Korekta faktury w KSeF i jej błędy w rozliczeniu

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia podejście do wystawiania i przesyłania dokumentów sprzedażowych. Prawidłowa korekta faktury w KSeF staje się kluczowym procesem, a zagadnienia związane z błędami nabierają nowego wymiaru. W praktyce gospodarczej pojawia się wiele pytań dotyczących właściwego postępowania w tym zakresie.

Korekta faktury w KSeF

Obligatoryjny Krajowy System e-Faktur (KSeF), który wejdzie już w 2026 roku, wprowadza ważne zmiany w sposobie wystawiania i rozliczania faktur korygujących. Zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług w przypadku gdy po wystawieniu faktury:

1. podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie;
2. (uchylony);
3. dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań;
4. dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4;
5. stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury

– podatnik wystawia fakturę korygującą.

W kontekście wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur, który już w 2026 roku stanie się obowiązkowy dla podatników VAT, przepis ten pozostaje bez zmian. Zatem wszelkie zmiany podstawy opodatkowania, zwrot czy stwierdzenie pomyłki w jakiejkolwiek pozycji faktury powodują konieczność wystawienia faktury korygującej dokumentującej rzeczywisty przebieg transakcji. Faktura korygująca wystawiana jest więc w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych, decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu.

Dane, jakie powinna zawierać faktura korygująca, wskazano w art. 106j ust. 2 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem faktura korygująca powinna zawierać:

1. (uchylony);
2. numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
3. numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca, z wyjątkiem faktur korygujących wystawianych do faktur, dla których nie został nadany numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur;
4. dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
• określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-5,
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;
5. (uchylony);
6. jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;
7. w przypadkach innych niż wskazane w pkt 5 – prawidłową treść korygowanych pozycji.

Dodatkowo na mocy ust. 2a faktura korygująca może zawierać:

1. wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo „KOREKTA”,
2. przyczynę korekty.

Fakturę korygującą wystawia się w postaci faktury ustrukturyzowanej. Oznacza to, że w przypadku gdy pierwotna faktura została wystawiona za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, to w razie wystąpienia jednego ze zdarzeń wymienionych w art. 106j ust. 1 ustawy o VAT (np. zmiany podstawy opodatkowania, zwrotu całości lub części zapłaty czy stwierdzenia pomyłki w jakiejkolwiek pozycji faktury) podatnik wystawia fakturę korygującą za pośrednictwem KSeF. Należy przy tym mieć na uwadze, że faktura korygująca powinna zawierać w szczególności numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca, z wyjątkiem faktur korygujących wystawianych do faktur, dla których nie został nadany numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur. Zatem wystawianie faktur korygujących w Krajowym Systemie e-Faktur oznacza konieczność spełnienia dodatkowego wymogu polegającego na tym, że obligatoryjnym elementem każdej faktury korygującej ustrukturyzowanej jest unikatowy numer KSeF faktury korygowanej.

W związku z tym może pojawić się problem w przypadku zbiorczych faktur korygujących, które korygują kilka lub więcej faktur pierwotnych jednocześnie. Podatnik wystawiający zbiorczą fakturę korygującą w Krajowym Systemie e-Faktur będzie miał obowiązek (analogicznie jak przy każdej innej fakturze korygującej) wskazać unikatowy numer KSeF wszystkich faktur korygowanych. Należy również pamiętać o przepisie art. 106j ust. 3 ustawy o VAT, który stanowi, że w przypadku gdy podatnik udziela opustu lub obniżki ceny, może wystawić fakturę korygującą dotyczącą dostaw towarów lub świadczenia usług na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie, która:

1. zawiera dodatkowo wskazanie okresu, do którego odnoszą się udzielany opust lub udzielana obniżka;
2. może nie zawierać nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą – w przypadku gdy korekta dotyczy wszystkich dostaw towarów i świadczonych usług.

Należy również podkreślić, że podatnicy mają możliwość wystawiania faktur korygujących w formie faktury ustrukturyzowanej także w stosunku do faktur pierwotnych wystawianych poza KSeF. Krajowy System e-Faktur nie przewiduje ograniczeń w zakresie liczby wystawianych faktur korygujących. Oznacza to, że do jednej faktury sprzedaży można wystawić dowolną liczbę faktur korygujących.

Uproszczenie sposobu rozliczania faktur zmniejszających sprzedaż

Obowiązkowy KSeF spowoduje uproszczenie rozliczania faktur korygujących zmniejszających sprzedaż. Sprzedawca będzie mógł uwzględnić korektę faktury in minus już w momencie wystawienia faktury korygującej w KSeF, bez konieczności spełnienia dodatkowych wymogów.

