Praca w godzinach nadliczbowych – kiedy pracodawca łamie prawo?

Praca w godzinach nadliczbowych stanowi dla wielu przedsiębiorców narzędzie pozwalające na elastyczne reagowanie na nagłe potrzeby biznesowe oraz sytuacje kryzysowe. Choć jest to rozwiązanie dopuszczalne w określonych sytuacjach, musi odbywać się zgodnie z przepisami, gdyż nadmierne obciążenie pracowników wpływa negatywnie na ich wydajność i zdrowie, co czyni ten proces ściśle reglamentowanym przez prawo pracy.

Czym jest praca w godzinach nadliczbowych i kiedy można ją wykonywać?

Praca w godzinach nadliczbowych to praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy i ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy. Jest ona dopuszczalna w razie:

1. konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii;
2. szczególnych potrzeb pracodawcy.

Skoro wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych jest warunkowane wyjątkowymi okolicznościami, to aby doszło do jej wykonywania, pracodawca powinien ją zlecić w ramach uprawnień kierowniczych. Polecenie pracy w godzinach nadliczbowych może być wydane w dowolnej formie, w szczególności pisemnej, ustnej, a nawet dorozumianej (wyrok Sądu Najwyższego z 22 sierpnia 2019 roku, I PK 96/18).

Przykład 1.

Pracownik świadczy pracę od poniedziałku do piątku, w godzinach od 7:30 do 15:30. W czwartek pracodawca polecił pracownikowi wykonać dodatkowe zadania po godzinie 15:30; pracownik zakończył świadczenie pracy w tym dniu o godzinie 17:30. Oznacza to, że pracownik przepracował 2 godziny nadliczbowe.

Przykład 2.

Pracownikowi zatrudnionemu w systemie równoważnego czasu pracy, w którym dopuszczalne jest przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy w niektórych dniach do 12 godzin, polecono dodatkowe wykonywanie pracy w poniedziałek między godzinami 18:00 a 19:00. W dniu tym pracownik przepracował już 12 godzin między 6:00 a 18:00, w ramach przedłużonego dobowego wymiaru pracy. We wspomnianym dniu jego praca nadliczbowa wyniosła 1 godzinę.

Czy planowanie pracy w godzinach nadliczbowych jest niedopuszczalne?

Zarówno w orzecznictwie, jak i w piśmiennictwie przepisy o czasie pracy uważa się za bezwzględnie obowiązujące. Mają one z jednej strony charakter gwarancyjny, polegający na tym, że bez względu na to, czy i w jaki sposób pracownik świadczy pracę – jeżeli pozostaje w dyspozycji pracodawcy – uważa się, że jest objęty czasem pracy, z drugiej zaś – charakter ochronny wyrażający się w ustawowym określeniu obowiązujących pracownika dopuszczalnych norm czasu pracy. Ze względu na ten ochronny charakter przepisów o czasie pracy stosowanie pracy w godzinach nadliczbowych podlega ścisłej reglamentacji – ścisłemu określeniu w Kodeksie pracy sytuacji, w których możliwa jest praca w godzinach nadliczbowych, wraz z ustaleniem granic czasowych tej pracy.

Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy w wymiarze wynikającym z przepisów prawa pracy, przede wszystkim z art. 129 § 1 Kodeksu pracy, który stanowi, że czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. W tych ramach pracodawca powinien ustalić dla pracownika rozkład czasu pracy, czyli wskazać dni okresu rozliczeniowego, w jakich praca ma być wykonywania, oraz liczbę godzin pracy w każdym z tych dni.

Aby prawidłowo ustalić liczbę godzin pracy wynikającą z obowiązującego pracownika wymiaru czasu pracy, należy:

1. pomnożyć 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym, a następnie
2. dodać do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku.

Każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin. Wymiar czasu pracy pracownika w okresie rozliczeniowym ulega w tym okresie obniżeniu o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy, przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy.

W rozkładzie czasu pracy należy ująć liczbę godzin do przepracowania zgodną z wynikiem wyżej opisanych obliczeń. Nie jest dopuszczalne ujmowanie w standardowym rozkładzie czasu pracy większej liczby godzin, gdyż oznaczałoby to, że pracodawca tak organizuje funkcjonowanie zakładu pracy, iż z góry planuje wykonywanie pracy ponad obowiązujący pracowników wymiar czasu pracy, czyli pracę w godzinach nadliczbowych. Oznaczałoby to, że pracodawca, wbrew przepisowi Kodeksu pracy (art. 151) nie uznaje przypadków pracy w godzinach nadliczbowych za sytuacje wyjątkowe, ale traktuje je na równi z pracą w normalnym czasie pracy.

Przykład 3.

Wymiar czasu pracy w listopadzie 2026 roku wynosi 160 godzin. W tym miesiącu przypadają pełne 4 tygodnie oraz 1 dzień pozostały do końca miesiąca (okresu rozliczeniowego) – 30 listopada (poniedziałek). 11 listopada (w środę) przypada święto. W związku z tym, obliczenie wymiaru czasu pracy przedstawia się następująco:

40 godz. × 4 tygodnie + 8 godz. × 1 dzień – 8 godz. × 1 dzień = 160 godz.

Pracodawca, aby uniknąć zarzutu planowania pracy w godzinach nadliczbowych bez uzasadnienia, powinien w rozkładzie czasu pracy na listopad 2026 roku przewidzieć nie więcej niż 160 godzin.

Roczny limit godzin nadliczbowych

Liczba godzin nadliczbowych przepracowanych w związku ze szczególnymi potrzebami pracodawcy nie może przekroczyć dla poszczególnego pracownika 150 godzin w roku kalendarzowym (nie dotyczy to nadgodzin wynikłych z konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii).

W układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy, jest dopuszczalne ustalenie innej liczby godzin nadliczbowych w roku kalendarzowym niż 150. Zważywszy, że pracownikom przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze 20 lub 26 dni, maksymalny roczny limit godzin nadliczbowych może wynosić:

1. 384 godziny – dla pracowników uprawnionych do 20-dniowego urlopu wypoczynkowego (od 52 tygodni w roku odejmuje się cztery tygodnie urlopu, co daje 48 tygodni, które należy pomnożyć przez dopuszczalną maksymalną liczbę godzin nadliczbowych przeciętnie w tygodniu w okresie rozliczeniowym, czyli osiem);
2. 376 godzin – dla pracowników uprawnionych do 26-dniowego urlopu wypoczynkowego (od 52 tygodni odejmujemy pięć tygodni urlopu, co daje 47 tygodni, które mnoży się przez osiem godzin nadliczbowych).

Należy podkreślić, że tak ustalony maksymalny limit nie zawsze będzie wykorzystany w praktyce, ponieważ poza limitem rocznym ograniczenie pracy nadliczbowej wynika również z konieczności przestrzegania normy przeciętnie 48 godzin tygodniowo w każdym okresie rozliczeniowym (pismo Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 13 listopada 2008 roku, DPR-III-079-612/TW/08).

Komu nie wolno zlecać pracy w godzinach nadliczbowych?

W godzinach nadliczbowych nie wolno zatrudniać:

1. pracownicy w ciąży;
2. młodocianych;
3. pracowników zatrudnionych na stanowiskach pracy, na których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń lub natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia – gdy ich praca w godzinach nadliczbowych nie wiąże się z koniecznością prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii.

Osobami, które muszą wyrazić zgodę na zatrudnianie ich w godzinach nadliczbowych, są:

1. pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia;
2. niepełnosprawni (do wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych przez niepełnosprawnego konieczna jest ponadto zgoda lekarza przeprowadzającego badania profilaktyczne pracowników).

W świetle powyższego z naruszeniem przez pracodawcę przepisów o pracy w godzinach nadliczbowych możemy mieć do czynienia, wówczas gdy praca taka jest zlecana bez dostatecznej przyczyny i gdy nie jest ona traktowana jako wyjątek od reguły wykonywania pracy w normalnym czasie pracy.

Do łamania prawa w omawianym zakresie może dochodzić również w następstwie przekraczania limitów godzin nadliczbowych – rocznego oraz wynikającego z normy przeciętnie 48 godzin pracy ogółem na tydzień w okresie rozliczeniowym. Należy też pamiętać o określonych kategoriach pracowników, w odniesieniu do których istnieje bezwzględny zakaz świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych, co oznacza, że nawet za ich zgodą nie wolno im zlecać takiej pracy. Inaczej jest w przypadku pracowników, którzy co do zasady również nie powinni być angażowani do pracy nadliczbowej, jednak mają prawo ją wykonywać, jeśli wyrażą na to zgodę.

Maciej Karpiński