Ustalenie konkurencyjnej oferty to kluczowy element przetargu, jednak rażąco niska cena w przetargu może stać się powodem odrzucenia Twojej propozycji przez zamawiającego. Aby uniknąć wykluczenia, musisz wiedzieć, jak skutecznie udowodnić realność swoich kosztorysów. W poniższym artykule wyjaśniamy, jak bronić się przed zarzutem zaniżonej wyceny i jakie dowody przygotować zgodnie z przepisami, aby zabezpieczyć swoją ofertę.
Czym jest rażąco niska cena w przetargu?
Ustawa – Prawo zamówień publicznych nie zawiera definicji legalnej pojęcia „rażąco niska cena”. Nie jest to przypadek. Ustawodawca pozostawił ocenę konkretnego przypadku zamawiającemu, który powinien badać każdą ofertę z uwzględnieniem przedmiotu zamówienia, warunków jego realizacji oraz realiów rynkowych.
Przepisy nie wskazują więc jednej granicy, po której przekroczeniu cena automatycznie staje się rażąco niska. Punktem wyjścia jest ocena, czy zaoferowana cena albo jej istotne elementy składowe budzą wątpliwości co do możliwości wykonania zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w dokumentach zamówienia lub wynikającymi z obowiązujących przepisów. Jeżeli takie wątpliwości powstaną, zamawiający jest zobowiązany zażądać od wykonawcy wyjaśnień wraz z odpowiednimi dowodami dotyczącymi sposobu kalkulacji ceny.
Oznacza to, że sama niska cena nie stanowi jeszcze podstawy do odrzucenia oferty. W praktyce zamówień publicznych często zdarza się, że jeden wykonawca dysponuje własnym zapleczem technicznym, nowoczesnymi technologiami, korzystnymi umowami z dostawcami lub znacznie bardziej efektywną organizacją pracy niż konkurenci. W konsekwencji może zaoferować cenę zdecydowanie niższą od pozostałych uczestników postępowania, jednocześnie zachowując pełną rentowność przedsięwzięcia.
Dlatego procedura wyjaśniająca nie ma charakteru sankcyjnego. Jej celem jest umożliwienie wykonawcy wykazania, że przyjęta kalkulacja jest ekonomicznie uzasadniona, a realizacja zamówienia nie będzie zagrożona.
Kiedy zamawiający musi wezwać do złożenia wyjaśnień?
Najczęściej przedsiębiorcy utożsamiają procedurę rażąco niskiej ceny z przekroczeniem określonego progu procentowego. Rzeczywiście ustawa przewiduje sytuację, w której obowiązek wezwania powstaje automatycznie.
Jeżeli cena całkowita oferty jest niższa o co najmniej 30% od wartości zamówienia powiększonej o należny podatek VAT albo od średniej arytmetycznej cen wszystkich ofert niepodlegających odrzuceniu, zamawiający co do zasady ma obowiązek zwrócić się do wykonawcy o przedstawienie wyjaśnień. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy różnica wynika z okoliczności oczywistych i nie wymaga dodatkowego wyjaśniania. Ustawa przewiduje również możliwość wezwania do wyjaśnień wtedy, gdy wartość zamówienia została zaktualizowana po wszczęciu postępowania, zwłaszcza wskutek istotnych zmian cen rynkowych.
Próg 30% nie oznacza jednak, że dopiero jego osiągnięcie uzasadnia wszczęcie procedury wyjaśniającej. Zamawiający może powziąć wątpliwości także w innych przypadkach. Przykładowo może zauważyć, że cena jednego z kluczowych elementów zamówienia odbiega od poziomu rynkowego albo że wykonawca przyjął koszty pracy niewspółmierne do zakresu wymaganych czynności.
W praktyce oznacza to, że wykonawca powinien być przygotowany na konieczność szczegółowego uzasadnienia swojej kalkulacji nawet wtedy, gdy różnica cenowa nie przekracza ustawowego progu.
Jakie elementy kalkulacji rażąco niskiej ceny mogą być przedmiotem wyjaśnień?
Przepisy wskazują przykładowy katalog zagadnień, których mogą dotyczyć wyjaśnienia składane przez wykonawcę. Nie jest to katalog zamknięty, jednak dobrze pokazuje kierunek oczekiwań ustawodawcy.
Wyjaśnienia mogą odnosić się do sposobu organizacji procesu produkcyjnego, metod świadczenia usług lub prowadzenia robót budowlanych. Mogą obejmować zastosowanie rozwiązań technicznych pozwalających ograniczyć koszty realizacji, korzystne warunki zakupu materiałów albo szczególnie atrakcyjne warunki współpracy z dostawcami. Wykonawca może również wykazać oryginalność oferowanego rozwiązania albo wykorzystanie własnego potencjału technicznego, który eliminuje konieczność ponoszenia części kosztów przez podwykonawców. Ustawa przewiduje ponadto możliwość przedstawienia argumentów odnoszących się do zgodności kalkulacji z przepisami dotyczącymi minimalnego wynagrodzenia, prawa pracy, zabezpieczenia społecznego, ochrony środowiska oraz pomocy publicznej.
Szczególnie istotne znaczenie mają koszty zatrudnienia. Zamawiający nie może zaakceptować wyjaśnień opartych na założeniu, że wynagrodzenia pracowników będą niższe od obowiązujących minimów wynikających z przepisów prawa. Z tego względu wykonawca powinien wykazać nie tylko wysokość planowanych kosztów pracy, lecz także zgodność ich kalkulacji z obowiązującymi regulacjami.
W przypadku robót budowlanych oraz usług ustawodawca dodatkowo zobowiązuje zamawiającego do badania właśnie tych elementów związanych z kosztami pracy i zgodnością z przepisami prawa pracy.
Przykład 1.
Przedsiębiorca złożył ofertę na wykonanie robót budowlanych, której wartość była o ponad 30% niższa od wartości zamówienia oszacowanej przez zamawiającego. Zamawiający, realizując swój ustawowy obowiązek, wezwał wykonawcę do wykazania, że zaproponowana kwota nie jest rażąco niska i pozwoli na należytą realizację inwestycji. Jak wykonawca może skutecznie obronić swoją wycenę? W odpowiedzi na wezwanie do złożenia wyjaśnień przedsiębiorca nie ograniczył się do ogólnego zapewnienia o możliwości wykonania zamówienia, lecz przedstawił szczegółowy kosztorys, aktualne oferty dostawców materiałów, dokumenty potwierdzające posiadanie własnego sprzętu budowlanego oraz zestawienie kosztów zatrudnienia uwzględniające obowiązujące minimalne wynagrodzenie. Zamawiający uznał, że niższa cena wynika z obiektywnych czynników organizacyjnych oraz korzystnych warunków zakupu materiałów, a nie z pominięcia niezbędnych kosztów realizacji inwestycji. W rezultacie oferta nie została odrzucona z powodu rażąco niskiej ceny i mogła zostać poddana dalszej ocenie zgodnie z kryteriami określonymi w dokumentach zamówienia.
Jak przygotować wyjaśnienia jeszcze przed otrzymaniem wezwania?
Doświadczeni wykonawcy nie przygotowują uzasadnienia dopiero po otrzymaniu wezwania od zamawiającego. Już na etapie sporządzania oferty warto zgromadzić dokumentację potwierdzającą przyjęte założenia kosztowe, w szczególności kalkulacje robocizny, oferty dostawców, wyceny materiałów, analizy wykorzystania własnego sprzętu oraz dane dotyczące organizacji realizacji zamówienia. Takie podejście pozwala nie tylko na szybkie udzielenie odpowiedzi w wyznaczonym terminie, ale również zwiększa jej jakość i wiarygodność. Należy pamiętać, że zgodnie z art. 224 Prawa zamówień publicznych wykonawca powinien przedstawić nie tylko wyjaśnienia, lecz także dowody uzasadniające prawidłowość zaoferowanej ceny, a ciężar wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny, spoczywa właśnie na nim. Dobrze przygotowana dokumentacja kosztowa często przesądza o pozytywnej ocenie wyjaśnień przez zamawiającego i pozwala uniknąć odrzucenia oferty wyłącznie z powodu wątpliwości dotyczących wysokości zaproponowanej ceny.
Samo wyjaśnienie nie wystarczy – potrzebne są dowody
Najczęściej popełnianym błędem wykonawców jest przygotowanie pisma zawierającego wyłącznie ogólne zapewnienia o prawidłowości kalkulacji. W praktyce spotyka się wyjaśnienia ograniczające się do stwierdzeń, że przedsiębiorca ma wieloletnie doświadczenie, korzysta z własnego sprzętu, zatrudnia wykwalifikowaną kadrę oraz jest w stanie wykonać zamówienie za zaoferowaną cenę. Tego rodzaju argumentacja bardzo rzadko okazuje się wystarczająca.
Przepisy wyraźnie wskazują bowiem, że zamawiający może żądać nie tylko wyjaśnień, ale również złożenia dowodów dotyczących wyliczenia ceny lub kosztu. Oznacza to, że twierdzenia wykonawcy powinny zostać poparte dokumentami potwierdzającymi ich prawdziwość.
W zależności od charakteru zamówienia mogą to być kalkulacje kosztowe, zestawienia materiałowe, oferty dostawców, umowy handlowe, cenniki producentów, dokumenty potwierdzające posiadanie własnego zaplecza technicznego, analizy wydajności stosowanych technologii, harmonogramy realizacji czy zestawienia kosztów pracy.
Im bardziej szczegółowa i przejrzysta dokumentacja zostanie przedstawiona, tym większe prawdopodobieństwo przekonania zamawiającego, że zaoferowana cena rzeczywiście pozwala na prawidłową realizację zamówienia.
Warto pamiętać, że ciężar dowodu spoczywa właśnie na wykonawcy. Nie wystarczy wskazać, że zamawiający błędnie ocenia ofertę. To wykonawca powinien wykazać, że jego kosztorys jest kompletny, realistyczny i uwzględnia wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia.
Podsumowanie - rażąco niska cena w przetargu
Procedura badania rażąco niskiej ceny ma służyć ochronie prawidłowej realizacji zamówień publicznych, a nie eliminowaniu wykonawców oferujących konkurencyjne ceny. Ustawa – Prawo zamówień publicznych nakłada jednak na wykonawcę obowiązek udowodnienia, że zaoferowana cena pozwala na wykonanie zamówienia zgodnie z wymaganiami zamawiającego oraz obowiązującymi przepisami prawa. W praktyce oznacza to konieczność przygotowania nie tylko rzeczowych wyjaśnień, lecz przede wszystkim wiarygodnych dowodów potwierdzających sposób kalkulacji kosztów. Odpowiednio udokumentowane wyjaśnienia mogą przesądzić o utrzymaniu oferty w postępowaniu, natomiast lakoniczna odpowiedź lub brak przekonujących dokumentów może skutkować odrzuceniem oferty jako zawierającej rażąco niską cenę. Dlatego już na etapie sporządzania oferty warto przygotować pełną dokumentację kosztową, która w razie wezwania umożliwi szybkie i skuteczne wykazanie realności przedstawionego kosztorysu.
Polecamy:
