Polski rynek zamówień publicznych osiągnął w 2025 roku rekordową wartość 595,3 mld zł - jak wynika ze sprawozdania Prezesa UZP, sektor publiczny wydaje w przetargach ponad 1,6 mld zł dziennie. Konkurencja o te pieniądze jest przy tym zaskakująco mała: na jedno postępowanie przypada średnio niecałe trzy oferty, a w dużych zamówieniach unijnych ponad połowa postępowań kończy się złożeniem tylko jednej. Ten paradoks postanowiła wykorzystać Mimira - polski startup GovTech, który zebrał ponad 4 mln zł w rundzie pre-seed prowadzonej przez brytyjski fundusz Elder Gull, wspieranej m.in. przez Pawła Ossowskiego, prezesa Zarys International.
Mimira to platforma przetargowa i aplikacja do przetargów AI, która przejmuje od wykonawcy niemal całą formalną stronę udziału w zamówieniach publicznych. W przeciwieństwie do klasycznych wyszukiwarek nie kończy pracy na liście ogłoszeń: prowadzi monitoring przetargów z kilkunastu tysięcy źródeł, analizuje dokumentację, szacuje wartość zamówienia na bazie ponad 2 mln historycznych postępowań i automatycznie przygotowuje komplet dokumentów, które przed wysyłką sprawdza ekspert od zamówień publicznych. Obietnica marki jest prosta: więcej ofert, zero formalności, wygrane przetargi.
Fot. Mikołaj Grelewicz (z lewej) - inżynier i finansista po studiach na UCL i Oksfordzie oraz Maciej Kensicki (z prawej) - manager po prawie na UW i w Heidelbergu oraz MBA na Hult Business School wspólnie tworzą zaawansowaną aplikację AI do przetargów - Mimira.
Mimira w skrócie: nie wyszukiwarka, lecz wsparcie w całym procesie
Mimira powstała po to, aby obniżyć próg wejścia na rynek zamówień publicznych. Łączy sztuczną inteligencję z pracą ekspertów: platforma znajduje i analizuje postępowania oraz przygotowuje dokumentację przetargową, a człowiek weryfikuje ją przed przekazaniem klientowi. Wykonawca podejmuje wyłącznie decyzje biznesowe - czy startować, za ile i jak zrealizować kontrakt - zamiast przedzierać się przez formalności. Efekt? Według danych firmy klienci Mimiry składają 3-4 razy więcej ofert, poświęcając na proces przetargowy o 90-95% mniej czasu.
Rynek wart 595 mld zł, na którym brakuje… konkurencji
Skala rynku robi wrażenie. Według sprawozdania Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych wartość umów zawartych w 2025 r. w reżimie Prawa zamówień publicznych wyniosła rekordowe 350,2 mld zł - to blisko 9% polskiego PKB - a cały rynek, łącznie z zamówieniami wyłączonymi z ustawy, przekroczył 595 mld zł. W samym Biuletynie Zamówień Publicznych opublikowano w 2025 r. 142 424 ogłoszenia o zamówieniu (o ok. 10% więcej niż rok wcześniej), do czego dochodzą jeszcze większe, unijne postępowania z bazy TED. Instytucje publiczne kupują niemal wszystko: od materiałów biurowych, cateringu i szkoleń, przez sprzęt medyczny, laboratoryjny i IT, po projekty architektoniczne oraz roboty budowlane i ziemne. Najpopularniejsze przetargi mieszczą się w kategoriach branż budownictwo i infrastruktura oraz IT, oprogramowanie i telekomunikacja.
Najciekawsze jest jednak to, jak niewielu chętnych sięga po te pieniądze. W 2025 r. na jedno postępowanie przypadało średnio zaledwie 2,92 oferty. W zamówieniach krajowych tylko jedna oferta wpłynęła w 34% postępowań (w dostawach - w 43%), a w dużych zamówieniach unijnych aż w 53,6% - zamawiający częściej wybierał więc „z jednego” niż spośród kilku wykonawców. Analizy historyczne ponad 2,3 mln postępowań pokazują, że w niektórych branżach zjawisko jest jeszcze silniejsze: pojedyncza oferta pada w ok. 70% przetargów na sprzęt medyczny i ok. 66% przetargów na usługi IT. Dla wykonawcy to nie wada rynku, lecz zaproszenie: często wystarczy złożyć poprawną formalnie ofertę, aby realnie walczyć o kontrakt.
