Praca zdalna i hybrydowa na stałe wpisały się w polski krajobraz biznesowy, stając się standardem organizacyjnym wymagającym precyzyjnych i transparentnych ram prawnych. Zgodnie z przepisami, każdy pracodawca musi wdrożyć formalne zasady pracy zdalnej, aby uniknąć niejasności w relacjach z zatrudnionymi. Sprawdź, jak krok po kroku ustalić zasady pracy zdalnej w 2026 roku w zakładzie pracy, jakie dokumenty są do tego niezbędne i co bezwzględnie musi się w nich znaleźć.
Praca zdalna i jej uzgodnienie
Zgodnie z kodeksową definicją praca zdalna to praca, która może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Strony stosunku pracy uzgadniają świadczenie pracy zdalnej:
- przy zawieraniu umowy o pracę, albo
- w trakcie zatrudnienia.
- pracownika-rodzica dziecka mającego zaświadczenie potwierdzające ciężkie i nieodwracalne upośledzenie albo nieuleczalną chorobę zagrażającą życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu, wydane przez lekarza ubezpieczenia zdrowotnego mającego specjalizację II stopnia lub tytuł specjalisty w dziedzinie: położnictwa i ginekologii, perinatologii, neonatologii, neurologii dziecięcej, kardiologii dziecięcej lub chirurgii dziecięcej;
- pracownika-rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych;
- pracownika-rodzica dziecka mającego odpowiednio: opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych;
- pracownicy w ciąży;
- pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia;
- pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, mającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.
Odmowa pracy zdalnej w powyższych sytuacjach jest dopuszczalna wyłącznie, gdy nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.
Jak poprawnie określić zasady pracy zdalnej?
Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się:
- w zakładowym układzie zbiorowym pracy lub protokole dodatkowym do zawartego już układu, którym jest porozumienie zawierane w formie pisemnej przez strony układu zbiorowego pracy lub porozumienia zbiorowego, zmieniające odpowiednio postanowienia układu zbiorowego pracy lub porozumienia zbiorowego;
- w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami;
- w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy, jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe;
- w poleceniu wykonywania pracy zdalnej, o którym mowa w art. 6719 § 3 kp, gdy nie został zawarty zakładowy układ zbiorowy pracy lub protokół dodatkowy, nie zostało zawarte porozumienie, albo gdy nie został wydany regulamin;
- w porozumieniu zawartym z pracownikiem, gdy nie został zawarty zakładowy układ zbiorowy pracy lub protokół dodatkowy, nie zostało zawarte porozumienie, albo gdy nie został wydany regulamin.
Polecenie pracy zdalnej
Na podstawie art. 69 19 §3 kp pracodawca może wydać polecenie wykonywania pracy zdalnej:
- w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, lub
- w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej
– jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że ma warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.
Zasady pracy zdalnej w układzie zbiorowym pracy lub protokole dodatkowym
Zakładowy układ zbiorowy pracy lub protokół dodatkowy, porozumienie oraz regulamin w zakresie odnoszącym do pracy zdalnej określają w szczególności:
- grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
- zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów instalacji, serwisu, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycie niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz innych kosztów niż wymienione bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej;
- zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu;
- zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
- zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
- zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
- zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
- zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.
W przypadku wydania polecenia pracy zdalnej należy określić te same elementy z wyjątkiem określenie grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną.
Praca zdalna ustalona w porozumieniu z organizacjami związkowymi
W przypadku porozumienia, gdy nie jest możliwe uzgodnienie jego treści ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.
- będąca jednostką organizacyjną albo organizacją członkowską ponadzakładowej organizacji związkowej uznanej za reprezentatywną w rozumieniu ustawy o Radzie Dialogu Społecznego, zrzeszająca co najmniej 8% osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy, lub
- zrzeszająca co najmniej 15% osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy.
W sytuacji, gdy żadna z zakładowych organizacji związkowych nie spełnia powyższych wymogów, reprezentatywną zakładową organizacją związkową jest organizacja zrzeszająca największą liczbę osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy.
Praca zdalna ustalona w regulaminie
Pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte w toku rokowań lub uzgodnień porozumienia, jeżeli w terminie 30 dni od dnia podjęcia rokowań nad zakładowym układem zbiorowym pracy lub protokołem dodatkowym dotyczącym zasad wykonywania pracy zdalnej albo od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu porozumienia nie dojdzie do ich zawarcia.
Obowiązki pracodawcy, które należy uregulować w przypadku pracy zdalnej
Określając zasady wykonywania pracy zdalnej, wymagane jest uregulowanie obowiązków pracodawcy w zakresie:
- zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, które są niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
- zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycia niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
- pokrycia innych kosztów niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, regulaminie, poleceniu albo porozumieniu z pracownikiem;
- zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomocy technicznej niezbędnych do wykonywania tej pracy.
Zakaz pracy zdalnej
Nadal obowiązują regulacje wskazujące na sytuacje, kiedy praca zdalna nie może być wykonywana. Dotyczy to prac:
- szczególnie niebezpiecznych;
- w których wyniku następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
- z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;
- związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
- powodujących intensywne brudzenie.
Praca zdalna okazjonalna
W przypadku pracy zdalnej okazjonalnej, która może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym, nie stosuje się m.in. regulacji dot. uzgodnienia pracy zdalnej, określenia zasad jej wykonywania czy obowiązków pracodawcy, a sama kontrola w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrola przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, odbywa się na zasadach ustalonych z pracownikiem.
Podsumowanie
Jasno określone zasady eliminują najczęstszy problem pracy pozabiurowej, czyli niedomówienia. Gdy zasady dostępności, rozliczeń i kontroli są uregulowane i znane każdemu pracownikowi, praca zdalna przestaje opierać się na intuicji, a zaczyna na czystych regułach gry. To najprostszy sposób na uniknięcie chaosu.
