Poradnik Przedsiębiorcy

Kasa fiskalna a obowiązek prowadzenia dodatkowych ewidencji

Sprzedaż na rzecz osób prywatnych rejestruję na kasie fiskalnej. Dotychczas oczywiste pomyłki oraz zwroty ujmowałam w zeszycie korekt. Wiem, że od jakiegoś czasu powinnam prowadzić dodatkowe ewidencje zamiast wspomnianego zeszytu. W przypadku, gdy posiadam kilka kas fiskalnych, to czy dla każdej należy prowadzić oddzielne ewidencje?

Elwira, Warszawa

 

Rejestrując na kasie fiskalnej sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych podatnik jest zobligowany do prowadzenia dwóch ewidencji:

  • ewidencji zwrotów, oraz
  • ewidencji oczywistych pomyłek.

Tego typu zdarzeń nie ujmuje się bezpośrednio na kasie.

Zgodnie z par. 3 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas fiskalnych ewidencje zwrotów i uznanych reklamacji powinna zawierać:

  • datę sprzedaży,
  • nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy,
  • termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi,
  • wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży,
  • zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży,
  • dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży,
  • protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Natomiast w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:

  • błędnie zewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego),
  • krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.

Gdy wystąpi oczywista pomyłka podatnik jest zobligowany do zewidencjonowania prawidłowej wartości przy zastosowaniu kasy. Tego typu ewidencje co do zasady może Pani w dalszym ciągu prowadzić w zeszycie, przy czym musi zawierać dane wymagane rozporządzeniem.

W przypadku, gdy przedsiębiorca korzysta z więcej niż jednej kasy zeszyty zwrotów powinny być prowadzone dla każdej kasy z osobna. Natomiast ewidencja pomyłek może być prowadzona dla wszystkich kas rejestrujących. Przy czym konieczne będzie uwzględnienie podziału na poszczególne kasy rejestrujące.