Przypomnijmy, że zgodnie z art. 29a ust. 13 ustawy o podatku od towarów i usług obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą pod warunkiem, że z posiadanej przez tego podatnika dokumentacji wynika, że uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura ta jest zgodna z posiadaną dokumentacją. W przypadku gdy w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca, podatnik nie ma dokumentacji, o której mowa w zdaniu pierwszym, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje za okres rozliczeniowy, w którym dokumentację tę uzyskał. Jednak na mocy art. 29a ust. 15 pkt 5 tej ustawy warunku posiadania dokumentacji, o którym mowa w ust. 13, nie stosuje się m.in. w przypadku wystawienia faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej. Zatem wystawienie faktur korygujących in minus w KSeF powoduje, że sprzedawca ma prawo do korekty podstawy opodatkowania oraz podatku należnego w okresie rozliczeniowym, w którym wystawił fakturę korygującą „in minus” w KSeF. Taki sposób rozliczenia faktur korygujących in minus wystawionych w Krajowym Systemie e-Faktur potwierdzony został w interpretacji indywidualnej (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.337.2024.1.AKS) z 18 września 2024 roku wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Organ podatkowy w uzasadnieniu interpretacji wyjaśnił, że: „[…] zgodnie z literalnym brzmieniem art. 29a ust. 15 pkt 5 ustawy o VAT warunku posiadania dokumentacji uprawniającej do skorygowania podatku należnego »in minus« nie stosuje się w przypadku wystawienia faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej. Z przepisów wynika więc jedynie, że warunkiem zastosowania preferencji przy korekcie »in minus« jest sposób wystawienia faktury korygującej w KSeF. Regulacje w tym zakresie w żaden sposób nie odnoszą się do formy wystawienia faktury pierwotnej ani nie referują również do kwestii wyrażenia akceptacji na otrzymywanie faktur w KSeF przez odbiorcę”.

Korekty niezmieniające podstawy opodatkowania i kwoty podatku

Obowiązkowy KSeF oznacza całkowitą likwidację not korygujących, a jedynym sposobem skorygowania faktury, niezależnie od rodzaju błędu, stanie się wystawienie ustrukturyzowanej faktury korygującej przez sprzedawcę. Nowe przepisy ustawy o podatku od towarów i usług uchylają w całości art. 106k, na podstawie którego w określonych sytuacjach nabywcy mogli dotychczas wystawiać noty korygujące.

Oznacza to, że nabywca straci możliwość skorygowania faktury zakupu przy pomocy noty korygującej. Po wejściu w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur w razie wykrycia jakiegokolwiek błędu na fakturze zakupu, nawet gdy błąd ten nie będzie zmieniał podstawy opodatkowania ani kwoty podatku, nabywca będzie musiał zwrócić się do sprzedawcy z prośbą o wystawienie faktury korygującej. Wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę będzie jedynym dopuszczalnym sposobem korekty błędów na fakturach VAT. W praktyce dla przedsiębiorców oznacza konieczność większego zaangażowania po stronie sprzedawców. Jeśli nabywca zauważy błąd formalny na fakturze, nie będzie mógł go już poprawić samodzielnie za pomocą noty korygującej. Po wejściu w życie obowiązkowego KSeF nabywca musi każdorazowo zgłosić błąd na fakturze wystawcy, który powinien wystawić fakturę korygującą w KSeF.

Przykład 1.

Pani Alina prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i kupuje materiały biurowe od innej firmy. Po otrzymaniu faktury dokumentującej nabycie kobieta zauważyła, że na fakturze wpisano nieaktualny adres jej firmy – zamiast „ul. Zielona 10, 00-100 Warszawa” widniał tam dawny adres „ul. Leśna 5, 00-200 Warszawa”. W dotychczasowym stanie prawnym pani Alina mogłaby samodzielnie wystawić notę korygującą z poprawnym adresem i przekazać ją sprzedawcy do akceptacji. Jak będzie wyglądać skorygowanie w KSeF?

Po wejściu w życie obowiązkowego KSeF taka możliwość już nie będzie istniała. Kobieta nie będzie mogła już samodzielnie poprawić błędu formalnego notą korygującą. Będzie musiała zwrócić się do firmy z prośbą o wystawienie faktury korygującej w KSeF, nawet jeśli niepoprawny adres nie ma wpływu na podstawę opodatkowania ani kwotę podatku. Jedynym skutecznym sposobem poprawienia adresu na fakturze stanie się więc ustrukturyzowana faktura korygująca wystawiona przez sprzedawcę.

W przypadku przesłania do systemu KSeF faktury z błędnym NIP-em nabywcy w celu skorygowania zaistniałej sytuacji należy przesłać fakturę korygującą „do zera” z tym błędnym NIP-em nabywcy i dodatkowo przesłać odrębną fakturę (pierwotną) z prawidłowym NIP-em. Wynika to z uwarunkowań systemowych. Faktura z błędnym NIP-em nabywcy zostanie po przetworzeniu udostępniona podmiotowi o takim NIP-ie.