Biuro rachunkowe działa ze swoimi klientami na podstawie różnego rodzaju umów. Takie kontrakty powinny być dosyć dobrze przygotowane, aby zminimalizować ryzyko biura rachunkowego względem swoich kontrahentów i potencjalnej odpowiedzialności finansowej. Jakie precyzyjne zapisy powinny znaleźć się w umowach podpisywanych przez podmioty świadczące usługi księgowe, aby skutecznie uniknąć odpowiedzialności odszkodowawczej?
Jakie umowy może podpisywać biuro rachunkowe?
Zacznijmy od tego, że biuro rachunkowe może podpisywać przeróżne umowy – zaczynając do umów o pracę lub kontraktów B2B z zatrudnianymi przez siebie osobami, a kończąc na umowach zlecenia lub umowach o dzieło z klientami. Biuro rachunkowe nie musi przy tym korzystać z tzw. nazwanych umów prawa cywilnego, a więc tych, które są uregulowane konkretnymi przepisami. Dopuszczalne jest zawieranie umów nienazwanych, które mogą stanowić zlepek innego rodzaju kontraktów. W każdym przypadku strony umowy mogą określić zasady swojej współpracy w miarę swobodnie, o ile oczywiście poszczególne postanowienia umowne nie naruszają obowiązującego prawa i zasada współżycia społecznego.
Niezależnie od tego, jaką umowę zdecyduje się zawrzeć biuro rachunkowe, warto pamiętać o kilku najistotniejszych klauzulach, które powinny znaleźć się w każdym kontrakcie nastawionym na współpracę z klientem. Najważniejsze z nich to uregulowania dotyczące limitu odpowiedzialności, obowiązkowego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej (OC) oraz klauzule poufności.
Odpowiedzialność cywilna biura rachunkowego
Odpowiedzialność cywilna biura rachunkowego opiera się na zasadzie winy, wynikającej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, o czym bardzo dokładnie stanowi art. 471 Kodeksu cywilnego. Chodzi tu o szkodę majątkową, którą klient poniósł w wyniku błędu księgowego. Biuro rachunkowe może jednak umownie ograniczyć swoją odpowiedzialność. Zgodnie z treścią art. 76h Ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości dla podmiotów świadczących usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych obowiązkowe jest posiadanie ubezpieczenia OC za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością. Ma ono kluczowe znaczenie w ograniczaniu ryzyka finansowego biura.
Przykład 1.
Biuro rachunkowe obsługujące małą spółkę cywilną zapomniało w terminie złożyć deklaracji VAT. W wyniku tego spóźnienia urząd skarbowy nałożył na spółkę karę finansową w wysokości 15 000 zł. Biuro posiadało obowiązkowe ubezpieczenie OC na minimalną sumę gwarancyjną (równowartość 10 000 euro, czyli ok. 45 000 zł). Czy biuro poniesie odpowiedzialność względem klienta?
Tak, będzie to odpowiedzialność na zasadzie winy. W omawianej sytuacji roszczenie klienta o odszkodowanie w wysokości 15 000 zł z tytułu nałożonej kary powinno zostać pokryte przez ubezpieczyciela biura, w ramach istniejącej polisy OC.
Warto zauważyć, że odpowiedzialność za zaległości podatkowe (np. podatek, który klient i tak musiałby zapłacić, ale z odsetkami) obciąża samego przedsiębiorcę, a biuro rachunkowe odpowiada cywilnie za szkodę wynikającą z jego błędu (np. kary, odsetki, koszty postępowania).
Choć biuro ma obowiązkowe OC, klauzule umowne mogą precyzować zakres odpowiedzialności. W umowie o świadczenie usług księgowych biuro rachunkowe może zawrzeć klauzulę, która wyłącza jego odpowiedzialność za szkody powstałe w wyniku niedostarczenia przez klienta kompletnych lub prawdziwych dokumentów w ustalonym terminie. Przykładem takiego zapisu może być – „Jeśli klient spóźni się z dostarczeniem faktur, co uniemożliwi biuru terminowe złożenie deklaracji CIT, a w konsekwencji na klienta zostanie nałożona kara, to dzięki takiej klauzuli biuro ma silną podstawę do uniknięcia odpowiedzialności za powstałą szkodę, ponieważ wynikała ona z winy klienta”.
Biuro może także dążyć do wprowadzenia do umowy zapisu ograniczającego górną granicę swojej odpowiedzialności za jedną szkodę lub za wszystkie szkody w danym okresie rozliczeniowym. Klauzula odnosząca się do takiego ograniczenia może brzmieć – „Łączna odpowiedzialność biura rachunkowego z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania niniejszej umowy jest ograniczona do trzykrotności miesięcznego wynagrodzenia biura rachunkowego, nie więcej jednak niż do kwoty 50 000 PLN”.
Klauzule o poufności (NDA)
Biura rachunkowe mają dostęp do najbardziej wrażliwych informacji finansowych, handlowych i organizacyjnych swoich klientów, które często stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Klauzule o poufności (często określane jako NDA – Non-Disclosure Agreement) są w zasadzie niezbędne, aby chronić te dane, zwłaszcza gdy mówimy o odpowiedzialności podmiotu przetwarzającego dane osobowe na podstawie RODO i polskiej ustawy o ochronie danych osobowych. Prawidłowo sporządzona klauzula poufności powinna precyzyjnie określać:
- jakie informacje są uznawane za poufne (np. dane finansowe, listy klientów, strategie cenowe, wynagrodzenia);
- kto ma obowiązek zachowania poufności (np. biuro, jego pracownicy, podwykonawcy);
- w jakim celu można przetwarzać informacje (wyłącznie w celu realizacji usługi księgowej);
- jak długo obowiązuje poufność (często na czas trwania umowy i przez określony czas po jej wygaśnięciu, np. 3 lub 5 lat).
Aby jeszcze lepiej przybliżyć treść dobrego postanowienia regulującego zasady zachowania poufności, posłużmy się przykładowym zapisem – „Biuro rachunkowe oraz jego pracownicy i współpracownicy zobowiązują się do zachowania w ścisłej tajemnicy wszelkich informacji technicznych, technologicznych, handlowych, finansowych, organizacyjnych oraz innych informacji uzyskanych od Klienta w związku z wykonywaniem niniejszej Umowy, niezależnie od formy ich przekazania (Informacje Poufne). Obowiązek ten dotyczy w szczególności wysokości obrotów, marż, struktury kosztów, danych kadrowo-płacowych oraz baz danych kontrahentów. Obowiązek zachowania poufności pozostaje w mocy po rozwiązaniu lub wygaśnięciu Umowy na okres 5 (pięciu) lat”.
Kary umowne
W celu zwiększenia skuteczności rzetelnego wykonywania wszystkich postanowień umownych, warto pomyśleć o zastosowaniu kar umownych. Mogą one obciążać zarówno jedną, jak i obie strony zobowiązania i dotyczyć tak całości kontraktu, jak i jego wybranych aspektów. Kara umowna jest sankcją o charakterze finansowym za niewłaściwe wykonanie umowy lub całkowite zignorowanie określonego obowiązku. Przykładem kary umownej w umowie zawartej z biurem rachunkowym może być poniższy zapis – „W przypadku naruszenia przez biuro rachunkowe, jego pracowników lub współpracowników, zobowiązania do zachowania poufności, biuro rachunkowe zapłaci Klientowi karę umowną w wysokości 20 000 zł za każde stwierdzone naruszenie. Zapłata kary umownej nie wyłącza prawa Klienta do dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość kary, na zasadach ogólnych Kodeksu Cywilnego”.
Dodatkowe klauzule umowne ograniczające ryzyko biura rachunkowego
Oprócz podstawowych zapisów dotyczących OC, limitów odpowiedzialności i poufności, w umowach biur rachunkowych często możemy odnaleźć inne klauzule, które precyzują podział obowiązków i tym samym minimalizują ryzyko. Przede wszystkim warto pamiętać o precyzyjnym określeniu zakresu usług oferowanych przez biuro. Zastosowanie zamkniętego katalogu usług jest wręcz kluczowe, ponieważ chroni to biuro przed zarzutem zaniedbania czynności, które nie były objęte umową. Przykładem klauzuli odnoszącej się do zakresu usług jest następujący zapis – „Usługa prowadzenia ksiąg rachunkowych obejmuje wyłącznie czynności wyszczególnione w Załączniku nr 1 (np. ewidencja operacji gospodarczych, sporządzanie deklaracji podatkowych PIT/CIT/VAT). Wszelkie inne usługi, takie jak sporządzanie biznesplanów, wniosków o dotacje czy reprezentowanie klienta przed organami skarbowymi w trakcie kontroli, wymagają odrębnej pisemnej umowy lub aneksu do niniejszej Umowy”.
Biuro rachunkowe może skutecznie realizować swoje zadania tylko wtedy, gdy klient wywiązuje się ze swoich obowiązków, w tym z terminowego przekazywania dokumentów. Warto w związku z tym wprowadzić odpowiedni zapis do umowy, który będzie mobilizował klientów – „Klient zobowiązany jest do dostarczenia biuru rachunkowemu kompletnych i poprawnych dokumentów księgowych (faktur, wyciągów bankowych, dowodów wewnętrznych) nie później niż do 5. dnia każdego miesiąca następującego po miesiącu, którego dokumenty dotyczą. Brak dostarczenia dokumentów w tym terminie zwalnia biuro rachunkowe z odpowiedzialności za ewentualne konsekwencje opóźnień w rozliczeniach publicznoprawnych (np. kary, odsetki), wynikające z niedotrzymania terminów przez organy państwowe”.
W związku z ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML) biura rachunkowe są tzw. instytucjami obowiązanymi. W praktyce oznacza to, że umowa zawierana przez biuro z klientem powinna zawierać klauzule odzwierciedlające te obowiązki, które są jednocześnie elementem zarządzania ryzykiem biura – „Klient oświadcza, że środki majątkowe wykorzystywane w prowadzonej działalności pochodzą z legalnych źródeł. Klient zobowiązuje się do udzielania wszelkich informacji niezbędnych biuru rachunkowemu do wypełnienia obowiązków wynikających z ustawy AML, w tym identyfikacji beneficjenta rzeczywistego. Biuro rachunkowe zastrzega sobie prawo do wstrzymania świadczenia usług w przypadku powzięcia uzasadnionych wątpliwości co do zgodności z prawem działań Klienta lub źródła pochodzenia jego majątku”.
Podsumowanie
Prawidłowo skonstruowana umowa z biurem rachunkowym stanowi podstawowe narzędzie zarządzania ryzykiem, pomagając w precyzyjnym podziale odpowiedzialności, zabezpieczając finansowo przed błędami i chroniąc najcenniejsze aktywa klienta – jego poufne informacje. Właściciel biura powinien pamiętać o stosowaniu różnego rodzaju zapisów, które ochronią jego interesy majątkowe, podobnie jak należy pamiętać o zawarciu odpowiedniej polisy OC.
Polecamy:
