Polityka cenowa w biurze rachunkowym - jak poinformować klientów o podwyżkach?

Podwyżki za usługi księgowe to naturalny krok, który odzwierciedla zmiany na rynku oraz konieczność dostosowania się do zwiększonych nakładów pracy związanych niejednokrotnie z nowymi regulacjami rządowymi. Podobnie jak w innych branżach właściciele biur rachunkowych są zmuszeni podnosić opłaty za swoje usługi, aby utrzymać wysoką jakość obsługi oraz sprostać rosnącym wymaganiom klientów. Polityka cenowa w biurze rachunkowym - co należy wiedzieć, by odpowiednio ją ustalić? Odpowiadamy!

Pobierz przykładową wiadomość do klienta o zmianie ceny za usługi księgowe

Obawy biur rachunkowych przed podnoszeniem cen

Polityka cenowa w biurze rachunkowym niekiedy oparta jest na strategii niskich cen, czyli wyraźnym zaniżeniu stawek rynkowych, chcąc tym samym przyciągnąć większą liczbę klientów. Dlatego też wielu właścicieli obawia się utraty klientów na rzecz konkurencji. Może to być uzasadnione, szczególnie w sytuacji, gdy biuro nie posiada dostatecznej liczby klientów, a „rozstanie się” z jednym lub kilkoma z nich może stanowić realne zagrożenie finansowe. 

Często obawy i niechęć przed wprowadzeniem podwyżek wynikają również z braku czasu. Właściciele biur rachunkowych niejednokrotnie poświęcają całe dni na wypełnienie wszelkich zadań czy obowiązków, gdyż sami prowadzą rozliczenia klientów. Wówczas ostatnim aspektem, o którym myślą, jest indywidualne informowanie ich o planowanych zmianach w opłatach. Sam proces ustalania nowych cen wymaga czasu i zaangażowania, co dodatkowo może utrudnić już i tak pełne obowiązków dni.

Ponadto myśl o negocjacjach z klientami stanowi kolejne źródło niepokoju. Mogą one być długotrwałe i absorbujące. Jeśli przejdą pozytywnie, kolejnym krokiem jest przygotowanie aneksu do umowy na zmianę ceny. Gdy klient nie zgodzi się na podwyżkę i zdecydujemy o zakończeniu z nim umowy, to również jest źródłem dodatkowej pracy.

Zanim zapadnie decyzja o podniesieniu cen, istotne jest, aby posiadać źródło stałego dopływu klientów, które umożliwi utrzymanie płynności finansowej nawet w przypadku ewentualnej utraty kilku z nich. 

Kiedy należy poinformować swoich klientów o podwyżkach?

Podnoszenie opłat za usługi księgowe jest nieodłącznym elementem dynamicznego otoczenia związanego m.in. z ciągłymi zmianami przepisów, wzrostem inflacji oraz zmianą kosztów zatrudnienia, wyższą kwotą wynajmu lokalu, a także chęcią rozwoju i świadczenia jeszcze wyższej jakości usług.

Który moment jest najlepszy na podwyżki? W zasadzie każdy, jeśli jest to uzasadnione. Najczęściej przy podwyżce opłaty ryczałtowej bierzemy pod uwagę ostatnich kilka miesięcy, maksymalnie do roku wstecz i sprawdzamy, jak kształtowała się pracochłonność nad klientem. Należy również zwrócić uwagę, nie na to ile dany klient ma dokumentów, a jakich zdarzeń gospodarczych dotyczy, ponieważ każdy dokument jest inny.

Początek nowego roku stanowi dość strategiczny punkt dla wprowadzenia zmian cen. Styczeń jest często okresem, w którym wprowadzane są różnorodne zmiany w przepisach, co skutkuje dodatkowym obciążeniem dla księgowych. Z tego powodu planowanie podwyżek w tym konkretnym miesiącu ma sens nie tylko logistyczny, lecz także z uwagi na zwiększoną pracę związaną z dostosowaniem się do nowych uregulowań. 

Aby jednak od stycznia móc podnieść ceny, prace nad tym rozpoczynają się często już od października, a informacja trafia do klientów z początkiem listopada. Zapewnienie wystarczającego wyprzedzenia przed wprowadzeniem podwyżek jest kluczowe, aby dać klientom czas na dostosowanie się do zmian i zaakceptowanie nowego cennika. W ten sposób biuro rachunkowe pokazuje profesjonalizm oraz dbałość o satysfakcję klienta, co przekłada się na budowanie trwałych relacji biznesowych. 

Część osób przyjmuje stanowisko, że styczeń nie jest optymalnym momentem na wprowadzenie podwyżek cen. Argumentują to faktem, że w tym miesiącu obserwuje się największą rotację klientów między biurami rachunkowymi. W związku z tym wolą odroczyć decyzję o podwyżkach przynajmniej do marca, kiedy sytuacja się bardziej stabilizuje. Niektóre biura preferują podwyżki cykliczne, które są realizowane np. 2–3 razy w ciągu roku. Taki model podwyżek pozwala na równomierne rozłożenie kwoty podwyżki na mniejsze, co stanowi kontrast wobec jednorazowych podwyżek rocznych. Taka strategia może być korzystna zarówno dla biura, jak i jego klientów, ponieważ umożliwia regularne dostosowanie stawek do zmieniających się warunków rynkowych. Niemniej istnieje pewne ryzyko związane z tym podejściem, gdyż może ono wprowadzić niepewność wśród klientów, którzy oczekują stabilności oraz przejrzystości w kwestiach finansowych. 

Czy każdy klient powinien otrzymać podwyżkę?

Odpowiedź brzmi – tak. Zwłaszcza w przypadku klientów, którzy generują najwięcej „problemów” – im warto przyznać największe podwyżki, ponieważ często zabierają znacznie więcej czasu i nerwów niż pozostali. Zasada Pareto głosi, że „20% badanych obiektów związanych jest z 80% pewnych zasobów”. W kontekście biura rachunkowego można to odnieść do tego, że 20% klientów generuje 80% problemów. 

Często właścicielom biur rachunkowych to podejście może wydawać się kontrowersyjnym rozwiązaniem. Jednak podniesienie opłat dla klienta nawet z minimalną liczbą dokumentów jest nieodłącznym elementem prowadzenia biznesu jakim są usługi księgowe na zlecenie. Dlaczego? Ponieważ każdy rok to nowe wyzwania, zarówno w zakresie przepisów podatkowych, jak i technologicznego postępu, a to często wiąże się z koniecznością uczestniczenia w szkoleniach oraz kursach. Z tego względu regularne podwyżki cen za usługi księgowe powinny obejmować każdego klienta, bez względu na rozmiar jego działalności. Oczywiście nie zmienia to faktu, że wysokość podwyżek powinna być odpowiednio dostosowana do danej formy ewidencji podatkowej, liczby dokumentów i zdarzeń gospodarczych. Powinniśmy również uwzględniać to, jak dalece absorbujący jest dany klient.

Umowa o świadczenie usług księgowych a podwyżki

Umowa o świadczenie usług księgowych jest obowiązkową częścią współpracy między biurem rachunkowym a jego klientem. Oprócz standardowych elementów, takich jak określenie praw i obowiązków oraz danych firmy, istotne jest staranne sformułowanie zapisów, aby uwzględnić w niej możliwość dostosowania cen za świadczone usługi. Z pewnością kluczowe elementy, które warto zawrzeć w umowie, to zapisy o:

• waloryzacji wynagrodzenia,
• natychmiastowym rozwiązaniu umowy w określonych przypadkach,
• odsetkach za nieterminowe płatności,

a wszelkie zmiany w umowie, jak chociażby podwyższenie cen za usługi, należy uwzględnić w aneksie. Ta możliwość pozwoli na dostosowanie warunków współpracy do zmieniających się okoliczności, bez konieczności tworzenia nowej umowy. 

