Podwyżki za usługi księgowe to naturalny krok, który odzwierciedla zmiany na rynku oraz konieczność dostosowania się do zwiększonych nakładów pracy związanych niejednokrotnie z nowymi regulacjami rządowymi. Podobnie jak w innych branżach właściciele biur rachunkowych są zmuszeni podnosić opłaty za swoje usługi, aby utrzymać wysoką jakość obsługi oraz sprostać rosnącym wymaganiom klientów. Polityka cenowa w biurze rachunkowym - co należy wiedzieć, by odpowiednio ją ustalić? Odpowiadamy!
Pobierz przykładową wiadomość do klienta o zmianie ceny za usługi księgowe
Obawy biur rachunkowych przed podnoszeniem cen
Polityka cenowa w biurze rachunkowym niekiedy oparta jest na strategii niskich cen, czyli wyraźnym zaniżeniu stawek rynkowych, chcąc tym samym przyciągnąć większą liczbę klientów. Dlatego też wielu właścicieli obawia się utraty klientów na rzecz konkurencji. Może to być uzasadnione, szczególnie w sytuacji, gdy biuro nie posiada dostatecznej liczby klientów, a „rozstanie się” z jednym lub kilkoma z nich może stanowić realne zagrożenie finansowe.
Często obawy i niechęć przed wprowadzeniem podwyżek wynikają również z braku czasu. Właściciele biur rachunkowych niejednokrotnie poświęcają całe dni na wypełnienie wszelkich zadań czy obowiązków, gdyż sami prowadzą rozliczenia klientów. Wówczas ostatnim aspektem, o którym myślą, jest indywidualne informowanie ich o planowanych zmianach w opłatach. Sam proces ustalania nowych cen wymaga czasu i zaangażowania, co dodatkowo może utrudnić już i tak pełne obowiązków dni.
Ponadto myśl o negocjacjach z klientami stanowi kolejne źródło niepokoju. Mogą one być długotrwałe i absorbujące. Jeśli przejdą pozytywnie, kolejnym krokiem jest przygotowanie aneksu do umowy na zmianę ceny. Gdy klient nie zgodzi się na podwyżkę i zdecydujemy o zakończeniu z nim umowy, to również jest źródłem dodatkowej pracy.
Zanim zapadnie decyzja o podniesieniu cen, istotne jest, aby posiadać źródło stałego dopływu klientów, które umożliwi utrzymanie płynności finansowej nawet w przypadku ewentualnej utraty kilku z nich.
Kiedy należy poinformować swoich klientów o podwyżkach?
Podnoszenie opłat za usługi księgowe jest nieodłącznym elementem dynamicznego otoczenia związanego m.in. z ciągłymi zmianami przepisów, wzrostem inflacji oraz zmianą kosztów zatrudnienia, wyższą kwotą wynajmu lokalu, a także chęcią rozwoju i świadczenia jeszcze wyższej jakości usług.
Warto również pamiętać, że wraz z początkiem nowego roku, w życie wejdzie Krajowy System e-Faktur (KSeF) w momencie, którego biura rachunkowe zyskają nowe obowiązki, zwiększają pracochłonność i wymagają aktualizacji procedur takich jak, integracja systemów księgowych, edukacja klientów, weryfikacja przesyłania faktur oraz aktualizacja zapisów w umowach z klientami.
Zatem jaki moment jest najlepzy na podwyżki? W zasadzie każdy, jeżeli jest odpowiednio uzasadniony. Najczęściej przy podwyżce opłaty ryczałtowej bierzemy pod uwagę ostatnich kilka miesięcy, maksymalnie do roku wstecz i sprawdzamy, jak kształtowała się pracochłonność nad klientem. Należy również zwrócić uwagę, nie na to ile dany klient ma dokumentów, a jakich zdarzeń gospodarczych dotyczy, ponieważ każdy dokument jest inny.
Początek nowego roku stanowi dość strategiczny punkt dla wprowadzenia zmian cen, szczególnie w kontekście dodatkowych obowiązków, wynikających z KSeF. Styczeń jest często okresem, w którym wprowadzane są różnorodne zmiany w przepisach, co skutkuje dodatkowym obciążeniem dla księgowych. Dlatego planowanie podwyżek w danym okresie ma sens nie tylko logistyczny, lecz także ze względu na zwiększoną pracę związaną z KSeF.
