Poradnik Przedsiębiorcy

Wydatki o charakterze osobistym w kosztach firmowych

Prowadząc własny biznes, przedsiębiorca powinien liczyć się z koniecznością ponoszenia różnego rodzaju wydatków. Część z nich z pewnością będzie mogła zostać zakwalifikowana jako koszt podatkowy, jednak pozostałe już nie. Decydujące znaczenie ma tutaj charakter poniesionego wydatku i jego cel.

Które wydatki można ująć w kosztach?

Podatnik może ująć w kosztach firmowych jedynie te wydatki, które spełniają wymogi stawiane przez art. 22 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Pierwszym i najważniejszym warunkiem jest poniesienie wydatku w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Drugi - koszt ten nie może zostać wymieniony w katalogu kosztów niestanowiących podatkowych kosztów uzyskania przychodu (wymienionych w art. 23 ustawy).

W związku z powyższym do typowych kosztów podatkowych prowadzonej działalności można zakwalifikować m.in.:

  • zakup towarów handlowych oraz materiałów,
  • wypłatę wynagrodzeń dla pracowników,
  • opłaty bankowe za prowadzenie firmowego rachunku bankowego,
  • zakup paliwa do pojazdu firmowego,
  • zakup materiałów biurowych na potrzeby firmy.

Nie jest to cała lista wydatków kwalifikowanych jako koszt uzyskania przychodu, a jedynie ich przykłady.

Osobisty charakter wydatku

Jak wspomniano w poprzednim punkcie, aby wydatek stanowił koszt w ujęciu podatkowym, musi mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. W przypadku braku tego związku co do zasady nie może stanowić kosztu. Warto również podkreślić, że także większość wydatków o charakterze osobistym, mimo pośredniego związku z działalnością, nie będzie mogła stanowić kosztu uzyskania przychodu. Wśród najbardziej charakterystycznych można zaliczyć zakupione dla przedsiębiorcy:

  • okulary korekcyjne bądź soczewki,
  • karnet na basen,
  • karnet na siłownię,
  • szczepionkę,
  • wizytę u stomatologa czy
  • ubezpieczenie na życie.

Warto dodać, że poza powyższymi zdarzają się również bardziej abstrakcyjne pomysły, jak przedszkole czy kolonie dla dzieci przedsiębiorcy.

Jeżeli chodzi o wydatki na okulary, soczewki itp. przedsiębiorca zakupując je dla siebie, nie będzie mógł pomniejszyć o nie osiągniętych przychodów z działalności. Takie stanowisko wynika m.in. z interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 10 lutego 2009 r. o sygn. ITPB1/415-790/08/AK w której stwierdzono, że: “wydatek na zakup okularów korekcyjnych ma na celu ochronę jego >>przedsiębiorcy<< zdrowia. Wydatki uwarunkowane stanem zdrowia osoby prowadzącej działalność gospodarczą należą do wydatków o charakterze osobistym. W sytuacji zaistnienia wady wzroku, czy też jej pogłębiania się, osoba fizyczna jest zmuszona do poczynienia zakupu okularów z odpowiednimi szkłami niezależnie od tego czy prowadzi działalność gospodarczą, czy też działalności takiej nie prowadzi. Tak więc, bezpośrednim celem jaki jest związany z ponoszeniem tego rodzaju wydatków jest ochrona wzroku, a nie osiągnięcie przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej. Poniesienie wydatków na zakup okularów nie ma realnego wpływu na wysokość przychodów uzyskiwanych ze świadczenia usług wykonywanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, ani też związku z prowadzoną działalnością jako źródłem przychodów”.

Należy podkreślić, że w interpretacji przepisów pojawiają się wyjątki pozwalające na zakwalifikowanie niektórych specyficznych wydatków do kosztów podatkowych. Odnoszą się one jednak do charakterystycznych form działalności. Najlepszym tego przykładem jest interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 10 marca 2010 r. o sygn. IPPB1/415-17/10-2/AM:

“Wnioskodawca prowadzi koncesjonowaną działalność gospodarczą wpisaną do ewidencji działalności gospodarczych Prezydenta Miasta polegającą na ochronie osób zgodnie z ustawą o Ochronie Osób i Mienia z dnia 22.08.1997 r. Wnioskodawca chciałby zaliczyć w koszty firmowe (...) koszty związane z utrzymaniem kondycji fizycznej (basen, siłownia, sporty walki). (...) specyfika prowadzonej działalności gospodarczej w zakresie ochrony osób i szkoleń specjalnych pozwala na uznanie wydatków ponoszonych na basen, siłownię i sporty walk mających na celu utrzymanie dobrej kondycji fizycznej Wnioskodawcy do kosztów działalności gospodarczej”.

Wyjątkowo zatem karnet na siłownię, który zwykle jest uznawany za wydatek o charakterze osobistym w przypadku indywidualnym (tego podatnika, o którym mowa w interpretacji), mógł stanowić koszt podatkowy.

Reasumując, możliwość zakwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny. Przy czym to na przedsiębiorcy jako podatniku ciąży obowiązek wykazania związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu.

Należy dodatkowo podkreślić, że o tym co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą. Choć w praktyce interpretacja podatnika może nie być oczywista dla organów podatkowych.