Jak skutecznie poinformować swoich klientów o podwyżkach?

Należy to zrobić w sposób skuteczny, jednocześnie dbając o zrozumienie i utrzymanie pozytywnej relacji z klientem. Od czego więc zacząć?

W celu przekazania informacji o podwyżkach najczęściej wykorzystuje się drogę mailową. Jest to dobre rozwiązanie, ponieważ klient, otrzymując taką informację, ma możliwość lepszego i dokładniejszego zapoznania się z treścią, a biuro rachunkowe ma potwierdzenie przekazania zmian. Pisząc maila, warto zachować ton informacyjny, unikając pytania o zgodę, co mogłoby skutkować negatywnymi odpowiedziami. Należy skupić się na konkretnym przekazie. Na wstępie podziękujmy klientom za dotychczasową współpracę. To niewielki gest, który sprawia, że czują się oni docenieni, co może łagodzić reakcje na informację o podwyżkach. 

W mailu dokładnie wyjaśnijmy powody podwyżki, takie jak wzrost pracochłonności, wysoka inflacja, wzrost kosztów utrzymania pracowników oraz biura czy zmiany w przepisach podatkowych niosące za sobą większą liczbę obowiązków po stronie biura rachunkowego. Transparentność w tym zakresie może zwiększać zrozumienie. Podkreślmy korzyści dla obu stron wynikające z podwyżki cen, takie jak dalszy rozwój biura, co ostatecznie wpłynie na jakość świadczonych usług. 

W podsumowaniu zaznaczmy, że jesteśmy otwarci na pytania i chętni do rozwiania wszelkich wątpliwości. Zapewni to klientów, że jesteśmy gotowi do rozmowy i nie pozostawiamy ich w niepewności.

Co w przypadku, kiedy klient chce negocjować?

Gdy klient wyraża chęć negocjacji po otrzymaniu maila informującego o podwyżkach cen za usługi księgowe, warto podejść do tej sytuacji z elastycznością.

Gdy kwota do negocjacji jest stosunkowo mała w porównaniu do całej podwyżki, warto rozważyć jej akceptację. Jednak jest to indywidualna decyzja zależna od samego właściciela. Jeżeli uważamy, że negocjacje cen nie są dla nas odpowiednie, warto być konsekwentnym w obronie podjętej decyzji o podwyżkach. Możemy ponownie uzasadnić te zmiany i wyjaśnić klientowi przyczyny, szczególnie jeśli wydaje się, że nie zostały dokładnie zrozumiane.

Natomiast w sytuacji, gdy klient zgłasza chęć wypowiedzenia umowy po podwyżkach, ważne jest zachowanie spokoju. Należy pamiętać, że odejście klienta nie świadczy o naszym braku kompetencji i nie sprawi to, że nasz świat się zawali, a jest to naturalna kolej rzeczy i każdy ma prawo do takiej decyzji. Posiadając odpowiednią liczbę klientów oraz perspektywę na pozyskanie nowych, możemy pewnie spojrzeć w przyszłość.

Polityka cenowa w biurze rachunkowym - podsumowanie

Podsumowując, podwyżki w biurze rachunkowym są niezbędne, aby dostosować się do zmian rynkowych oraz zapewnić rozwój naszego biznesu. Właściciele powinni skoncentrować się na strategicznym planowaniu, dbając o transparentność i elastyczność w relacjach z klientami. Informowanie ich o podwyżkach powinno być starannie przemyślane oraz, o ile to możliwe, łączyć się z podkreśleniem korzyści płynących z podwyżek. Ostatecznym celem jest budowanie zaufania i trwałych relacji opartych na wzajemnym zrozumieniu i profesjonalizmie.