Przepisy o podatku od towarów i usług przewidują sytuacje, w których obowiązkowe lub dobrowolne jest ustanowienie podmiotu, jakim jest przedstawiciel podatkowy. Biorąc pod uwagę obowiązek stosowania KSeF w zakresie fakturowania, warto zastanowić się, w jaki sposób kształtuje się rola przedstawiciela podatkowego VAT w zakresie wystawiania e-faktur.
Przedstawiciel podatkowy na gruncie podatku VAT
W świetle art. 18a ust. 1 ustawy o VAT podatnik, o którym mowa w art. 15 ust. 1, niemający siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium państwa członkowskiego, podlegający obowiązkowi zarejestrowania się jako podatnik VAT czynny, jest obowiązany ustanowić przedstawiciela podatkowego. Natomiast w myśl art. 18a ust. 2 ustawy podatnik mający siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju może ustanowić przedstawiciela podatkowego.
Jak wynika z treści art. 18b ust. 1 ustawy o VAT, przedstawicielem podatkowym może być osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, jeżeli łącznie spełnia następujące warunki:
- ma siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju;
- jest zarejestrowana jako podatnik VAT czynny, a w przypadku, o którym mowa w art. 18d ust. 1 – jako podatnik VAT UE;
- przez ostatnie 24 miesiące nie zalegała z wpłatami poszczególnych podatków stanowiących dochód budżetu państwa, przekraczającymi odrębnie w każdym podatku odpowiednio 3% kwoty należnych zobowiązań podatkowych w poszczególnych podatkach; udział zaległości w kwocie podatku ustala się w stosunku do kwoty należnych wpłat za okres rozliczeniowy, którego dotyczy zaległość;
- przez ostatnie 24 miesiące osoba fizyczna będąca podatnikiem, a w przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi – osoba będąca wspólnikiem spółki cywilnej lub handlowej niemającej osobowości prawnej, członkiem władz zarządzających, głównym księgowym – nie została prawomocnie skazana na podstawie Ustawy z dnia 10 września 1999 roku – Kodeks karny skarbowy za popełnienie przestępstwa skarbowego;
- jest uprawniona do zawodowego wykonywania doradztwa podatkowego zgodnie z przepisami o doradztwie podatkowym lub do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami o rachunkowości.
Przedstawiciela podatkowego ustanawia się w drodze sporządzonej na piśmie umowy, która powinna zawierać:
- nazwy stron umowy oraz ich adresy i dane identyfikacyjne na potrzeby odpowiednio podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze;
- adres, pod którym będzie prowadzona i przechowywana dokumentacja na potrzeby podatku;
- oświadczenie podmiotu, który jest ustanawiany przedstawicielem podatkowym, o spełnieniu warunków, o których mowa w ust. 1;
- zakres upoważnienia w przypadku określonym w art. 18c ust. 1 pkt 2;
- w przypadku, o którym mowa w art. 18d ust. 1, zgodę przedstawiciela podatkowego na wykonywanie obowiązków i czynności podatnika, dla którego został ustanowiony, w imieniu własnym i na rzecz tego podatnika.
Jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 2 września 2024 roku (nr 0114-KDIP1-2.4012.409.2019.10.WH), instytucja przedstawiciela podatkowego została wprowadzona dla podatników, którzy nie mają siedziby, stałego miejsca prowadzenia działalności lub stałego miejsca zamieszkania na terytorium Polski. Zamiarem ustawodawcy było „stworzenie” podmiotu, który z jednej strony ułatwiłby przedsiębiorcom zagranicznym spełnianie obowiązków w zakresie podatku od towarów i usług na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, z drugiej zaś strony również dla organów władzy publicznej stanowi on swoistego rodzaju gwarancję realizacji powinności, a w razie ich naruszenia umożliwiłby szybsze i łatwiejsze egzekwowanie powstałych zaległości.
Upoważnienie przedstawiciela podatkowego do wystawiania e-faktur
Z treści umowy ustanawiającej przedstawiciela podatkowego może wynikać uprawnienie do wystawiania faktur. Jak bowiem wynika z treści art. 106d ust. 2 ustawy o VAT, faktury może wystawiać w imieniu i na rzecz podatnika również upoważniona przez niego osoba trzecia, w szczególności jego przedstawiciel podatkowy, o którym mowa w art. 18a.
Upoważnienie może dotyczyć również wystawiania e-faktur, ponieważ przedstawiciel podatkowy może korzystać z KSeF. Wynika to z treści art. 106nb ustawy o VAT, gdzie czytamy, że z Krajowego Systemu e-Faktur mogą korzystać zarówno podatnik, jak i podmioty wskazane przez podatnika, przy czym konieczne jest uwierzytelnienie w sposób określony w Rozporządzeniu z dnia 12 grudnia 2025 roku w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
W par. 4 ust. 2 tego rozporządzenia czytamy, że nadanie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga podania:
- numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika;
- w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną, któremu jest nadawane lub odbierane uprawnienie:
- numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podmiotu,
- nazwy podmiotu,
- danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej podmiotu, obliczanych na podstawie tego certyfikatu i tworzonych przy użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256 – w przypadku gdy ten certyfikat nie zawiera numeru identyfikacji podatkowej (NIP);
- w przypadku osoby fizycznej, której jest nadawane lub odbierane uprawnienie:
- numeru identyfikacji podatkowej (NIP) osoby fizycznej lub numeru PESEL osoby fizycznej, a w przypadku niepodania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub numeru PESEL – daty urodzenia osoby fizycznej,
- imienia i nazwiska osoby fizycznej,
- numeru i serii dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby fizycznej wraz z krajem jego wydania – w przypadku nieposiadania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub numeru PESEL,
- danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego osoby fizycznej, obliczanych na podstawie tego certyfikatu i tworzonych przy użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256 – w przypadku gdy ten certyfikat nie zawiera numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub numeru PESEL;
- rodzaju uprawnienia;
- w przypadku gdy podatnik ustanowił przedstawiciela podatkowego, o którym mowa w art. 18a ustawy – informacji o nadaniu lub odebraniu uprawnienia temu przedstawicielowi.
Uprawnienie do dokonywania w KSeF czynności przedstawiciela podatkowego jest odrębnym uprawnieniem, które może być nadawane wyłącznie drogą elektroniczną, podatnikom, którzy mają identyfikator podatkowy NIP. Jeżeli dany podatnik otrzyma uprawnienie do wykonywania operacji jako przedstawiciel podatkowy, będzie mógł wystawiać faktury sprzedażowe zawierające identyfikator podatkowy NIP sprzedawcy, który nadał uprawnienie przedstawicielowi podatkowemu.
Uwierzytelniony w KSeF przedstawiciel podatkowy może wystawiać e-faktury samodzielnie. Trzeba podkreślić, że takie faktury są wystawiane w imieniu i na rzecz podatnika udzielającego upoważnienia. Przedstawiciel podatkowy ma również dostęp do faktur podatnika, od którego otrzymał uprawnienie do wykonywania operacji przedstawiciela podatkowego, ale tylko tych, w których jego dane (w tym identyfikator podatkowy NIP) jako przedstawiciela podatkowego znajdują się w elemencie PodmiotUpowazniony.
Polecamy:
