Faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymanie od kontrahenta zaliczki na poczet przyszłej dostawy towarów bądź wykonania usług. Podatnik ma prawo ją wystawić do 60 dni przed otrzymaniem przedpłaty, nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.
Faktura zaliczkowa - elementy
Zgodnie z art. 106f ustawy o VAT faktura zaliczkowa powinna zawierać:
- datę wystawienia,
- numer kolejny, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
- imię i nazwisko lub nazwę zarówno podatnika, jak i nabywcy usługi lub towaru oraz ich adresy,
- numery identyfikacji podatkowej,
- datę otrzymania zaliczki, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
- dane dotyczące zamówienia w szczególności nazwę sprzedawanego towaru lub świadczonej usługi, cenę jednostkową netto i wartość brutto zamówionej usługi lub towaru, ilość zamówionych towarów,
- wartość podatku wyliczoną według wzoru: kwota podatku = (wartość otrzymanej zaliczki x stawka podatku) / (100 + stawka podatku)
Pobierz darmowy wzór faktury zaliczkowej w formacie pdf i docx!
Otrzymane zaliczki a dokumentowanie sprzedaży
Każda otrzymana zaliczka musi zostać udokumentowana fakturą zaliczkową - nie musi być to jednak jeden dokument. Faktur zaliczkowych dla jednego zdarzenia gospodarczego może być nawet kilka. Zdarza się, że konkretne zlecenie realizowane jest etapami i w miarę postępowania prac, klient zobowiązany jest dokonywać częściowych płatności - zaliczek.
Jednak, jak już wcześniej wspomniano, za każda otrzymaną zaliczkę przedsiębiorca musi wystawić klientowi fakturę zaliczkową na otrzymaną w danym okresie kwotę. Dlatego może się okazać, że podczas realizacji jednego zlecenia wystawiono np. 4 faktury zaliczkowe.
Zaliczkowanie transakcji pozwala na bieżącą weryfikację wartości zamówienia już w trakcie trwania jego realizacji, a co za tym idzie na jego ewentualną zmianę, np. zwiększenie bądź zmniejszenie wartości.
Co ważne, wystawca zobowiązany jest w tym przypadku do rozliczenia podatku VAT należnego. Aby tego dokonać, musi ująć fakturę w rejestrze sprzedaży VAT (w dacie otrzymania zaliczki). Z kolei nabywca ma prawo do odliczenia VAT naliczonego na podstawie faktury zaliczkowej. W związku z tym ujmuje ją w rejestrze VAT zakupu.
