1 października 2025 roku weszły w życie przepisy wprowadzające nowe obowiązki dla przedsiębiorców. Oznaczają one istotną zmianę w obrocie opakowaniami, a dla wielu uczestników rynku mogą wydawać się skomplikowane organizacyjnie. Z perspektywy przedsiębiorców najważniejsze jest jednak to, jak prawidłowo ująć system kaucyjny w księgach rachunkowych. Kaucja, jako świadczenie zwrotne, nie wpisuje się w standardowe schematy, dlatego wymaga właściwego wyodrębnienia i zaprezentowania w ewidencji finansowej firmy.
System kaucyjny w księgach rachunkowych
Kaucja stanowi kwotę pobieraną przy sprzedaży produktu w opakowaniu objętym systemem kaucyjnym, podlegającą zwrotowi w momencie oddania opakowania.
W Ustawie z 29 września 1994 roku o rachunkowości nie określono szczegółowych zasad odnoszących się do systemu kaucyjnego. Oznacza to, że w celu prawidłowego ujęcia operacji związanych z przyjęciem, zapłatą oraz zwrotem kaucji dotyczących opakowań zwrotnych jednostka powinna oprzeć się na ogólnych zasadach rachunkowości, zapewniając ich prawidłowe ujęcie zgodnie z charakterem tych rozliczeń.
W pierwszej kolejności należy ustalić, czy przyjęta (wpłacona) kaucja spełnia definicję przychodu lub kosztu w ujęciu bilansowym. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 30 ustawy o rachunkowości przez przychody i zyski rozumie się: uprawdopodobnione powstanie w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych, o wiarygodnie określonej wartości, w formie zwiększenia wartości aktywów, albo zmniejszenia wartości zobowiązań, które doprowadzą do wzrostu kapitału własnego lub zmniejszenia jego niedoboru w inny sposób niż wniesienie środków przez udziałowców lub właścicieli.
Z kolei zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 31 tej ustawy przez koszty i straty rozumie się: uprawdopodobnione zmniejszenia w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych, o wiarygodnie określonej wartości, w formie zmniejszenia wartości aktywów, albo zwiększenia wartości zobowiązań i rezerw, które doprowadzą do zmniejszenia kapitału własnego lub zwiększenia jego niedoboru w inny sposób niż wycofanie środków przez udziałowców lub właścicieli.
W konsekwencji z punktu widzenia rachunkowości kaucja nie spełnia definicji przychodu, ponieważ jednostka nie uzyskuje trwałego przysporzenia majątkowego. Analogicznie, zapłacona kaucja nie stanowi kosztu, gdyż nie wiąże się z definitywnym uszczupleniem aktywów.
Rozliczenia w ramach systemu kaucyjnego w księgach rachunkowych, a więc przyjęcia, zapłaty oraz zwrotu kaucji dotyczącej opakowań zwrotnych, mogą być ewidencjonowane na koncie rozrachunkowym w zakresie konta 240 „Pozostałe rozrachunki”, z wyodrębnieniem odpowiedniej analityki pozwalającej na oddzielne ujęcie kaucji zapłaconych oraz pobranych.
W praktyce wykorzystuje się w tym zakresie konta o charakterze aktywno-pasywnym, a także konta pasywne przeznaczone do ujmowania zobowiązań z tytułu kaucji (wykazujących saldo Ma) oraz odrębnie konta służące do ewidencji należności z tego tytułu (wykazujące saldo Wn).
Ewidencja kaucji dotyczącej opakowań zwrotnych w księgach rachunkowych
Ewidencja kaucji dotyczących opakowań zwrotnych w systemie kaucyjnym obowiązującym w Polsce wymaga wyodrębnienia operacji związanych z kaucją oraz ich ujęcia w sposób zapewniający kontrolę nad rozliczeniami z kontrahentami.
Przykład 1.
Alfa sp. z o.o. prowadzi działalność hurtową i nabywa napoje od producenta, a następnie sprzedaje je sklepom. Zakupiła u producenta spółki akcyjnej Dionisos partię napojów w opakowaniach objętych systemem kaucyjnym (płatność przelewem). Wartość kaucji dotyczącej zakupionej partii wyniosła 1200 zł. Następnie Spółka Alfa sprzedała napoje w butelkach plastikowych objętych systemem kaucyjnym spółce z ograniczoną odpowiedzialnością Beta (płatność przelewem). Kaucja za opakowania zwrotne należna od odbiorcy wynosi 800 zł. W jaki sposób przebiega ewidencja systemu kaucyjnego w księgach rachunkowych spółki Alfa będącej hurtownią?
Zakup towarów od producenta spółki Dionisos (ujęcie kaucji):
- Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozliczenie kaucji) – 1200 zł;
- Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Zobowiązanie z tytułu kaucji – producent) – 1200 zł.
Zapłata kaucji producentowi:
- Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Zobowiązanie z tytułu kaucji – producent) – 1200 zł;
- Ma konto 130 „Rachunek bieżący” – 1200 zł.
Sprzedaż towarów sklepowi spółce Beta – powstanie należności z tytułu kaucji:
- Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Kaucja z tytułu sprzedaży towarów) – 800 zł;
- Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozliczenie kaucji) – 800 zł.
Otrzymanie kaucji od sklepu (przelew):
- Wn konto 130 „Rachunek bieżący” – 800 zł;
- Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Kaucja z tytułu sprzedaży towarów) – 800 zł.
W przedstawionej sytuacji kaucja została ujęta wyłącznie jako rozrachunek – jej pobranie oraz zapłata nie wpłynęły na przychody ani na koszty spółki Alfa.
Przykład 2.
Beta sp. z o.o. prowadzi działalność w formie sklepu detalicznego i nabywa towary od hurtownika – spółki Alfa. Spółka Beta zakupiła od spółki Alfa napoje w opakowaniach objętych systemem kaucyjnym (płatność przelewem). Wartość kaucji dotyczącej zakupionych opakowań wyniosła 800 zł. Następnie Spółka Beta sprzedała część towarów klientowi detalicznemu – osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Klient nabył napoje, za które zapłacił gotówką, a kaucja za opakowania wyniosła 12 zł. Po pewnym czasie klient zwrócił opakowania i otrzymał zwrot kaucji. W jaki sposób przebiega ewidencja systemu kaucyjnego w księgach rachunkowych spółki Beta będącej sklepem?
Zakup towaru od hurtownika spółki Alfa:
- Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozliczenie kaucji) – 800 zł;
- Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Zobowiązanie z tytułu kaucji – hurtownik) – 800 zł.
Zapłata kaucji hurtownikowi (przelew):
- Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Zobowiązanie z tytułu kaucji – hurtownik) – 800 zł;
- Ma konto 130 „Rachunek bieżący” – 800 zł.
Sprzedaż towarów klientowi – powstanie należności z tytułu kaucji:
- Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Kaucja z tytułu sprzedaży towarów) – 12 zł;
- Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozliczenie kaucji) – 12 zł.
Otrzymanie kaucji od klienta (gotówka):
- Wn konto 100 „Kasa” – 12 zł;
- Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Kaucja z tytułu sprzedaży towarów) – 12 zł.
Zwrot kaucji klientowi zdającemu puste opakowania zwrotne oraz powstanie należności od operatora:
- Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: operator) – 12 zł;
- Ma konto 100 „Kasa” – 12 zł;
Otrzymanie środków od operatora:
- Wn konto 130 „Rachunek bieżący” – 12 zł;
- Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: operator) – 12 zł.
W przedstawionej sytuacji kaucja została ujęta wyłącznie jako rozrachunek – jej pobranie, zapłata oraz zwrot nie wpłynęły na przychody ani na koszty spółki Beta.
Kaucja ma charakter zwrotny, dlatego jej pobranie, zapłata oraz zwrot nie wpływają na przychody ani na koszty jednostki. Operacje te ujmuje się w księgach rachunkowych jako rozrachunki, najczęściej z wykorzystaniem konta 240 „Pozostałe rozrachunki”, z odpowiednią analityką. Prawidłowa ewidencja wymaga wyodrębnienia kaucji oraz dostosowania zapisów do roli jednostki w obrocie, przy zachowaniu jej neutralności dla wyniku finansowego.
Polecamy:
