Jeśli egzekucja przeciwko spółce z o.o. okaże się bezskuteczna, członkowie zarządu odpowiadają solidarnie za zobowiązania spółki. Wielu byłych menedżerów zadaje sobie pytanie, jak uzyskać dostęp do dokumentów spółki, aby skutecznie uwolnić się od odpowiedzialności przewidzianej w art. 299 Kodeksu spółek handlowych i zabezpieczyć swoją pozycję procesową.
Jeśli egzekucja przeciwko spółce z o.o. okaże się bezskuteczna, członkowie zarządu odpowiadają solidarnie za zobowiązania spółki. Kodeks spółek handlowych przewiduje jednak możliwość uwolnienia się od takiej odpowiedzialności, choć wymaga to przedstawienia odpowiedniej dokumentacji działającej na korzyść członka zarządu. Co jednak, jeśli taka osoba nie ma już dostępu do dokumentów spółki?
Odpowiedzialność członków zarządu a dostęp do dokumentów spółki w postępowaniu sądowym
Odpowiedzialność członków zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością na podstawie art. 299 Kodeksu spółek handlowych stanowi jeden z najbardziej rygorystycznych instrumentów ochrony wierzycieli w polskim porządku prawnym. Konstrukcja ta ustanawia osobistą i solidarną odpowiedzialność członków zarządu za zobowiązania spółki w sytuacji, gdy egzekucja prowadzona przeciwko samemu podmiotowi okaże się bezskuteczna. Problem staje się poważniejszy, gdy z funkcji w zarządzie rezygnuje osoba, która faktycznie nie współdecydowała o losach finansowych spółki lub utraciła do niej jakikolwiek dostęp, a po latach staje się pozwanym w procesie sądowym inicjowanym przez dawnych kontrahentów lub innych wierzycieli spółki.
Sytuacja prawna byłego członka zarządu, który nie dysponuje dokumentacją księgową, umowami czy korespondencją handlową, wydaje się z pozoru bez wyjścia. Brak dostępu do archiwów spółki czy wroga postawa obecnego zarządu lub wspólników nie stanowią w świetle procedury cywilnej okoliczności zwalniających z odpowiedzialności. Sąd bada spełnienie przesłanek ustawowych, a pozbawiony dokumentów pozwany staje w obliczu ryzyka wydania niekorzystnego dla siebie wyroku zasądzającego znaczną kwotę z tytułu odpowiedzialności na podstawie art. 299 k.s.h.
Jednym z podstawowych narzędzi procesowych może być wniosek o zobowiązanie strony lub osoby trzeciej do przedstawienia określonego dokumentu na podstawie art. 248 § 1 k.p.c. Wniosek powinien precyzyjnie wskazywać dokument oraz fakty, które mają zostać nim wykazane. W praktyce skuteczniejsze może być żądanie przedstawienia konkretnych dokumentów, np. określonych sprawozdań finansowych, zestawień należności i zobowiązań czy wyciągów z rachunków, niż ogólny wniosek o przedłożenie całej dokumentacji księgowej spółki. Odnosząc to do kwestii odpowiedzialności członka zarządu spółki, w praktyce oznacza to możliwość żądania, aby spółka reprezentowana przez nowy zarząd lub syndyka przedstawiła księgi rachunkowe, bilanse, zestawienia obrotów i sald oraz każdą inną dokumentację z okresu pełnienia funkcji przez pozwanego. Co jednak, jeśli obecny zarząd celowo ignoruje zobowiązanie sądu lub stwierdzi, że dokumenty uległy zniszczeniu albo zaginięciu? W takim stanie rzeczy obrona pozwanego nie może opierać się wyłącznie na biernym oczekiwaniu na inicjatywę przeciwnika procesowego. Konieczne staje się wystąpienie z wnioskiem o przeprowadzenie dowodu z opinii biegłego sądowego z zakresu rachunkowości i księgowości, ze wskazaniem, że biegły ma dokonać rekonstrukcji sytuacji finansowej spółki na podstawie dokumentów szczątkowych, zgromadzonych w urzędach skarbowych czy instytucjach ubezpieczeń społecznych. Zastosowanie znajduje tutaj również art. 233 § 2 k.p.c., zgodnie z którym sąd ocenia według własnego przekonania, na podstawie wszechstronnego rozważenia zebranego materiału, jakie znaczenie nadać odmowie przedstawienia dowodu przez stronę lub przeszkodom stawianym przez nią w jego przeprowadzeniu wbrew postanowieniu sądu. Jeżeli przedstawienia dokumentów potwierdzających na przykład terminowość regulowania zobowiązań w dacie objęcia funkcji przez pozwanego lub dowodzących braku stanu niewypłacalności w okresie jego mandatu odmawia powód, sąd może wyciągnąć z tego negatywne dla niego skutki procesowe, uwzględniając tę okoliczność przy ocenie całokształtu materiału dowodowego, w szczególności przy ocenie wiarygodności twierdzeń i dowodów przedstawionych przez strony. Inaczej jest, gdy dokumentów nie wydaje sama spółka. W procesie z art. 299 k.s.h. spółka nie jest stroną, lecz osobą trzecią, dlatego za nieuzasadnioną odmowę przedstawienia dokumentu sąd – po wysłuchaniu jej oraz stron – skazuje ją na grzywnę na podstawie art. 251 k.p.c. Jeżeli istotny dla sprawy dokument znajduje się w aktach organu publicznego, a strona nie może samodzielnie uzyskać jego urzędowo poświadczonego odpisu lub wyciągu, może zwrócić się do sądu o zażądanie takiego dokumentu w trybie art. 250 § 1 k.p.c.
Gdzie szukać dokumentacji spółki?
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ma bezwzględny obowiązek corocznego sporządzania sprawozdań finansowych, ich zatwierdzania oraz składania do Krajowego Rejestru Sądowego. Dotyczy to także obowiązkowego przesyłania deklaracji podatkowych do właściwego urzędu skarbowego. Sprawozdania finansowe trafiają do ogólnodostępnego Repozytorium Dokumentów Finansowych prowadzonego w ramach KRS, dzięki czemu były członek zarządu może je przeglądać i pobierać. Inaczej jest z aktami podatkowymi, które są objęte tajemnicą skarbową. Samo wcześniejsze pełnienie funkcji członka zarządu nie oznacza jednak, że były członek zarządu jest stroną postępowania podatkowego prowadzonego wobec spółki. Inaczej wygląda sytuacja, gdy organ wszczyna wobec niego postępowanie w przedmiocie odpowiedzialności za zaległości podatkowe spółki na podstawie art. 116 Ordynacji podatkowej. W takim postępowaniu były członek zarządu jest stroną i może korzystać z uprawnień procesowych, w tym z prawa do zapoznania się z materiałem dowodowym sprawy.
Dokumenty podatkowe, w szczególności deklaracje CIT i VAT, pliki JPK oraz dokumentacja kontroli podatkowych, mogą stanowić istotne źródło informacji o sytuacji gospodarczej i rozliczeniach spółki. Nie przesądzają jednak samodzielnie o jej wypłacalności, dlatego powinny być oceniane łącznie z innymi dowodami, w szczególności dokumentacją księgową, informacjami o zobowiązaniach i należnościach oraz danymi dotyczącymi przepływów pieniężnych.
Ocena, czy spółka była niewypłacalna, nie może być dokonywana wyłącznie na podstawie wartości aktywów i zobowiązań wykazanych w bilansie. Należy zbadać przede wszystkim, czy spółka utraciła zdolność do wykonywania wymagalnych zobowiązań pieniężnych, a w przypadku niewypłacalności bilansowej – czy zostały spełnione przesłanki określone w art. 11 ust. 2 Prawa upadłościowego. W ramach postępowań egzekucyjnych prowadzonych wcześniej przez komorników sądowych przeciwko spółce w aktach komorniczych znajdują się protokoły zajęcia majątku, spisy inwentarza oraz oświadczenia o stanie majątkowym składane przez samą spółkę lub innych członków zarządu. Analiza akt postępowania egzekucyjnego, w którym doszło do stwierdzenia bezskuteczności egzekucji, pozwala na ustalenie, kiedy dokładnie spółka utraciła płynność finansową i czy proces ten nastąpił już po zakończeniu pełnienia funkcji przez pozwanego. Ponieważ były członek zarządu nie jest stroną postępowania egzekucyjnego prowadzonego przeciwko spółce, najpewniejszą drogą jest wniosek do sądu rozpoznającego sprawę z art. 299 k.s.h. o zażądanie akt komorniczych.
Jak uzyskać dostęp do dokumentów spółki w praktyce?
Organy podatkowe, prowadząc postępowanie w przedmiocie orzeczenia o odpowiedzialności członka zarządu, włączają do jego akt materiał dowodowy zgromadzony w toku kontroli podatkowej i postępowań dotyczących spółki. Były członek zarządu, stając się stroną postępowania podatkowego prowadzonego w trybie art. 116 Ordynacji podatkowej, zyskuje prawo wglądu w akta tej sprawy, w tym w dokumentację księgową i podatkową spółki włączoną do akt, co paradoksalnie staje się najskuteczniejszym źródłem dowodów wykorzystywanych następnie w procesie cywilnym z powództwa pozostałych wierzycieli. Ciężar dowodu w postępowaniu podatkowym spoczywa częściowo na organie w zakresie wykazania bezskuteczności egzekucji przeciwko spółce oraz pełnienia funkcji w odpowiednim czasie. Na członku zarządu spoczywa natomiast obowiązek wykazania przesłanek uwalniających z odpowiedzialności. Jeśli organ podatkowy zgromadził księgi rachunkowe spółki w formie elektronicznej lub papierowej, członek zarządu jako strona ma prawo do sporządzania z akt kopii i odpisów, a gdy uzasadnia to jego ważny interes – także do żądania ich uwierzytelnienia. Tak uzyskane materiały mogą następnie zostać włączone w poczet dowodów w procesie cywilnym toczącym się przed sądem powszechnym.
Były członek zarządu może również spotkać się z postępowaniem karnym dotyczącym m.in. naruszenia obowiązków związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych lub sporządzaniem sprawozdań finansowych, a także z odpowiedzialnością karną związaną z niezłożeniem wniosku o ogłoszenie upadłości. W zależności od zarzucanego czynu zastosowanie mogą znaleźć przepisy ustawy o rachunkowości, Kodeksu spółek handlowych lub Prawa upadłościowego.
Przykład 1.
Jan pełnił funkcję członka zarządu przez sześć miesięcy, po czym skutecznie przestał pełnić tę funkcję. Dwa lata później wierzyciel wystąpił przeciwko niemu z powództwem na podstawie art. 299 k.s.h. Wierzyciel wskazuje jako podstawę odpowiedzialności faktury, których wymagalność przypadała już po odejściu Jana z zarządu. Jan nie posiada dokumentacji spółki, ponieważ po rezygnacji utracił do niej dostęp. W jaki sposób były członek zarządu, nie dysponując dokumentacją finansową, może skutecznie obronić się przed odpowiedzialnością z art. 299 k.s.h.?
W pierwszej kolejności powinien zweryfikować, kiedy faktycznie powstało zobowiązanie spółki oraz czy wynikało ono ze stosunku prawnego istniejącego już w okresie, gdy pełnił funkcję. Sama data wymagalności faktury nie zawsze będzie bowiem wystarczająca do przesądzenia, czy zobowiązanie powstało po jego odejściu. Następnie Jan powinien wnieść o zobowiązanie spółki do przedstawienia dokumentów z okresu swojej kadencji na podstawie art. 248 § 1 k.p.c., zwrócić się do sądu o zażądanie akt postępowania egzekucyjnego oraz pobrać sprawozdania finansowe spółki z Repozytorium Dokumentów Finansowych. Jeżeli z tych dokumentów wyniknie, że zobowiązanie powstało dopiero po jego odejściu z zarządu, Jan nie będzie za nie odpowiadał na podstawie art. 299 k.s.h.
Przechowywanie dokumentacji i ciężar dowodu w procesie z art. 299 k.s.h.
Prawidłowość prowadzenia ksiąg rachunkowych ma fundamentalne znaczenie dla oceny rzetelności rozliczeń spółki. Dokumentacja rachunkowa podlega obowiązkowemu przechowywaniu przez okresy określone w art. 74 ustawy o rachunkowości. Przykładowo, zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe przechowuje się co najmniej przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym zostały zatwierdzone. W odniesieniu do części dokumentacji okres ten może być dłuższy, zależnie od rodzaju dokumentu i charakteru operacji. W sytuacji, gdy były członek zarządu opuszcza spółkę, sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego dokumentującego przekazanie dokumentacji i informacji dotyczących spółki jest dobrą praktyką dowodową. Brak takiego protokołu, wynikający z okoliczności niezależnych od byłego członka zarządu, nie powinien jednak automatycznie przesądzać o jego odpowiedzialności, zwłaszcza jeżeli wykaże on, że w dacie faktycznego zaprzestania pełnienia funkcji dokumentacja znajdowała się w siedzibie spółki i była prawidłowo prowadzona. W procesach z art. 299 k.s.h. powód często podnosi argument, że brak ksiąg rachunkowych uniemożliwia ustalenie daty powstania stanu niewypłacalności, co w ocenie wierzycieli ma świadczyć na niekorzyść pozwanego. Tymczasem to wierzyciel powinien wykazać okoliczności uzasadniające odpowiedzialność członka zarządu, w szczególności istnienie zobowiązania spółki oraz bezskuteczność egzekucji, a także – w odpowiednim zakresie – fakt pełnienia funkcji przez pozwanego w okresie relewantnym dla odpowiedzialności. Członek zarządu, który chce uwolnić się od odpowiedzialności na podstawie art. 299 § 2 k.s.h., powinien natomiast wykazać wystąpienie jednej z przesłanek wskazanych w tym przepisie.
Podsumowanie
Odpowiedzialność byłego członka zarządu na podstawie art. 299 k.s.h. może być obalona odpowiednimi dokumentami. Pomimo braku wglądu w wewnętrzne księgi spółki pozwany nie jest bezbronny i może oprzeć swoją obronę na dokumentach z organów państwowych. Sięgając po dokumentację z urzędów skarbowych, sprawozdania z Krajowego Rejestru Sądowego oraz akta komornicze, można skutecznie zrekonstruować sytuację finansową firmy z okresu sprawowania funkcji członka zarządu. Jeśli pozwany udowodni, że w dacie odejścia spółka była wypłacalna, a stan niewypłacalności powstał już później, okoliczność ta może mieć istotne znaczenie dla oceny przesłanek odpowiedzialności z art. 299 k.s.h., w szczególności dla ustalenia właściwego momentu powstania obowiązku złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości oraz braku winy byłego członka zarządu.
