Zwrot kosztów leczenia za granicą w delegacji. Co mówią przepisy?

Wysyłając pracownika w zagraniczną delegację, pracodawca bierze na siebie nie tylko koszty transportu czy hoteli, ale również odpowiedzialność za jego zdrowie. Polskie przepisy dość precyzyjnie określają, kiedy i w jakim zakresie firma musi sfinansować pomoc medyczną udzieloną podwładnemu poza granicami kraju. Zrozumienie, jak przebiega zwrot kosztów leczenia za granicą, jest kluczowe zarówno dla bezpieczeństwa pracownika, jak i dla prawidłowych rozliczeń finansowych przedsiębiorstwa. Poniżej znajdują się kluczowe informacje o tym, co stanowią o tym przepisy w 2026 roku.

Podstawa prawna zwrotu kosztów podróży służbowych

W pierwszej kolejności należy wskazać na to, co jest podstawą zwrotu kosztów związanych z podróżą służbową. Obowiązek ten wynika z przepisów prawa pracy, a konkretnie z art. 775 § 1 Kodeksu pracy. Powoływana regulacja określa, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, należy wypłacić należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Układ zbiorowy pracy zawiera się dla wszystkich pracowników zatrudnionych przez pracodawców objętych jego postanowieniami, chyba że strony w układzie postanowią inaczej. Musi on określać warunki, jakim powinna odpowiadać treść stosunku pracy, oraz wzajemne zobowiązania stron układu, w tym dotyczące stosowania układu i przestrzegania jego postanowień. Poza tym układ zbiorowy pracy może określać inne sprawy poza wskazanymi, które nie są uregulowane w przepisach prawa pracy w sposób bezwzględnie obowiązujący. Zawarcie układu zbiorowego pracy następuje w drodze rokowań. Podmiot występujący z inicjatywą zawarcia układu zbiorowego pracy ma obowiązek powiadomić o tym fakcie każdą organizację związkową reprezentującą pracowników, dla których ma być zawarty układ, w celu wspólnego prowadzenia rokowań przez wszystkie organizacje związkowe.

Regulacje dotyczące regulaminu wynagradzania zawiera 772 kp. Obowiązek ustalenia warunków wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania obciąża pracodawcę zatrudniającego co najmniej 50 pracowników nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy ustalającym warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą w zakresie i w sposób umożliwiający określanie, na jego podstawie, indywidualnych warunków umów o pracę. Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy ustalającym warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą w zakresie i w sposób umożliwiający określanie, na jego podstawie, indywidualnych warunków umów o pracę, może ustalić warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania. Pracodawca, który zatrudnia co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy ustalającym warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą w zakresie i w sposób umożliwiający określanie, na jego podstawie, indywidualnych warunków umów o pracę, ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego ustalenie. 

Ustalony przez pracodawcę regulamin wynagradzania będzie obowiązywał do momentu objęcia pracowników zakładowym układem zbiorowym pracy lub ponadzakładowym układem zbiorowym pracy ustalającym warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą w zakresie i w sposób umożliwiający określanie, na jego podstawie, indywidualnych warunków umów o pracę.

Zwrot kosztów leczenia za granicą w delegacji

W § 19 rozporządzenia w sprawie zwrotów kosztów podróży określono zasady zwrotu niezbędnych kosztów leczenia za granicą i kosztów transportu zwłok do kraju w przypadku śmierci pracownika w delegacji. 

Zwrot kosztów leczenia następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej w zakresie udzielania rzeczowych świadczeń zdrowotnych zawartych w:

• Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 roku w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego;
• Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 roku dotyczącym wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego;
• Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1231/2010 z dnia 24 listopada 2010 roku rozszerzającym rozporządzenie (WE) nr 883/2004 i rozporządzenie (WE) nr 987/2009 na obywateli państw trzecich, którzy nie są jeszcze objęci tymi rozporządzeniami jedynie ze względu na swoje obywatelstwo;
• decyzjach wydanych na podstawie przepisów rozporządzeń, o których mowa w pkt. a-c;
• umowie o wystąpieniu Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej z Unii Europejskiej i Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej;
• protokole w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego do umowy o handlu i współpracy między Unią Europejską i Europejską Wspólnotą Energii Atomowej, z jednej strony, a Zjednoczonym Królestwem Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej, z drugiej strony, oraz w decyzjach wydanych na podstawie tej umowy.

Jakie koszty nie podlegają zwrotowi?

Nie podlegają zwrotowi pracownikowi przez pracodawcę następujące koszty leczenia w czasie podróży służbowej:

• koszt zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne;
• koszty zabiegów chirurgii plastycznej;
• koszt zabiegów kosmetycznych;
• koszty nabycia protez ortopedycznych;
• koszt nabycia protez dentystycznych;
• koszt nabycia okularów.

Przykład 1. 

Pan Ireneusz, który jest programistą, przebywa na konferencji w Szwajcarii, gdzie wysłał go pracodawca. W trakcie pobytu decyduje się na poddanie operacji przegrody nosowej i korekty kształtu nosa w prywatnej klinice w Zurychu. Po powrocie przedkłada pracodawcy fakturę na kwotę 5000 CHF. Czy w tym przypadku pracodawca ma obowiązek dokonać zwrotu kosztów? Zgodnie z przepisami zwrotowi podlegają tylko koszty leczenia chorób powstałych podczas podróży, wymagających pomocy doraźnej. Jeśli operacja była planowana lub dotyczyła wady przewlekłej, która nie zagrażała życiu tu i teraz, koszt obciąża pracownika. Przepisy rozporządzenia o podróżach służbowych wprost wyłączają z refundacji zabiegi chirurgii plastycznej.

Przykład 2. 

Pani Anna jest w delegacji w Niemczech. W nocy dostaje silnego ataku bólu brzucha. Kobieta zostaje zabrana karetką do szpitala, gdzie przechodzi pilną operację usunięcia wyrostka robaczkowego. Pani Anna ma kartę EKUZ, ale szpital wystawia jej rachunek na kwotę 200 EUR za dodatkowe leki nierefundowane. Czy te koszty zostaną jej zwrócone? W tej sytuacji pracodawca musi dokonać zwrotu kosztów, ponieważ stan pracownicy był nagły i wymagał natychmiastowej interwencji medycznej w trakcie podróży służbowej. Dodatkowo za dni spędzone w niemieckim szpitalu pani Anna otrzyma 25% pełnej diety zgodnie ze stawką obowiązująca dla podróży służbowej do Niemiec.

Dieta za podróż służbową a leczenie

Pracownik w podróży zagranicznej ma prawo do diety w wysokości obowiązującej dla kraju docelowego. W przypadku podróży do co najmniej dwóch państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe. 

Za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną dobę do 8 godzin – dieta w wysokości ⅓ diety. Gdy podróż trwa ponad 8, ale krócej niż 12 godzin, pracownikowi przysługuje 50% diety, a w przypadku dłuższych dieta przysługuje w pełnej wysokości. Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona przez załącznik do rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. W przypadku zapewnionego bezpłatnego wyżywienia lub korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, kwotę diety zmniejsza się o 15% za śniadanie, a o 30% za obiad i kolację. 

Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety. Jeżeli zamiast posiłków otrzymuje on środki pieniężne na ten cel, dieta nie przysługuje, chyba że kwota ta jest niższa od należnej stawki. Wówczas wypłaca się stosowne wyrównanie.

Jak rozliczyć koszty podróży służbowej?

W rozporządzeniu w sprawie zwrotów kosztów podróży określono termin, kiedy koszty podróży służbowej mają zostać rozliczone. Pracownik dokonuje tego nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Dotyczy to zarówno podróży krajowej, jak i zagranicznej. 

Do rozliczenia kosztów podróży pracownik musi załączyć dokumenty potwierdzające koszty, w tym m.in.:

• rachunki, 
• faktury, 
• bilety.

Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Podsumowanie

Zwrot kosztów leczenia za granicą wymaga przedłożenia pracodawcy odpowiedniej formy dokumentacji. Pracownik musi przedstawić oryginały rachunków, a wydatki powinny dotyczyć świadczeń niezbędnych i nagłych. Warto pamiętać, że przepisy wyłączają zwrot kosztów za leki, które nie są niezbędne, oraz za zabiegi chirurgii plastycznej czy protezowanie. Jasna polityka rozliczeń wewnątrz firmy pozwoli uniknąć nieporozumień na linii pracownik-pracodawca.