Dlaczego więc firmy nie startują? Zwykle zatrzymują je trzy bariery. Pierwsza to rozproszenie ogłoszeń: 142 tys. ogłoszeń rocznie w samym BZP oznacza średnio ok. 390 nowych postępowań dziennie, publikowanych w dziesiątkach portali i biuletynów. Druga to czasochłonna analiza setek stron wymagań, kryteriów i terminów. Trzecia to błędy formalne: w 2025 r. zamawiający odrzucali oferty w ok. 29% postępowań krajowych (rok wcześniej w 23%), a sam UZP wskazuje na rosnącą złożoność dokumentacji przetargowej. Mimira została zaprojektowana dokładnie pod te trzy problemy.
Jak działa Mimira? Skrzynka odbiorcza zamiast godzin na portalach
Praca z Mimirą zaczyna się od profilu firmy. System analizuje stronę internetową, dane rejestrowe z KRS lub CEIDG oraz materiały przekazane przez klienta, a następnie prowadzi codzienny monitoring przetargów z kilkunastu tysięcy źródeł. Efekt trafia do skrzynki odbiorczej: zamiast setek przypadkowych ogłoszeń dziennie użytkownik dostaje krótką listę rekomendowanych przetargów, z których każdy ma uzasadnienie, dlaczego pasuje do działalności firmy.
W praktyce przegląd rynku - zajęcie, które w tradycyjnym modelu potrafi pochłaniać godziny dziennie - skraca się do kilkunastu minut nad poranną kawą. Użytkownik akceptuje interesujące postępowania i odrzuca niedopasowane, podając krótki powód, a model uczy się tych decyzji i z każdym tygodniem rekomenduje trafniej.
To także główna różnica względem klasycznych baz przetargów. Tam wyszukiwanie opiera się na słowach kluczowych, więc użytkownik dostaje dużo wyników wymagających ręcznej selekcji. Mimira analizuje nie tylko przedmiot zamówienia, ale też warunki udziału, wymagane referencje, certyfikaty i potencjalne powody odrzucenia - pokazuje mniej wyników, ale takich, w których firma ma realne szanse.
W skrzynce odbiorczej Mimira zobaczysz listę aktualnych przetargów dopasowanych do wybranego profilu wyszukiwania. Każdy profil wyszukiwania ma oddzielną skrzynkę.
Kluczowe funkcjonalności: jak wygląda proces bez Mimiry i z nią
Każda funkcja platformy odpowiada na konkretną, mierzalną bolączkę procesu przetargowego:
- Wyszukiwanie przetargów. Bez narzędzi: ok. 390 nowych ogłoszeń dziennie w samym BZP, rozproszonych po dziesiątkach portali. Z Mimirą: kilka trafnych rekomendacji dziennie w jednej skrzynce, z uzasadnieniem dopasowania.
- Monitoring zmian. W 2025 r. zamawiający opublikowali w BZP ponad 67 tys. ogłoszeń o zmianie ogłoszenia - statystycznie modyfikowane jest niemal co drugie postępowanie. Mimira codziennie wykrywa zmiany i dostarcza ich streszczenie, zanim nieaktualny załącznik stanie się problemem.
- Analiza dokumentacji. Od publikacji ogłoszenia do udzielenia zamówienia mija średnio 50 dni w postępowaniach krajowych i 63 dni w unijnych - a znaczną część tego okna wykonawca traci na lekturę SWZ. Mimira skraca analizę do minut: przejrzyste podsumowanie plus chatbot, który odpowiada na pytania i wskazuje źródło w dokumentach.
- Przygotowanie dokumentów. Oferty odrzucane są w ok. 29% postępowań krajowych, często z powodów czysto formalnych. W Mimirze dokumenty wypełnia AI, a przed przekazaniem klientowi sprawdza je ekspert od zamówień publicznych.
- Szacunkowe wyceny AI. Zamiast wielogodzinnego researchu - porównanie z bazą ponad 2 mln historycznych postępowań i rozbicie kosztów w kilka minut.
- Efekt łączny. Według danych firmy: 3-4 razy więcej składanych ofert przy 90-95% mniej czasu poświęcanego na proces.
