Jaki zakres obejmują zmiany w kontroli zwolnień lekarskich od 2026 r.?

Od 13 kwietnia 2026 roku obowiązują zmiany w kontroli zwolnień lekarskich. W ramach nowelizacji doprecyzowano zasady przeprowadzania wspomnianej kontroli przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) oraz płatników składek. Jakie są szczegółowe rozwiązania dotyczące postępowania kontrolnego? Omawiamy te zagadnienia w niniejszym artykule.

Nowelizacja w zakresie kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy – jakie przepisy zostały zmienione?

Nowelizacja w zakresie kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy dotyczy przepisów Ustawy z dnia 25 czerwca 1999 roku o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, zwanej dalej „ustawą zasiłkową”.

Wprowadzenie modyfikacji nastąpiło na mocy Ustawy z dnia 18 grudnia 2025 roku o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw.

Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy – uprawnienia ZUS-u i płatników składek oraz zakres podmiotowy 

Ze względu na fakt, że kwestia kontroli osób po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego budziła wątpliwości, w drodze nowelizacji przyjęto zasadę, że ZUS będzie uprawniony do kontrolowania również tych osób. 

Nowelizacja przewiduje również, że w przypadku gdy zasiłki są wypłacane przez płatników składek na ubezpieczenie chorobowe, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych, kontrole mogą być przeprowadzane przez tych płatników lub przez ZUS – z urzędu lub na wniosek ww. płatników.

Kontrolą co do prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy obejmuje się ponadto osoby, które nie mogą wykonywać pracy w wyniku decyzji wydanej przez właściwy organ albo uprawniony podmiot na podstawie przepisów o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi oraz wskutek poddania się obowiązkowi kwarantanny, izolacji w warunkach domowych albo izolacji, o której mowa w przepisach o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi.

Do ustawy zasiłkowej wprowadzono także uprawnienie płatników składek do przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy zgodnie z ich celem w okresie, za który pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy na podstawie art. 92 Kodeksu pracy. 

Płatnikowi składek przysługuje uprawnienie do wystąpienia do właściwej jednostki organizacyjnej ZUS-u z wnioskiem o rozstrzygnięcie wątpliwości, czy zwolnienie lekarskie od pracy było wykorzystywane niezgodnie z jego celem. 

Właściwa terenowa jednostka organizacyjna ZUS-u, rozstrzygając wątpliwości we wskazanym zakresie, może – razie potrzeby – wystąpić o opinię do lekarza, który wystawił zwolnienie lekarskie lub lekarza orzecznika.

Zakres przedmiotowy kontroli oraz ogólne zasady przeprowadzania

Kontrola co do prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy zgodnie z ich celem obejmuje: 

• zwolnienia z powodu niezdolności do pracy, za które przysługuje zasiłek chorobowy;

• świadczenie rehabilitacyjne lub wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy, o którym mowa w art. 92 kp;

• zwolnienia z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki, za który przysługuje zasiłek opiekuńczy.

Kontrola polega na ustaleniu, czy osoba kontrolowana nie podejmuje działań określonych w art. 17 ust. 1 ustawy zasiłkowej, a w przypadku zasiłku opiekuńczego również na ustaleniu, czy poza ubezpieczonym nie ma innych członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, mogących zapewnić opiekę, chyba że dotyczy to sprawowania opieki nad chorym dzieckiem w wieku do 2 lat.

W tym miejscu warto dodać, że zgodnie z art. 17 ust. 1 ustawy zasiłkowej ubezpieczony traci prawo do zasiłku chorobowego za cały okres zwolnienia od pracy, w przypadku gdy w okresie orzeczonej niezdolności do pracy: 

• wykonuje pracę zarobkową, lub 

• podejmuje aktywność niezgodną z celem tego zwolnienia. 

W celu minimalizacji uciążliwości czynności kontrolnych wprowadzono zasadę, że kontrola jest dokonywana z wykorzystaniem środków adekwatnych i proporcjonalnych do celu kontroli, z poszanowaniem prywatności osoby kontrolowanej oraz innych osób przebywających w miejscu kontroli oraz w sposób wolny od ryzyka pogorszenia się stanu zdrowia osoby kontrolowanej i zakłócania procesu leczenia lub rekonwalescencji. Czas trwania kontroli będzie ograniczony do okresu niezbędnego do dokonania ustaleń z tej kontroli.

Wszczęcie czynności kontrolnych oraz upoważnienie do kontroli

Wszczęcie kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy przez ZUS albo płatnika składek następuje z urzędu – na podstawie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli udzielonego kontrolującemu. Wszczęcie ww. kontroli następuje przez okazanie osobie kontrolowanej upoważnienia, które zawiera: 

1. wskazanie podstawy prawnej do przeprowadzenia kontroli; 

2. oznaczenie jednostki organizacyjnej ZUS-u albo płatnika składek; 

3. datę i miejsce wystawienia upoważnienia; 

4. imię i nazwisko kontrolującego wraz z podaniem: 

• numeru legitymacji służbowej – w przypadku kontroli dokonywanej przez ZUS, 

• numeru legitymacji pracowniczej lub dokumentu tożsamości i daty wydania tego dokumentu – w przypadku kontroli dokonywanej przez płatnika składek; 

5. wskazanie zakresu kontroli; 

6. podpis osoby udzielającej upoważnienia.

Miejsce prowadzenia czynności kontrolnych oraz prawa i obowiązki kontrolującego

Jak wynika z art. 68c ust. 1 ustawy zasiłkowej, czynności kontrolne są prowadzone w miejscu zamieszkania, miejscu pobytu, miejscu pracy osoby kontrolowanej lub w miejscu wykonywania przez nią pozarolniczej działalności lub w innym miejscu, jeżeli jest to konieczne ze względu na cel kontroli. 

Kontrolującemu przysługuje uprawnienie do: 

1. wstępu do miejsca przeprowadzania kontroli;

2. legitymowania osoby kontrolowanej wyłącznie w celu ustalenia tożsamości;

3. żądania oraz odbierania informacji od osoby kontrolowanej, jej płatnika składek lub lekarza leczącego;

4. dostępu do danych ubezpieczonego i płatnika składek gromadzonych przez ZUS na koncie ubezpieczonego i koncie płatnika składek

 – jeżeli jest to uzasadnione celem prowadzonej kontroli. 

Ponadto kontrolujący jest obowiązany do: 

• okazania osobie kontrolowanej lub osobie przebywającej w miejscu przeprowadzania kontroli legitymacji służbowej albo pracowniczej oraz upoważnienia do przeprowadzenia kontroli;

• poinformowania osoby kontrolowanej o jej uprawnieniach, w tym o możliwości zgłoszenia zastrzeżeń do protokołu kontroli;

• zachowania w tajemnicy wszelkich informacji dotyczących prywatności osoby kontrolowanej pozyskanych w czasie kontroli. 

Obowiązki osoby kontrolowanej

Zgodnie z art. 68d ustawy zasiłkowej osoba kontrolowana jest obowiązana do: 

1. umożliwienia przeprowadzenia kontroli,

2. udostępnienia kontrolującemu na jego żądanie informacji w zakresie kontroli,

3. składania wyjaśnień w zakresie kontroli na żądanie kontrolującego. 

Protokół kontroli

Ustalenia kontroli opisuje się w protokole kontroli, który zawiera: 

1. oznaczenie jednostki organizacyjnej ZUS-u albo płatnika składek; 

2. datę, godzinę i miejsce przeprowadzenia kontroli; 

3. dane osoby kontrolowanej: 

• imię i nazwisko, 

• numer PESEL, a w razie gdy nie nadano numeru PESEL – datę urodzenia, rodzaj, serię i numer dokumentu tożsamości, 

• miejsce zamieszkania lub pobytu, 

• miejsce pracy; 

4. dane osób kontrolujących: 

• imię i nazwisko, 

• numer legitymacji służbowej – w przypadku kontroli dokonywanej przez ZUS, 

• numer legitymacji pracowniczej lub dokumentu tożsamości i datę wydania tego dokumentu – w przypadku kontroli dokonywanej przez płatnika składek; 

5. okres orzeczonej niezdolności do pracy albo okres konieczności sprawowania opieki; 

6. numer zaświadczenia lekarskiego o czasowej niezdolności do pracy albo oznaczenie decyzji o przyznaniu świadczenia rehabilitacyjnego; 

7. imię i nazwisko lekarza, który wydał zaświadczenie o czasowej niezdolności do pracy; 

8. opis dokonanych ustaleń; 

9. pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń; 

10. podpis osoby kontrolowanej; 

11. wzmiankę o odmowie podpisania protokołu przez osobę kontrolowaną – w przypadku odmowy podpisania protokołu; 

12. podpis osoby kontrolującej. 

Protokół kontroli sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden doręcza się osobie kontrolowanej. 

Zmiany protokołu kontroli dokonuje się przez wydanie aneksu do protokołu, z tym że do aneksu nie ma zastosowania tryb odwoławczy. 

Protokół kontroli stanowi podstawę do wszczęcia przez ZUS postępowania w sprawie ustania prawa do zasiłku chorobowego, zasiłku opiekuńczego lub świadczenia rehabilitacyjnego oraz stanowi dowód w tym postępowaniu, chyba że z protokołu lub z uwzględnionych do niego zastrzeżeń nie wynika, że zwolnienie od pracy było wykorzystywane niezgodnie z jego celem. 

Urzędowe wzory upoważnienia do kontroli oraz protokołu kontroli

W Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 kwietnia 2026 roku w sprawie wzoru upoważnienia do przeprowadzenia kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy i wzoru protokołu tej kontroli określono:

• wzór upoważnienia do przeprowadzenia kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy (załącznik nr 1),

• wzór protokołu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy (załącznik nr 2).

Formalna kontrola zaświadczeń lekarskich

W ramach nowelizacji ustawy zasiłkowej uregulowano także zasady dotyczące formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich. 

Stosownie do brzmienia art. 68f ust. 1 ustawy zasiłkowej ZUS – z urzędu lub na wniosek płatnika składek – jest uprawniony do formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich obejmującej zwolnienia z powodu niezdolności do pracy, za które przysługuje zasiłek chorobowy lub wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy, o którym mowa w art. 92 kp, oraz zwolnienia z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki, za które przysługuje zasiłek opiekuńczy. 

Wspomniana wyżej kontrola polega na sprawdzeniu, czy zaświadczenie zostało wydane zgodnie z przepisami w sprawie zasad i trybu wystawiania zaświadczeń lekarskich. 

Zmiany w kontroli zwolnień lekarskich – podsumowanie

ZUS jest uprawniony do przeprowadzania kontroli ubezpieczonych oraz osób po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego co do prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy. Czynności kontrolne są prowadzone w miejscu zamieszkania, miejscu pobytu, miejscu pracy osoby kontrolowanej lub w miejscu wykonywania przez nią pozarolniczej działalności lub w innym miejscu. Ustalenia pokontrolne opisuje się w protokole, który stanowi podstawę do wszczęcia przez ZUS postępowania w sprawie ustania prawa do świadczeń. Ponadto ZUS jest uprawniony do formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich.