Jeżeli dotarłeś do tego miejsca, to znasz już trzy pierwsze dyscypliny 4DX. Wiemy, że:
- bez koncentracji wszystko jest priorytetem, czyli de facto nic nim nie jest,
- bez dźwigni (lead measures) ludzie wiedzą, dokąd zmierzacie, ale nie wiedzą, co robić jutro rano, aby tam dojść
- bez tablic wyników szybko przestają pamiętać, po co właściwie to robią i ten wysiłek ich nie motywuje
I właśnie tu pojawia się czwarta dyscyplina. Bo nawet najlepszy WIG, najlepiej dobrane wskaźniki kierunkowe i najpiękniejsza tablica wyników mają pewną wspólną słabość. Są martwe. Nie wykonują się same. Potrzebują czegoś, co będzie nieustannie przywracało je do świadomości ludzi. Potrzebują rytmu. Każda, ta przeciętna i ta najlepsza gra ma dopiero wtedy sens, gdy się w nią gra.
Wszystkie strategie umierają tak samo
Rzadko kiedy strategia umiera podczas wielkiej katastrofy. Nie kończy jej kryzys gospodarczy. Nie zabija jej konkurencja. Nie niszczy jej zła wola pracowników. Najczęściej umiera śmiercią znacznie mniej spektakularną. Po prostu nikt już o niej nie rozmawia.
Najpierw spotkania stają się rzadsze. Potem raporty aktualizowane są trochę mniej dokładnie. Potem tablica wyników przestaje być aktualna. Potem pojawia się nowy projekt. Potem nowy kryzys. Potem kolejny. I pewnego dnia ktoś pyta: „A pamięta ktoś jeszcze ten program transformacji z zeszłego roku?” Zapada niezręczna cisza. Strategia umarła. Nie od jednego ciosu.
Zwyczajnie, od zaniedbania.
Dlaczego potrzebujemy rytuałów?
Bo ludzie są ludźmi. To nie zarzut. To biologiczny fakt. Każdy z nas codziennie wykonuje dziesiątki działań dlatego, że stały się nawykiem. Nie zastanawiasz się rano, czy umyć zęby. Nie organizujesz warsztatu strategicznego na temat zapinania pasów w samochodzie. Po prostu to robisz. Regularnie. Automatycznie.
Rytmicznie powtarzany rytuał jest sposobem na przeniesienie strategii z poziomu deklaracji na poziom nawyku. Podtrzymuje współodpowiedzialność za wynik.
Na czym polega współodpowiedzialność?
Paradoksalnie nie chodzi o kontrolę. Nie chodzi nawet o rozliczanie. Nie chodzi o raportowanie. Współodpowiedzialność polega na tym, że ludzie publicznie deklarują, co zrobią, a potem wracają i mówią, czy to zrobili. To wszystko. I aż tyle. Za to nie da się zapłacić, to jest indywidualny wybór każdego z nas.
Jak wygląda spotkanie 4DX?
Kiedy pierwszy raz słyszę o spotkaniach współodpowiedzialności, często widzę w oczach menedżerów lekki niepokój. „Świetnie. Jeszcze jedno spotkanie.”
Na szczęście nie. To nie jest godzinny status. Nie jest to kolejna prezentacja PowerPoint. Nie jest to też czytanie raportów. Spotkanie powinno trwać około 20–30 minut. Powtarzalnie. Najlepiej co tydzień. Rytm zależy od tego w jakim tempie jesteśmy w stanie realnie zmieniać i mierzyć wskaźniki kierunkowe na tablicy wyników.
Ma prostą strukturę.
1. Jak nam idzie?
Patrzymy na tablicę. Nie na opinie. Nie na intuicje. Nie na przeczucia. Na liczby. Unikamy „wydaje mi się”, „sądzę”. Sprawdzamy - czy wskaźniki kierunkowe są realizowane?; czy WIG zbliża się do celu?
2. Co obiecałem?
Każdy członek zespołu mówi, jakie zobowiązanie podjął tydzień wcześniej. Nie co planował zrobić. Nie co chciał zrobić. Tylko co obiecał zrobić by wpłynęło to pozytywnie na wyniki na tablicy. I czy to zrobił. Bez wymówek. Bez elaboratów. Po prostu: „Tak” albo „Nie”.
3. Co zrobię do następnego spotkania?
To kluczowy moment. Nie szef wyznacza zadania. Pracownik sam deklaruje zobowiązanie. Małe. Konkretne. Mierzalne. Realne. To zasadnicza różnica.
Ludzie znacznie bardziej angażują się w zobowiązania, które sami przed sobą postawili, niż w zadania, które ktoś im przydzielił.
Największy błąd menedżerów podczas takich spotkań
W pewnym momencie lider wpada na pomysł: „Skoro już jesteśmy wszyscy razem, porozmawiajmy jeszcze o budżecie, reorganizacji działu, awarii serwera, nowej polityce urlopowej i wydarzeniu integracyjnym.” I właśnie wtedy spotkanie 4DX umiera. Bo przestaje być rytuałem realizacji strategii. Staje się kolejnym, zwykłym spotkaniem. Takich spotkań większość organizacji ma aż nadto. Trzymaj wir spraw codziennych jak najdalej od spotkań poświęconych realizacji strategii.
Przykład z firmy produkcyjnej:
Zespół miał WIG dotyczący skrócenia czasu przezbrojeń maszyn. Na początku wszyscy byli entuzjastycznie nastawieni. Po pierwszym miesiącu miodowym projektu, wróciła codzienność i działania na rzecz zmiany utknęły. Prawie na cały rok. Nie dlatego, że pomysł był zły. Po prostu nikt już nie wracał do tematu. A były tyle ważnych rzeczy do omówienia i zrobienia z wiru spraw codziennych. Dopiero po wprowadzeniu krótkiego cotygodniowego rytuału okazało się, że każdy jest gotów zrobić drobny krok. Obok tego wszystkiego co też trzeba zrobić, a nie dotyczy to wprost tego zadania.
Jeden operator przygotowywał narzędzia wcześniej. Drugi usprawniał checklisty. Trzeci testował nową kolejność czynności. Po kilku miesiącach efekt był większy niż podczas całego poprzedniego roku. Nie dzięki geniuszowi czy premiom za innowacyjność. Dzięki konsekwencji.
Przykład – bezpieczeństwo pracy na budowie:
Firma budowlana IT postawiła sobie cel redukcji zdarzeń potencjalnie niebezpiecznych. Wszyscy przeszli szkolenia. Wszyscy podpisali dokumenty. Wszyscy wiedzieli, co robić. Efekt?
Przez pierwsze dwa tygodnie nic się nie zmieniło. Dopiero kiedy podczas cotygodniowych spotkań każdy pracownik deklarował jedną obserwację bezpieczeństwa, liczba zgłoszeń wzrosła kilkukrotnie. Co ciekawe, wzrosła również liczba działań zapobiegawczych. Ludzie zaczęli patrzeć na bezpieczeństwo inaczej. Nie dlatego, że dostali nową instrukcję. Dlatego, że zaczęli o nim regularnie rozmawiać.
Jeszcze raz ta „trudna prawda”:
Większość organizacji nie ma problemu ze strategią. Większość organizacji ma problem z konsekwencją. Strategii jest zwykle pod dostatkiem. Prezentacji na jej temat, analiz i warsztatów jeszcze więcej.
Deficyt występuje gdzie indziej. W systematycznym wykonywaniu małych rzeczy przez długi czas. Rzeczy, które tę strategię realizują, dzień po dniu. Przez ludzi, którzy czują się za nią współodpowiedzialni. Właśnie temu służy czwarta dyscyplina.
Zakończenie
Przeszliśmy wspólnie przez cztery dyscypliny realizacji.
Dyscyplina 1 – Koncentracja Wybierz to, co najważniejsze.
Dyscyplina 2 – Dźwignie Określ zachowania, które naprawdę prowadzą do celu.
Dyscyplina 3 – Tablica Wyników Spraw, aby postęp był widoczny i żeby angażował.
Dyscyplina 4 – Współodpowiedzialność Stwórz rytm, który utrzyma wszystko przy życiu i będzie wspierał poczucie odpowiedzialności za wspólny wysiłek.
To właśnie połączenie tych czterech elementów pozwala wygrać z wirami spraw codziennych. Bo wir nie zniknie. Nigdy. Jutro znów pojawią się maile. Klienci. Telefony. Awarie. Spotkania. Pamiętacie kota z jednego z poprzednich artykułów – on nadal będzie próbował wejść na klawiaturę. Teraz masz szansę zorganizować pracę tak, żeby nie był jedynym gospodarzem domu.
Na koniec zostawię Cię z jednym pytanie. Nie o strategię. Nie o budżet. Nie o KPI.
Jaki jest jeden cel, który naprawdę zmieniłby sytuację Twojego zespołu, gdyby udało się go zrealizować w ciągu najbliższych 6–12 miesięcy?
Jeżeli nie potrafisz odpowiedzieć od razu, zacznij od Dyscypliny 1. Jeżeli potrafisz odpowiedzieć, ale nadal nie jesteś pewien, czy cel zostanie osiągnięty... to być może właśnie znalazłeś dobry moment, żeby zacząć stosować 4DX.
Powodzenia. I pamiętaj – strategię poznaje się nie po tym, jak dobrze została zaplanowana, ale po tym, że po roku widać jej efekty. To już nie jest kwestia pomysłu. To kwestia dyscypliny.
Autor: Michał Górny – Senior Consultant FranklinCovey PL
