Poradnik Przedsiębiorcy

Czym są podmiotowe środki dowodowe w zamówieniach publicznych?

Od 1 stycznia 2021 roku obowiązuje nowa ustawa – Prawo zamówień publicznych, która przewiduje możliwość żądania przez zamawiającego od wykonawcy tzw. podmiotowych środków dowodowych. Czym są podmiotowe środki dowodowe i przedstawienia jakich środków dowodowych może żądać zamawiający? Dowiesz się z poniższego artykułu!

Podmiotowe środki dowodowe – definicja

Zgodnie z ustawą – Prawo zamówień publicznych podmiotowe środki dowodowe to środki służące potwierdzeniu braku podstaw wykluczenia, spełniania warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, z wyjątkiem oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy.

W postępowaniu o udzielenie zamówienia zamawiający:

  • obowiązkowo żąda podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia;

  • fakultatywnie może żądać podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji.

Obowiązkowe oświadczenie wykonawcy a podmiotowe środki dowodowe 

Do wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo do oferty wykonawca dołącza oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, w zakresie wskazanym przez zamawiającego.

Oświadczenie składa się na formularzu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia sporządzonym zgodnie ze wzorem standardowego formularza określonego w rozporządzeniu wykonawczym Komisji (UE) 2016/7 z 5 stycznia 2016 roku, ustanawiającym standardowy formularz jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia.

Powyższe oświadczenie stanowi dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia, spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, odpowiednio na dzień składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo ofert, tymczasowo zastępujący wymagane przez zamawiającego podmiotowe środki dowodowe.

Wykonawca obowiązkowo składa szereg oświadczeń odnoszących się m.in. do podstaw wykluczenia i warunków udziału w przetargu. Oświadczenia składane są na formularzu urzędowym – tzw. JEDZ. Na wstępnym etapie postępowania na ogół nie jest wymagane przedstawienie dalszych podmiotowych środków dowodowych na wykazanie okoliczności, co do których wykonawca składa oświadczenie.

W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców oświadczenie składa każdy z nich. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji.

Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia dodatkowo także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby.

Wezwanie do złożenia podmiotowych środków dowodowych

Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wzywa wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych. 

Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia odpowiedniego przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia, zamawiający może na każdym etapie postępowania, w tym na etapie składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub niezwłocznie po ich złożeniu, wezwać wykonawców do złożenia wszystkich lub niektórych podmiotowych środków dowodowych aktualnych na dzień ich złożenia.

W przypadku, gdy zachodzą uzasadnione podstawy do uznania, że złożone uprzednio podmiotowe środki dowodowe nie są już aktualne, zamawiający może w każdym czasie wezwać wykonawcę lub wykonawców do złożenia wszystkich lub niektórych podmiotowych środków dowodowych aktualnych na dzień ich złożenia.

Kiedy wezwanie wykonawcy do przedstawienia dowodów nie jest dopuszczalne?

Zamawiający nie wzywa do złożenia podmiotowych środków dowodowych, jeżeli:

  • może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych, o ile wykonawca wskazał w jednolitym dokumencie dane umożliwiające dostęp do tych środków;

  • podmiotowym środkiem dowodowym jest samo oświadczenie wykonawcy.

Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia podmiotowych środków dowodowych, które zamawiający posiada, jeżeli wskaże te środki oraz potwierdzi ich prawidłowość i aktualność.

Kiedy możliwe jest wezwanie do poprawienia lub uzupełnienia środków dowodowych?

Jeżeli wykonawca nie złożył oświadczenia, podmiotowych środków dowodowych lub innych dokumentów składanych w postępowaniu lub są one niekompletne lub zawierają błędy, zamawiający wzywa go odpowiednio do ich złożenia, poprawienia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba że:

  • wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo oferta wykonawcy podlegają odrzuceniu bez względu na ich złożenie, uzupełnienie lub poprawienie, lub

  • zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.

Złożenie, uzupełnienie lub poprawienie oświadczenia lub podmiotowych środków dowodowych nie może służyć potwierdzeniu spełniania kryteriów selekcji.

Zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści oświadczenia lub złożonych podmiotowych środków dowodowych lub innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu.

Jeżeli złożone przez wykonawcę oświadczenie lub podmiotowe środki dowodowe budzą wątpliwości zamawiającego, może on zwrócić się bezpośrednio do podmiotu, który jest w posiadaniu informacji lub dokumentów istotnych w tym zakresie dla oceny spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu, kryteriów selekcji lub braku podstaw wykluczenia, o przedstawienie takich informacji lub dokumentów.