W ustawie Prawo zamówień publicznych przewidziano mechanizmy kontroli zamówienia publicznego w celu zapewnienia uczciwości, przejrzystości i zgodności z obowiązującymi przepisami. Kontrola jest ważnym elementem procesu udzielania zamówień publicznych i ma na celu zapobieganie nadużyciom oraz zapewnienie efektywnego wykorzystania środków publicznych. Sprawdź, co warto wiedzieć i jak przebiega kontrola udzielania zamówień publicznych.
Współpraca między organami kontroli
Organy kontroli, w związku z przeprowadzaną kontrolą, współpracują ze sobą, wymieniając informacje o przeprowadzonych kontrolach i ich wynikach.
W przypadku powzięcia przez organ informacji o przeprowadzonej wcześniej kontroli danego zamówienia przez inny organ kontroli organ ten:
- zwraca się z wnioskiem o udostępnienie informacji o jej wyniku, w tym dokumentu kończącego kontrolę, do organu, który tę kontrolę przeprowadził, chyba że uzyskał tę informację w inny sposób;
- uwzględnia wyniki przeprowadzonej wcześniej kontroli innego organu kontroli.
Organ kontroli udostępnia informację, o której wyżej mowa, niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku o jej udostępnienie.
Zamawiający niezwłocznie po wszczęciu kontroli informuje organ o przeprowadzonej wcześniej kontroli danego zamówienia przez inny organ i udostępnia jej wyniki.
Organy kontroli planują i przeprowadzają kontrolę po uprzednim dokonaniu analizy prawdopodobieństwa naruszenia prawa w ramach udzielania zamówienia. Analiza obejmuje identyfikację obszarów podmiotowych i przedmiotowych, w których ryzyko naruszenia prawa jest największe. Sposób przeprowadzenia analizy określa organ kontroli lub organ nad nim nadrzędny. Analizy nie przeprowadza się w przypadku kontroli wszczynanej na wniosek.
Kontrola na podstawie kwestionariusza
Organ kontroli określa wzór kwestionariusza kontroli zawierający szczegółowy opis zagadnień, które podlegają sprawdzeniu w toku kontroli, zakres dokumentów, których organ może żądać od zamawiającego w toku kontroli, oraz miejsce na przedstawienie przez zamawiającego informacji o przeprowadzonej kontroli udzielenia zamówienia p przez Prezesa Urzędu lub inny organ.
Organ kontroli przekazuje zamawiającemu, który ma być kontrolowany, kwestionariusz kontroli lub informację o miejscu udostępnienia kwestionariusza wraz z zawiadomieniem o wszczęciu kontroli, o ile takie zawiadomienie jest przekazywane.
W toku kontroli organ nie może wykraczać poza opis zagadnień zawarty w kwestionariuszu.
Kontrola Prezesa UZP
Prezes urzędu przeprowadza kontrolę w zakresie zgodności z przepisami ustawy działań lub zaniechań zamawiającego.
Kontrolę przeprowadza się w siedzibie urzędu, z tym że kontrolę dotyczącą dokumentów zawierających informację niejawną, której nadano klauzulę „tajne” albo „ściśle tajne”, można przeprowadzić w siedzibie zamawiającego.
Prowadząc kontrolę, prezes urzędu może:
- żądać od kierownika zamawiającego niezwłocznego przekazania kopii dokumentów związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez kierownika zamawiającego, w formie pisemnej albo w formie elektronicznej;
- żądać od kierownika zamawiającego, od pracowników zamawiającego oraz innych podmiotów udzielenia, w terminie przez niego wyznaczonym, wyjaśnień w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli, w formie pisemnej albo w formie elektronicznej;
- zasięgnąć opinii biegłego, jeżeli ustalenie lub ocena stanu faktycznego sprawy lub dokonanie innych czynności kontrolnych wymaga wiadomości specjalnych.
Kontrola doraźna
Prezes urzędu może wszcząć, z urzędu lub na wniosek, kontrolę doraźną w przypadku uzasadnionego przypuszczenia, że doszło do naruszenia przepisów ustawy, które mogło mieć wpływ na wynik postępowania lub konkurs albo zawarto lub zmieniono umowę lub umowę ramową z naruszeniem przepisów ustawy.