Aby jednak od stycznia móc podnieść ceny, prace nad tym rozpoczynają się często już od października, a informacja trafia do klientów z początkiem listopada. Zapewnienie wystarczającego wyprzedzenia przed wprowadzeniem podwyżek jest kluczowe, aby dać klientom czas na dostosowanie się do zmian i zaakceptowanie nowego cennika. W ten sposób biuro rachunkowe pokazuje profesjonalizm oraz dbałość o satysfakcję klienta, co przekłada się na budowanie trwałych relacji biznesowych.
Część osób przyjmuje stanowisko, że styczeń nie jest optymalnym momentem na wprowadzenie podwyżek cen. Argumentują to faktem, że w tym miesiącu obserwuje się największą rotację klientów między biurami rachunkowymi. W związku z tym wolą odroczyć decyzję o podwyżkach przynajmniej do marca, kiedy sytuacja się bardziej stabilizuje. Niektóre biura preferują podwyżki cykliczne, które są realizowane np. 2-3 razy w ciągu roku. Taki model pozwala na równomierne rozłożenie kwoty podwyżki i uwzględnienie zmian prawnych np. takich jak KSeF. Niemniej istnieje pewne ryzyko wprowadzenia niepewności wśród klientów, którzy oczekują stabilności i przejrzystości w kwestiach finansowych.
Czy każdy klient powinien otrzymać podwyżkę?
Odpowiedź brzmi – tak. Zwłaszcza w przypadku klientów, którzy generują najwięcej „problemów” – im warto przyznać największe podwyżki, ponieważ często zabierają znacznie więcej czasu i nerwów niż pozostali. Zasada Pareto głosi, że „20% badanych obiektów związanych jest z 80% pewnych zasobów”. W kontekście biura rachunkowego można to odnieść do tego, że 20% klientów generuje 80% problemów.
Podniesienie opłat jest również uzasadnione dodatkowymi zadaniami, jakie wiążą się z wdrożeniem KSeF. Obsługa klientów w tym obszarze wymaga bieżącego monitorowania oraz dostosowywania procesów, co naturalnie wpływa na zakres działań realizowanych przez biuro. Więcej informacji o tym, w jaki sposób KSeF zmienia organizację pracy w biurze rachunkowym, znajdziesz w opracowaniu: KSeF – w biurze rachunkowym.
Często właścicielom biur rachunkowych powyższe podejście może wydawać się kontrowersyjnym rozwiązaniem. Jednak podniesienie opłat dla klienta nawet z minimalną liczbą dokumentów jest nieodłącznym elementem prowadzenia biznesu jakim są usługi księgowe na zlecenie. Dodatkowo każdy rok wiąże się z nowymi wyzwaniami, zarówno w zakresie przepisów podatkowych, jak i technologicznego postępu, a to często wiąże się z koniecznością uczestniczenia w szkoleniach oraz kursach. Z tego względu regularne podwyżki cen za usługi księgowe powinny obejmować każdego klienta, bez względu na rozmiar jego działalności. Oczywiście nie zmienia to faktu, że wysokość podwyżek powinna być odpowiednio dostosowana do danej formy ewidencji podatkowej, liczby dokumentów i zdarzeń gospodarczych. Powinniśmy również uwzględniać to, jak dalece absorbujący jest dany klient.
Umowa o świadczenie usług księgowych a podwyżki – jakie zmiany wymusza KSeF?
Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) sprawia, że biura rachunkowe muszą nie tylko dostosować swoje procesy, ale również przeanalizować i zmienić umowy zawarte z klientami. Od początku 2026 roku system będzie stopniowo wprowadzany dla kolejnych grup podatników, a od kwietnia 2026 roku obejmie wszystkich podatników VAT, natomiast najmniejszych przedsiębiorców dopiero od stycznia 2027 roku. Zmiany te znacząco wpływają na sposób współpracy między biurem a klientem, dlatego tak ważne jest, aby odpowiednio przygotować dokumentację i zadbać o precyzyjne zapisy w umowach o świadczenie usług księgowych.
Umowa między biurem rachunkowym a klientem określa prawa, obowiązki i odpowiedzialność obu stron.
Kluczowymi elementami, które warto zawrzeć w umowie, to zapisy o:
- waloryzacji wynagrodzenia,
- natychmiastowym rozwiązaniu umowy w określonych przypadkach,
- odsetkach za nieterminowe płatności,
- zakresie obowiązków związanych z KSeF oraz uprawnienia do korzystania z systemu przez biuro rachunkowe.
KSeF pozwala bowiem na różne modele współpracy: klient może nie nadawać biuru uprawnień do pobierania faktur, może udzielić dostępu właścicielowi biura lub wybranemu pracownikowi. Każdy z tych modeli wymaga innych zapisów umownych oraz ustalenia odpowiedzialności za kompletność i prawidłowość dokumentów. Takie procedury pozwalają uniknąć błędów i ewentualnych roszczeń wynikających z nieprawidłowości.
Wszelkie zmiany, w tym podwyżki cen, najlepiej wprowadzać w formie aneksu, który pozwala dostosować warunki współpracy bez konieczności sporządzania nowej umowy. Takie ujednolicenie procedur, rozszerzenie zapisów umownych oraz precyzyjne określenie obowiązków klientów pomaga ograniczyć ryzyko błędów, usprawnia organizację pracy i zapewnia biuru rachunkowemu bezpieczne funkcjonowanie w nowej rzeczywistości
Jak skutecznie poinformować swoich klientów o podwyżkach?
Należy to zrobić w sposób skuteczny, jednocześnie dbając o zrozumienie i utrzymanie pozytywnej relacji z klientem. Od czego więc zacząć?
W celu przekazania informacji o podwyżkach najczęściej wykorzystuje się drogę mailową. Jest to dobre rozwiązanie, ponieważ klient, otrzymując taką informację, ma możliwość lepszego i dokładniejszego zapoznania się z treścią, a biuro rachunkowe ma potwierdzenie przekazania zmian. Pisząc maila, warto zachować ton informacyjny, unikając pytania o zgodę, co mogłoby skutkować negatywnymi odpowiedziami. Należy skupić się na konkretnym przekazie. Na wstępie podziękujmy klientom za dotychczasową współpracę. To niewielki gest, który sprawia, że czują się oni docenieni, co może łagodzić reakcje na informację o podwyżkach.
W mailu dokładnie wyjaśnijmy powody podwyżki, takie jak wzrost pracochłonności, wysoka inflacja, wzrost kosztów utrzymania pracowników oraz biura czy zmiany w przepisach podatkowych niosące za sobą większą liczbę obowiązków po stronie biura rachunkowego. Transparentność w tym zakresie może zwiększać zrozumienie. Podkreślmy korzyści dla obu stron wynikające z podwyżki cen, takie jak dalszy rozwój biura, co ostatecznie wpłynie na jakość świadczonych usług.
W podsumowaniu zaznaczmy, że jesteśmy otwarci na pytania i chętni do rozwiania wszelkich wątpliwości. Zapewni to klientów, że jesteśmy gotowi do rozmowy i nie pozostawiamy ich w niepewności.
Co w przypadku, kiedy klient chce negocjować?
Gdy klient wyraża chęć negocjacji po otrzymaniu maila informującego o podwyżkach cen za usługi księgowe, warto podejść do tej sytuacji z elastycznością.
Gdy kwota do negocjacji jest stosunkowo mała w porównaniu do całej podwyżki, warto rozważyć jej akceptację. Jednak jest to indywidualna decyzja zależna od samego właściciela. Jeżeli uważamy, że negocjacje cen nie są dla nas odpowiednie, warto być konsekwentnym w obronie podjętej decyzji o podwyżkach. Możemy ponownie uzasadnić te zmiany i wyjaśnić klientowi przyczyny, szczególnie jeśli wydaje się, że nie zostały dokładnie zrozumiane.
Natomiast w sytuacji, gdy klient zgłasza chęć wypowiedzenia umowy po podwyżkach, ważne jest zachowanie spokoju. Należy pamiętać, że odejście klienta nie świadczy o naszym braku kompetencji i nie sprawi to, że nasz świat się zawali, a jest to naturalna kolej rzeczy i każdy ma prawo do takiej decyzji. Posiadając odpowiednią liczbę klientów oraz perspektywę na pozyskanie nowych, możemy pewnie spojrzeć w przyszłość.
Polityka cenowa w biurze rachunkowym - podsumowanie
Podsumowując, podwyżki w biurze rachunkowym są niezbędne, aby dostosować się do zmian rynkowych oraz zapewnić rozwój naszego biznesu. Właściciele powinni skoncentrować się na strategicznym planowaniu, dbając o transparentność i elastyczność w relacjach z klientami. Informowanie ich o podwyżkach powinno być starannie przemyślane oraz, o ile to możliwe, łączyć się z podkreśleniem korzyści płynących z podwyżek. Ostatecznym celem jest budowanie zaufania i trwałych relacji opartych na wzajemnym zrozumieniu i profesjonalizmie.
Polecamy:
