Ekwiwalent za urlop po długiej chorobie – jak go wyliczyć?

Ekwiwalent za urlop wypłacany jest w razie zakończenia umowy o pracę. Sposób jego wyliczenia określają przepisy. Co się dzieje w przypadku, gdy pracownik przez długi czas przebywał na zwolnieniu lekarskim – czy wpływa to na wyliczenie tego składnika? Jak ustalić ekwiwalent za urlop po długiej chorobie?

Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy

Pracownikowi wypłaca się ekwiwalent z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy w sytuacji, gdy nie wykorzystał przysługującego mu urlopu w całości lub w części. Wynika to z art. 171 Kodeksu pracy. Aby świadczenie takie zostało wypłacone, powinny być spełnione dwa warunki:

• pracownik musi posiadać niewykorzystany urlop,
• umowa musi być rozwiązana.

Co do zasady urlop wypoczynkowy powinien zostać wykorzystany w naturze, dlatego w trakcie trwania stosunku pracy pracodawca nie może wypłacić ekwiwalentu. Stanowi on swego rodzaju rekompensatę za niewykorzystany urlop wypoczynkowy i wypłaca się go w związku z zakończeniem umowy.

Jeśli w ramach współpracy z tym samym pracodawcą pracownikowi kończy się jedna umowa o pracę i zaczyna kolejna, wówczas pracownik także uzyska prawo do wypłaty ekwiwalentu. W tej sytuacji ustawodawca dopuścił jednak możliwość wspólnego uzgodnienia przez strony, iż niewykorzystany urlop będzie przysługiwał pracownikowi w czasie zatrudnienia na podstawie nowej umowy o pracę. W razie zawarcia takiego porozumienia pracodawca będzie zwolniony z obowiązku wypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 15 października 1976 roku, I PRN 71/76, pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop w dacie rozwiązania stosunku pracy. Jednakże ustawodawca nie sprecyzował, w jakim terminie należy wypłacić to świadczenie. Uznaje się, że ekwiwalent za niewykorzystany urlop powinien być wypłacony w ostatnim dniu zatrudnienia, gdyż z tym dniem pracownik nabywa do niego prawo.

W celu wyliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy stosuje się współczynnik ekwiwalentu obowiązujący w roku jego wypłacania, nawet jeżeli jest to urlop przeniesiony z roku poprzedniego. Wskaźnik ekwiwalentu zależy od łącznej liczby dni wolnych od pracy w przeciętnym pięciodniowym tygodniu pracy w danym roku kalendarzowym (niedziele, soboty i święta).

W 2024 roku współczynnik za niewykorzystany urlop wynosi 20,92 [366 – (52 niedziele + 11 dni świątecznych + 52 soboty)] : 12 = 251 : 12 = 20,92

Natomiast gdy pracownik pracuje na część etatu, wówczas wartość współczynnika ulega proporcjonalnemu obniżeniu, np:

• na 3/4 etatu wynosi: 20,92 x 3/4 = 15,69;
• na 1/2 etatu wynosi: 20,92 x 1/2 = 10,46;
• na 1/3 etatu wynosi: 20,92 x 1/3 = 6,97;
• na 1/4 etatu wynosi: 20,92 x 1/4 = 5,23.

Aby wyliczyć kwotę ekwiwalentu, należy wykonać następujące kroki:

1. Ustalić podstawę jego wymiaru. Uwzględnia się w niej przeciętne wynagrodzenie pracownika:

• określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości;
• składniki przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc;
• składniki przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc.

Wynagrodzenie stałe uwzględnia się w wysokości z miesiąca nabycia prawa do ekwiwalentu. Natomiast zmienne składniki wynagrodzenia (premie, prowizje) bierze się pod uwagę:

• za okresy nieprzekraczające miesiąca, wypłacone w ciągu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu, uwzględniane w średniej wysokości z tego okresu;
• za okresy dłuższe niż miesiąc uwzględniane są również w średniej wysokości, ale z 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu.

2. Podstawę wymiaru ekwiwalentu należy podzielić przez wskaźnik ekwiwalentu, a następnie podzielić przez dobową normę czasu pracy pracownika (zwykle 8 godzin).

3. Wynik należy wymnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.

Przykład 1.

Umowa pana Adama zakończyła się w styczniu 2024 roku. Otrzymywał on wynagrodzenie w kwocie 5 000,00 zł i pracował na pełen etat. W dniu zakończenia umowy pozostało mu 10 dni urlopu do wykorzystania (8 dni zaległego urlopu oraz 2 dni urlopu z 2024 roku). Ile wyniesie ekwiwalent?
1. Podstawa obliczenia ekwiwalentu: 5 000,00 zł.
2. Podstawę dzielimy przez współczynnik:
5 000,00 zł : 20,92 = 239,01 zł.
Wynik podzielimy przez dobową normę czasu pracy:
239,01 zł : 8 h = 29,88 zł/h.
3. Ekwiwalent za 1 godzinę urlopu pomnożymy przez liczbę godzin niewykorzystanych dni (niewykorzystany urlop – 10 dni po 8 godzin):
29,88 zł/h x 80 godzin = 2 390,40 zł – kwota ekwiwalentu, która jest podstawą do naliczenia składek na ubezpieczenie społeczne oraz zdrowotne, a także zaliczki na podatek dochodowy.

Ekwiwalent za urlop po długiej chorobie

Jeżeli pracownik w miesiącach przed zakończeniem umowy nie otrzymywał żadnego wynagrodzenia, również premii i dodatków, ponieważ chorował, należy zastosować § 11 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, poprzedzający miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc lub miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie zmienne za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, przy ustalaniu podstawy wymiaru uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi przysługiwało takie wynagrodzenie. Zasada ta dotyczy także składników należących się za okresy dłuższe niż 1 miesiąc. W przypadku choroby pracownika powinno się zatem cofnąć do okresu sprzed jej wystąpienia i ustalić miesiące, za które premia czy zmienne dodatki przysługiwały. Nie uwzględnia się natomiast tylko miesięcy w całości nieprzepracowanych.

Przykład 2.

Umowa o pracę pana Karola rozwiązana została 31 stycznia 2024 roku. Nabył on prawo do ekwiwalentu za 20 dni (160 godzin) urlopu. Otrzymuje wynagrodzenie 6 000,00 zł i ma prawo do premii motywacyjnej. W okresie poprzedzającym miesiąc rozwiązania umowy o pracę nieprzerwanie chorował od 3 września 2023 roku do końca stycznia 2024 roku. Jak ustalić ekwiwalent za urlop?

W związku z tym, że we wrześniu pracownik przepracował 2 dni, podstawę wymiaru ekwiwalentu ze składników zmiennych należy ustalić z okresu lipiec – wrzesień 2023 roku.

Pracownik w tym okresie otrzymał premie w wysokościach: w lipcu – 250,00 zł, w sierpniu – 290,00 zł, we wrześniu – 10,00 zł. Premie przysługiwały za miesiące, w których zostały wypłacone. Pan Karol przepracował cały lipiec i sierpień, a we wrześniu 2 dni. Ile wyniesie ekwiwalent?

Ekwiwalent za urlop po długiej chorobie zostanie ustalony w następujący sposób:

1. wynagrodzenie zasadnicze: 6 000,00 zł;
2. uzupełnienie premii za wrzesień 10,00 zł : 2 dni = 5,00 zł; 5,00 zł x 22 dni pracy = 110,00 zł;
3. średnia wysokość premii (250,00 zł + 290,00 zł + 110,00 zł) : 3 = 216,67 zł;
4. podstawa ekwiwalentu 6 000,00 zł + 216,67 zł = 6 216,67 zł.
5. ekwiwalent za 1 godzinę:

• 6 216,67 zł : 20,92 (współczynnik urlopowy) = 297,16 zł;
• 297,16 zł : 8 godz. = 37,15 zł.

Ekwiwalent za urlop wyniesie 37,15 zł x 160 godzin = 5 944 zł.

Podsumowując, w podstawie wymiaru ekwiwalentu za urlop należy uwzględnić premie i dodatki. Ekwiwalent za urlop po długiej chorobie trzeba wyliczyć, biorąc pod uwagę dodatkowe wynagrodzenie w wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 najbliższych miesięcy, za które składniki te przysługiwały, a zatem przypadających przed jego chorobą.