Poradnik Przedsiębiorcy

Spotkanie biznesowe – jeśli nie w kawiarni, to gdzie?

Specjalistyczna wiedza lub dobry pomysł a do tego komputer – to dla wielu wystarczający kapitał początkowy, by założyć własną firmę. Ale przedsiębiorca-freelancer, który działalność prowadzi w domu, także napotyka specyficzne problemy – np. wtedy, gdy musi się spotkać z klientem lub kontrahentem.

W Polsce około 1,5 miliona firm prowadzonych jest jednoosobowo. Ich właściciele nie zatrudniają pracowników, ale sami pozyskują i realizują zamówienia. To m.in. graficy, prawnicy, specjaliści od marketingu i reklamy, informatycy – ludzie z przeróżnych branż, których łączy to, że etat zamienili na własną firmę.

Firma w domu – a spotkania?

Ponieważ  biuro stanowiłoby dla nich duży wydatek, im natomiast wystarcza stół, krzesło i komputer, najczęściej prowadzą swoje firmy w domach. Tylko niektórzy decydują się na coworking, czyli na współdzielenie przestrzeni z innymi freelancerami w specjalnie przygotowanym do tego celu lokalu.

Choć wielu samodzielnych przedsiębiorców świadczy swoje usługi drogą elektroniczną, nie oznacza to, że zamykają się w czterech ścianach i unikają kontaktu z ludźmi w „realu”. Bardzo często potencjalni klienci i kontrahenci chcą się spotkać, by osobiście przedyskutować warunki współpracy.

I wtedy pojawia się problem. Nie każdy przedsiębiorca chce zapraszać klientów do domu – widok poważnego partnera handlowego (lub jego męża/żony) w kapciach i szlafroku nie będzie sprzyjał poważnym rozmowom. Poza kwestiami wizerunkowymi, ważne jest także to, że nie każdy chce pokazywać swoje prywatne królestwo innym. Dla wielu osób dom to przestrzeń prywatna, zarezerwowana wyłącznie dla rodziny i przyjaciół.

To dlatego tak wiele biznesowych rozmów prowadzi się przy kawiarnianych stolikach. Umówienie się „gdzieś na mieście” to dla wielu przedsiębiorców sposób na zaaranżowanie rozmowy w przyjemnym miejscu i w niekrępującej atmosferze. Można lepiej się poznać, napić dobrej kawy, a interesami zająć się niejako przy okazji.

Tyle, że spotkanie w miejscu publicznym nie ma wyłącznie zalet. Małe stoliki w lokalach gastronomicznych czasem z trudem mieszczą dwa laptopy i stertę drukowanych dokumentów, a poza tym trudno w takich warunkach zachować jakąkolwiek poufność poruszanych kwestii. Każdy kto chce, może po prostu podsłuchać rozmowę i poznać szczegóły ustaleń.

- Wciąż widuję w kawiarniach osoby w biznesowym stroju, z dużą ilością dokumentów na stoliku. Myślę wtedy, że z pewnością nie zdają sobie sprawy z faktu, iż w cenie dwóch kaw mogłyby spotkać się w o wiele bardziej komfortowych warunkach, zachowując przy tym prywatność rozmowy i prezentując swój profesjonalizm – mówi Katarzyna Brudnicka, dyrektor warszawskiej spółki Gold Place.

Sala nie tylko na szkolenie

Przedsiębiorcy, szukając miejsca na spotkanie biznesowe, zazwyczaj nie biorą pod uwagę możliwości wynajmu do tego celu sali. Najczęściej po prostu nie wiedzą, że w największych polskich miastach coraz więcej firm oferuje małe sale konferencyjne oraz sale spotkań, rozliczane w systemie godzinowym. Wynajem sal wciąż kojarzy się raczej z ofertą dla firm szkoleniowych, które potrzebują dużych pomieszczeń na co najmniej kilka godzin niż z pokojami biurowymi, możliwymi do „wypożyczenia” od zaraz i na krótki czas.

Tymczasem zamówienie takiej sali na godzinę lub dwie jest banalnie proste. Najpierw należy dokonać telefonicznej bądź e-mailowej rezerwacji terminu, a jeśli pomieszczenie jest  akurat wolne, nic nie stoi na przeszkodzie, żeby skorzystać z niego nawet od zaraz.

Niektórzy przedsiębiorcy mogą obawiać się kosztów takiego rozwiązania, jednak cena za godzinny wynajem sali może być podobna do wysokości rachunku, jaki uczestnicy spotkania zapłacą w kawiarni za niewielkie zamówienie. Wynajęcie sali w biurowcu klasy A w centrum Warszawy wiąże się z opłatą ok. 30-50 zł za godzinę. A co z kawą i ciastkiem? Są już wliczone w cenę!

- Każdemu z naszych klientów bez żadnych dopłat  proponujemy catering kawowy wraz z poczęstunkiem, dostęp do szybkiego Internetu, możliwość skorzystania ze sprzętu multimedialnego czy biurowego a także obsługę asystencką  – Katarzyna Brudnicka podaje ofertę Gold Place jako przykład, zaznacza jednak, że nie jest to jeszcze standard na polskim rynku. Oferty firm udostępniających pomieszczenia na godziny mogą się od siebie znacznie różnić i przed dokonaniem ostatecznego wyboru, warto je między sobą porównać.

- Trzeba wziąć pod uwagę, iż niektóre firmy oferujące sale mają ograniczone godziny świadczenia usług, a ostateczny koszt wynajmu bywa u nich uzależniony od ilości obecnych osób, liczby zamówionych napoi, czy wykorzystanego sprzętu – dodaje Katarzyna Brudnicka. – Warto też wcześniej sprawdzić lokalizację danego biura oraz standard jego wykończenia, tak aby mieć pewność, że spotkanie odbędzie się w dogodnym miejscu oraz w odpowiednich warunkach.

Jeśli przedsiębiorca dobrze wybierze lokal na spotkanie biznesowe, zyska wygodne miejsce do prowadzenia interesów, a przy tym wzmocni swój wizerunek w oczach kontrahenta. To kolejny powód, dla którego sala spotkań może być lepszym rozwiązaniem niż spotkanie w domu lub kawiarni.

Dla niektórych przedsiębiorców-freelancerów „wypożyczanie” profesjonalnie przygotowanego pomieszczenia kilka razy w miesiącu może być korzystniejsze także w porównaniu z comiesięcznym wynajmowaniem taniego biura o niskim standardzie i w słabej lokalizacji. W końcu cechą nieodzownie związaną z pojęciem „freelancera” jest bycie wolnym, a mobilność, elastyczność i brak przywiązania do stałej lokalizacji dobrze ten wizerunek dopełniają.

Autor: Marcin Pietraszek – Empemedia.pl