Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy przejście z pełnej księgowości na KPiR jest prawnie dopuszczalne po spadku osiąganych przychodów. Wybór formy ewidencji zależy od ścisłych limitów ustawowych, dlatego w poniższym artykule przeanalizujemy, w jakich konkretnych sytuacjach podatnik może zdecydować się na taką zmianę sposobu prowadzenia ksiąg.
Obowiązek prowadzenia księgi podatkowej w przypadku osób fizycznych
Jak stanowi art. 24a ust. 1 ustawy o PIT, osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, z zastrzeżeniem ust. 3, 5 i 5a, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych.
Zgodnie z art. 24a ust. 4 ww. ustawy obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczy osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, jeżeli ich przychody, w rozumieniu art. 14, za poprzedni rok podatkowy wyniosły w walucie polskiej co najmniej równowartość kwoty określonej w euro w przepisach o rachunkowości.
W myśl art. 24a ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych osoba fizyczna, spółka cywilna osób fizycznych, spółka jawna osób fizycznych lub spółka partnerska może prowadzić księgi rachunkowe również od początku następnego roku podatkowego, jeżeli przychody, w rozumieniu art. 14, za poprzedni rok podatkowy są niższe niż równowartość w walucie polskiej kwoty określonej w euro w przepisach o rachunkowości.
W tym przypadku podatnik informuje o prowadzeniu ksiąg rachunkowych w zeznaniu podatkowym składanym za rok podatkowy, w którym były prowadzone. Jeżeli księgi prowadziła spółka cywilna osób fizycznych, spółka jawna osób fizycznych lub spółka partnerska, informację składają wszyscy wspólnicy.
Limit kwotowy wskazany w art. 24a ust. 4 ww. ustawy, zobowiązujący podatnika do prowadzenia ksiąg rachunkowych, precyzuje art. 2 ust. 1 pkt 2 Ustawy z 29 września 1994 roku o rachunkowości. Stanowi on, że przepisy ustawy o rachunkowości stosuje się, z zastrzeżeniem ust. 3, do mających siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej:
- osób fizycznych,
- spółek cywilnych osób fizycznych,
- spółek cywilnych osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku,
- spółek jawnych osób fizycznych,
- spółek partnerskich,
- przedsiębiorstw w spadku
– jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 500 000 euro.
Przy czym – stosownie do art. 3 ust. 3 ww. ustawy o rachunkowości – wielkość wyrażoną w euro przelicza się na walutę polską po średnim kursie ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski, na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok obrotowy.
Zwracamy uwagę, że ww. limit odnosi się do przychodów rozumianych zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Tak więc przy jego ustalaniu należy wziąć pod uwagę przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych, zatem przychody ze sprzedaży w ramach wszystkich rodzajów działalności danego podmiotu bez względu na to, czy określony rodzaj przychodów jest objęty ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Przykładowo taki przypadek będzie miał miejsce, jeśli podatnik osiągnie w danym roku podatkowym przychody z działalności rolniczej, które zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych są wyłączone z opodatkowania podatkiem dochodowym.
Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych zależy więc od formy prawnej jednostki lub wielkości osiąganych przychodów, nie zaś od przedmiotu działalności i sposobu opodatkowania.
W interpretacji Dyrektora KIS z 31 stycznia 2025 roku (nr 0113-KDIPT2-1.4011.872.2024.3.KD) czytamy:
„Zakłada Pan, że w 2025 r. sumarycznie przekroczy przychód 2 500 000 euro, obligujący Pana do założenia ksiąg rachunkowych od 2026 r. Zakłada Pan, że przychody kształtować się będą następująco 1 900 000 euro przychodu z działów specjalnych produkcji rolnej, natomiast 800 000 euro przychodu z działalności gospodarczej.
Jeżeli więc Pana łączne przychody z prowadzonych przez Pana poszczególnych działalności, o których mowa we wniosku, przekroczą w 2025 r. kwotę określoną w art. 2 ust. 1 pkt 2 ww. ustawy o rachunkowości – tj. kwotę 2 500 000 euro – będzie Pan zobowiązany do stosowania przepisów o rachunkowości i założenia od 2026 r. ksiąg rachunkowych.
Zatem do ustalenia limitu obligującego do założenia ksiąg rachunkowych od 2026 roku będzie Pan zobowiązany do sumowania przychodów z działów produkcji rolnej wraz z przychodami z działalności gospodarczej. Po przekroczeniu limitu księgi rachunkowe będą dotyczyły przychodów z obu rodzajów Pana działalności”.
Kiedy jest możliwe przejście z pełnej księgowości na KPiR?
Z treści art. 24a ust. 4 ustawy o PIT wynika obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w sytuacji, gdy został przekroczony limit ustalony w ustawie o rachunkowości. Jednocześnie z treści art. 24a ust. 5 ustawy wynika możliwość dobrowolnego prowadzenia ksiąg rachunkowych w sytuacji, gdy limit przychodów nie został przekroczony.
Jak wskazał NSA w wyroku z 10 czerwca 2011 roku (II FSK 390/11):
„Art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy z 1994 r. o rachunkowości winien być wykładany z uwzględnieniem treści normatywnej zawartej w art. 24a ustawy PIT, który zawiera normy szczególne, określające, kiedy obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych powstaje dla podatników podatku dochodowego od osób fizycznych, uzyskujących przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej (ust. 4) oraz których podatników obowiązek prowadzenia ksiąg co do zasady nie dotyczy, chyba że sami zdecydują się na przyjęcie tego obowiązku (ust. 2 pkt 2 i 3)”.
W przepisach ustawy o PIT brak natomiast regulacji, która uprawnia osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą do dobrowolnej zmiany ksiąg rachunkowych na podatkową księgę przychodów i rozchodów.
Należy podkreślić, że zmiana z księgi rachunkowej na KPiR będzie możliwa dopiero wtedy, gdy przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok obrotowy wyniosły mniej niż równowartość w walucie polskiej 2 500 000 euro.
Polecamy:
