Popełniać błędy jest rzeczą ludzką. Wiedzą o tym również ustawodawcy, którzy przygotowali dla podatników możliwości skorygowania błędnie wystawionych dokumentów sprzedażowych oraz deklaracji, bez konieczności ponoszenia negatywnych konsekwencji. Możliwość taka istnieje również w przypadku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Jak przeprowadzić anulowanie paragonu zawierającego błąd?
Paragon fiskalny - jakie błędy?
Przy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych konieczne jest ewidencjonowanie każdej transakcji na kasie rejestrującej i wystawianie do niej paragonu fiskalnego. Przychody ujmuje się w KPiR na podstawie raportów okresowych - dobowych lub miesięcznych.
Błędy przy wystawianiu paragonów fiskalnych dotyczą najczęściej:
- stawek podatku od towarów i usług,
- daty ewidencji,
- kwoty sprzedaży,
- liczby towarów lub usług.
W przypadku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej najbardziej kłopotliwe i uciążliwe jest to, że transakcji zapisanej na kasie nie da się wycofać ani poprawić przy pomocy funkcji dostępnych w wykorzystywanym urządzeniu.
Anulowanie paragonu z błędem
Przedsiębiorcy często zdają pytanie czy protokół anulowania paragonu. Natomiast podatnicy ewidencjonujący sprzedaż przy pomocy kasy fiskalnej zobowiązani są prowadzić dwie ewidencje - ewidencję zwrotów i reklamacji oraz ewidencję oczywistych pomyłek. Przepisy nie określają, jak powinny one wyglądać, wskazują natomiast dane, jakie powinny się w nich znaleźć. Obie służą do korygowania sprzedaży ujętej w pamięci urządzenia rejestrującego, jednak druga z nich znajdzie zastosowanie w przypadku ww. błędów.
Aby możliwe było anulowanie paragonu konieczne jest dokonanie odpowiedniego wpisu do ewidencji pomyłek, który obejmuje:
- wartość brutto i podatek od błędnie zewidencjonowanej sprzedaży,
- krótki opis przyczyny i okoliczności błędu wraz z oryginałem paragonu.
Co więcej, do ewidencji, należy dołączyć oryginał anulowanego paragonu, a uprzednio błędnie ujętą sprzedaż należy ponownie (poprawnie) nabić na kasę fiskalną. Nie jest natomiast potrzebny odrębny protokół anulowania sprzedaży z kasy fiskalnej.
Tak prowadzona ewidencja staje się podstawą do ujęcia korekty sprzedaży w KPiR.
- Ujęcie całego przychodu wykazanego na łącznym raporcie okresowym (miesięcznym lub dobowym), wraz z błędnie zewidencjonowaną sprzedażą - kol. 7 KPiR.
- Wpisanie kwoty z błędnie wystawionego paragonu poprzedzonej znakiem “minus” w kol. 7 KPiR. W kol. 3 (numer dowodu) należy wpisać np. “EP miesiąc/rok”, a w kol. 6 (opis zdarzenia gospodarczego) - np. “Korekta sprzedaży na kasie fiskalnej miesiąc/rok”
Anulowanie paragonu - przykład
Pani Maria prowadzi bar mleczny i ewidencjonuje sprzedaż na kasie fiskalnej. 25 października 2024 roku przez przypadek nabiła sprzedaż kawy na kwotę 700 zł (zamiast 7 zł) i wydrukowała paragon do tej transakcji. Po stwierdzeniu pomyłki ponownie nabiła daną sprzedaż na kasę, tym razem poprawnie i wydrukowała nowy paragon dla klienta. W jaki sposób powinna anulować paragon z błędem?
W pierwszej kolejności powinna dokonać właściwego wpisu do ewidencji oczywistych pomyłek.
EWIDENCJA OCZYWISTYCH POMYŁEK ZA ROK 2024
DO KASY O NUMERZE EWIDENCYJNYM Kasa 1234
Miesiąc październik 2024
…........................................
(pieczęć firmowa)
LP | Data wystawienia paragonu z pomyłką | Wartość sprzedaży brutto | Wartość podatku należnego | Numer paragonu* | Opis przyczyny błędu | Podpis sprzedawcy |
1 | 25.10.2024 | 700,00 zł | 130,89 zł | DDD121212 | Błąd w czasie wprowadzania kwoty sprzedaży |
|
| RAZEM: | 700,00 zł | 130,89 zł |
|
|
|
*oryginał paragonu z pomyłką należy podpiąć pod ewidencję
Pod prowadzoną ewidencję pani Marysia podpięła oryginał anulowanego paragonu.
Na koniec miesiąca przedsiębiorca dokonuje wpisu do KPiR na podstawie miesięcznego raportu okresowego. Przez wzgląd na fakt, że w październiku opisana pomyłka była jedynym błędem w ewidencji sprzedaży na kasie, ujęcie tego zdarzenia w KPiR będzie wyglądało następująco:
Data | Nr dowodu | Opis zdarzenia gospodarczego | Sprzedaż towarów i usług | Pozostałe przychody | Razem przychód |
2 | 3 | 6 | 7 | 8 | 9 |
2024-10-31 | ŁRO 10/2024 | Sprzedaż towarów lub usług | 15 785,00 | 0,00 | 15 785,00 |
2024-10-31 | EP 10/2024 | Korekta sprzedaży na kasie fiskalnej 10/2024 | -569,11 | 0,00 | -569,11 |
Anulowanie paragonu a nowy JPK_V7
Czynni podatnicy VAT, którzy sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej ewidencjonują na kasie fiskalnej, zobowiązani są do oznaczania, raportu fiskalnego w nowym pliku JPK_V7 symbolem RO. Symbol ten, przeznaczony jest dla dokumentów zbiorczych wewnętrznych zawierających informacje o sprzedaży z kas rejestrujących.
W takim przypadku, anulowanie paragonu w nowej strukturze pliku JPK_V7 w części ewidencyjnej również musi zostać oznaczone symbolem RO.
Anulowanie paragonu w systemie wFirma.pl
Anulację paragonu na podstawie prowadzonej ewidencji oczywistych pomyłek w systemie wFirma.pl, należy zaksięgować korzystając z zakładki PRZYCHODY » INNE PRZYCHODY » DODAJ INNY PRZYCHÓD » SPRZEDAŻ w wyświetlonym oknie w polu NABYWCA należy zaznaczyć okienko BRAK KONTRAHENTA, a w polu WARTOŚĆ NETTO należy wprowadzić wartość netto paragonu poprzedzoną znakiem minus. System natomiast dokona przeliczenia stawki podatku VAT oraz wartości brutto. W polu OPIS należy wprowadzić informację, że jest to ewidencja pomyłek. Następnie w zakładce ZAAWANSOWANE jako RODZAJ SPRZEDAŻY JPK V7 należy wybrać RO, wówczas po zapisaniu, ewidencja oczywistych pomyłek zostanie oznaczona automatycznie symbolem RO w pliku JPK_V7.