Przykład 1.
Czy kontrola doraźna może objąć również inne naruszenia niż objęte wnioskiem o kontrolę?
Kontrola doraźna wszczęta na wniosek prowadzona jest wyłącznie w zakresie zarzutów wynikających z informacji zawartych we wniosku o wszczęcie kontroli. W przypadku ujawnienia, że doszło do innego naruszenia przepisów ustawy niewskazanego we wniosku o wszczęcie kontroli, które mogło mieć wpływ na wynik postępowania lub konkursu albo zawarcia lub zmiany umowy lub umowy ramowej z naruszeniem przepisów ustawy, prezes urzędu może rozszerzyć zakres kontroli.
Wszczęcie kontroli doraźnej może nastąpić nie później niż w terminie 4 lat od dnia udzielenia zamówienia publicznego lub unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia.
Prezes urzędu informuje zamawiającego, a w przypadku kontroli wszczynanej na wniosek, wnioskodawcę oraz zamawiającego, o wszczęciu kontroli doraźnej.
Postępowanie wyjaśniające stanowi wstępny etap kontroli doraźnej i ma na celu ustalenie, czy zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że doszło do naruszenia przepisów ustawy, które mogło mieć wpływ na wynik postępowania lub konkursu, albo zawarto lub zmieniono umowę lub umowę ramową z naruszeniem przepisów ustawy. Postępowanie wyjaśniające musi zostać zakończone bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 6 miesięcy od dnia wszczęcia kontroli doraźnej.
Prezes urzędu rozpatruje zastrzeżenia w terminie 15 dni od dnia ich otrzymania. W przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń prezes urzędu przekazuje zastrzeżenia do zaopiniowania przez Izbę. Izba wyraża, w formie uchwały, opinię w sprawie zastrzeżeń w terminie 15 dni od dnia ich otrzymania.
Kontrola uprzednia, a zamówienia publicznego
Prezes urzędu przeprowadza kontrolę udzielanych zamówień przed zawarciem umowy (kontrola uprzednia) współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej, jeżeli wartość zamówienia publicznego dla:
- robót budowlanych – jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 20 000 000 euro;
- dostaw lub usług – jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 10 000 000 euro.
Wszczęciem kontroli uprzedniej jest doręczenie prezesowi urzędu kopii dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia w celu przeprowadzenia kontroli uprzedniej.
Na wniosek instytucji zarządzającej prezes urzędu może odstąpić od przeprowadzenia kontroli uprzedniej, jeżeli w ocenie tej instytucji postępowanie zostało przeprowadzone w sposób zgodny z przepisami ustawy. Informację o odstąpieniu od kontroli uprzedniej prezes urzędu przekazuje niezwłocznie zamawiającemu i wnioskodawcy.
W przypadku zamówień o wartości równej lub przekraczającej progi unijne, które obejmują aspekty związane z innowacyjnością lub których przedmiotem jest produkt innowacyjny, prezes urzędu może przeprowadzić kontrolę uprzednią dokumentów zamówienia publicznego na wniosek zamawiającego.
Zamawiający niezwłocznie po wydaniu przez Izbę wyroku lub postanowienia kończącego postępowanie odwoławcze dotyczących wyboru najkorzystniejszej oferty albo po upływie terminu do wniesienia odwołania, a przed zawarciem umowy, przekazuje prezesowi urzędu, w formie pisemnej, kopię dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez kierownika zamawiającego własnoręcznym podpisem albo w formie elektronicznej w celu przeprowadzenia kontroli uprzedniej.
Zakończeniem kontroli uprzedniej jest doręczenie zamawiającemu informacji o wyniku kontroli uprzedniej, zawierającej w szczególności:
- określenie postępowania, które było przedmiotem kontroli uprzedniej;
- informację o stwierdzeniu naruszeń lub ich braku;
- zalecenia pokontrolne, jeżeli w toku kontroli uprzedniej stwierdzono, że jest zasadne unieważnienie postępowania lub usunięcie stwierdzonych naruszeń.
