. 106j ustawy o VAT w przypadku gdy po wystawieniu faktury:

• podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,
• dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
• dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, 
• stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury

– podatnik wystawia fakturę korygującą.

Zatem, jeżeli po wystawieniu faktury wystąpią ww. zdarzenia mające wpływ na treść wystawionej faktury lub okaże się, że wystawiona faktura zawiera błędy, podatnik wystawia fakturę korygującą. Faktura korygująca wystawiana jest w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu.

Do momentu wejścia obligatoryjnego KSeF błędy w treści faktury pierwotnej mogły być również poprawiane poprzez notę korygującą. Od 1 lutego 2026 wraz z wprowadzeniem obligatoryjnego KSeF, nabywcy utracili możliwość poprawiania błędów w fakturach za pomocą not korygujących (uchylenie art. 106k ustawy o VAT). Obecnie jedynym sposobem skorygowania błędnej faktury ustrukturyzowanej jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę.

Natomiast w zupełnie inny sposób należy potraktować przypadek, gdy do wykonania czynności opodatkowanej w ogóle nie doszło, a faktura została wystawiona omyłkowo. Do takich przypadków nie odnosi się art. 106j ustawy o VAT dotyczący korekty faktury. Korekta odnosi się do zmian dotyczących rzeczywistej czynności opodatkowanej, a więc takiej, która została faktycznie wykonana.

Dopuszcza się jednak możliwość anulowania faktury w sytuacji, gdy nie odzwierciedla ona wykonanej czynności opodatkowanej. Z anulowaniem faktury będziemy mieć do czynienia, np. gdy omyłkowo zostanie wystawiona faktura do dostawy towarów, która w ogóle nie miała miejsca. 

W tym miejscu warto też przypomnieć, że wystawienie tzw. pustej faktury ma swoje poważne konsekwencje w postaci sankcji podatkowej wskazanej w art. 108 ustawy o VAT. Otóż w myśl tego przepisu w przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty. W konsekwencji wystawienie faktury, która nie dokumentuje rzeczywistej czynności opodatkowanej i nie zostanie anulowana, oznacza konieczność zapłaty podatku należnego wynikającego z takiej faktury.

Należy zauważyć, że ani przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, ani przepisy rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy nie regulują kwestii dotyczącej anulowania wystawionych faktur.

W praktyce jednak przyjmuje się, że anulowanie faktury polega na przekreśleniu oryginału oraz kopii oraz dokonaniu na nich adnotacji uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie. Jednocześnie organy podatkowe podkreślają, że anulowanie faktur powinno dotyczyć wyłącznie tych dokumentów rozliczeniowych, które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego (czyli takich, które nie zostały przekazane kontrahentom). Anulowanie faktury dotyczy tylko tych przypadków, gdy faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną.

Anulowanie faktury w KSeF

Jednym z wniosków, jakie możemy wyprowadzić z ww. przepisów, jest dopuszczalność anulowania faktury, jeżeli taki dokument nie został wprowadzony do obrotu prawnego, a więc nie nie został zgodnie z przepisami ustawy o VAT wystawiony (czyli udostępniony kontrahentowi).

W kontekście aktualnie obowiązujących przepisów dotyczących obligatoryjnego stosowania systemu KSeF w zakresie wystawiania e-faktur odnieśmy się do treści art. 106na ustawy o VAT. W przepisie tym możemy przeczytać, że fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 (są to m.in. kontrahenci zagraniczni czy osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej), w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

Suma powyższych przepisów prowadzi zatem do wniosku, że e-faktura jest uznawana za wprowadzoną do obrotu prawnego w momencie przesłania jej do systemu KSeF. Jeżeli zatem faktura nie zostanie przez system odrzucona (np. z powodu niezgodności technicznych), to uznajemy taką fakturę za wystawioną.

Powoduje to, że faktury wystawionej poprzez KSeF nie można anulować, ponieważ nie jest zachowany warunek dotyczący niewprowadzania jej do obrotu. Taka faktura może być poprawiona wyłącznie w ramach trybu korekty faktury (poprzez jej „wyzerowanie”). 

W tym miejscu dodajmy też, że przepisy dotyczące obowiązkowego stosowania KSeF zaczęły obowiązywać dla czynnych podatników VAT od 1 lutego 2026 dla podatników dużych (którzy w roku 2024 przekroczyli 200 mln złotych obrotów), a następnie od 1 kwietnia dla wszystkich podmiotów. W przypadku najmniejszych podatników, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł brutto miesięcznie), termin wdrożenia został odroczony do 1 stycznia 2027 r. 

Sama procedura anulowania faktury ma charakter wyjątkowy i jest dopuszczalna wyłącznie w ściśle określonych przypadkach. Istotą jest w tym przypadku ustalenie, czy faktura została wprowadzona do obrotu prawnego. Anulowaniu może bowiem podlegać tylko taka faktura, która nie spełnia tego warunku. W konsekwencji procedura anulowania faktury nie będzie miała zastosowania do faktur wystawionych poprzez KSeF. 

Jak korzystać z KSeF w systemie wFirma.pl?

Integracja wFirma.pl z KSeF jest całkowicie bezpłatna i pozwala na pełną automatyzację obiegu dokumentów. Dzięki niej można nie tylko sprawnie wysyłać faktury sprzedażowe, ale również automatycznie pobierać faktury kosztowe bezpośrednio do systemu.

Aby włączyć integrację z KSeF należy w pierwszej kolejności przejść do zakładki: PRZYCHODY » KSeF i integracje. W sekcji ELEKTRONICZNE FAKTUROWANIE, w kafelku KSeF należy wybrać akcję KONFIGURACJA INTEGRACJI.

Więcej szczegółów w zakresie integracji w artykule pomocy: KSeF – łatwa integracja z systemem wFirma.pl