Baza przetargów z kilkunastu tysięcy źródeł
Mimira agreguje ogłoszenia m.in. z e-Zamówień, unijnego TED, największych platform zakupowych, Bazy Konkurencyjności oraz setek Biuletynów Informacji Publicznej. Rozproszone informacje - dokumenty, odpowiedzi na pytania, aktualizacje - są zebrane w jednym, spójnym widoku postępowania. Dla wykonawcy oznacza to koniec ręcznego sprawdzania wielu portali i pełną kontrolę nad terminami.
Mimira analizuje rynek przetargów w Polsce.
Codzienna aktualizacja danych i wykrywanie zmian
Przetarg rzadko wygląda tak samo w dniu publikacji i w dniu składania ofert: zamawiający dodają załączniki, publikują odpowiedzi na pytania, przesuwają terminy. Skalę zjawiska dobrze pokazują dane UZP - ponad 67 tys. ogłoszeń o zmianie ogłoszenia w jednym roku. Mimira codziennie odświeża dane, a streszczenie każdej zmiany trafia prosto do skrzynki odbiorczej, bo ofertę przygotowuje się zawsze na podstawie aktualnej dokumentacji przetargowej.
Analiza przetargów: szybka decyzja, czy warto startować
Zanim firma zainwestuje czas w ofertę, musi zrozumieć, czego dotyczy zamówienie, jakie są warunki udziału, dokumenty, wadium, terminy i kryteria oceny. Mimira porządkuje te informacje w przejrzystym podsumowaniu, które zastępuje lekturę setek stron SWZ i załączników. Analiza obejmuje też warunki finansowe kontraktu - terminy płatności, zaliczki i kary umowne - czyli zapisy, które decydują o rzeczywistej opłacalności, a które łatwo przeoczyć.
Dedykowane kryteria analizy ofert
Firmy o specyficznych wymaganiach mogą definiować własne pytania i kryteria, które system sprawdza automatycznie przy każdym przetargu - na przykład czy wymagane jest doświadczenie w projektach powyżej określonej wartości, konkretny certyfikat albo czy w umowie występują kary umowne przekraczające przyjęty próg. Po zmianie kryteriów Mimira potrafi ponownie przeanalizować postępowania już obecne w skrzynce.
Chatbot z kontekstem dokumentacji
Dokumentacja przetargowa bywa obszerna i pisana językiem, który wymaga prawniczej wprawy. Dlatego Mimira oferuje asystenta AI, któremu można zadać pytanie o konkretne postępowanie. Chatbot odpowiada wyłącznie na podstawie dokumentów danego przetargu i zawsze wskazuje fragment, z którego pochodzi informacja - użytkownik może więc zweryfikować źródło, zamiast ufać odpowiedzi w ciemno.
Aplikacja Mimira wyposażona jest w asystenta AI.
Automatyczne wypełnianie dokumentacji przetargowej
Największą oszczędność czasu Mimira daje na etapie przygotowania dokumentów. Tradycyjnie wykonawca ręcznie przepisuje dane rejestrowe, uzupełnia formularze, przygotowuje oświadczenia i pilnuje zgodności każdego pliku z wymaganiami zamawiającego. Stawka jest wysoka: skoro oferty odrzucane są w blisko co trzecim postępowaniu krajowym, każdy błąd formalny to realnie stracony kontrakt. Mimira automatyzuje tę pracę, ale nie zostawia jej bez ludzkiej kontroli - każdy pakiet dokumentów przechodzi przez ręce eksperta od zamówień publicznych. Proces wygląda następująco:
- AI przygotowuje formularze i załączniki na podstawie danych firmy oraz dokumentacji postępowania - w tym pliki Word i Excel.
- Ekspert Mimiry weryfikuje dokumenty, aby ograniczyć ryzyko błędów formalnych.
- Klient otrzymuje gotowy pakiet z jasno oznaczonymi polami do sprawdzenia lub uzupełnienia.
- Klient podpisuje i składa ofertę na właściwej platformie - finalna cena i decyzja zawsze należą do niego.
Szacunkowe wyceny AI na bazie ponad 2 mln historycznych postępowań
Osobnym modułem są szacunkowe wyceny AI. System porównuje dokumentację przetargu z bazą ponad 2 mln historycznych postępowań oraz danymi rynkowymi, a następnie w kilka minut generuje orientacyjną wartość zamówienia wraz z rozbiciem kosztów na poszczególne elementy. To cenny punkt odniesienia na starcie - szczególnie gdy trzeba szybko ocenić skalę kontraktu przed rozmową zespołu sprzedaży z działem realizacji. Wycena nie zastępuje decyzji wykonawcy: tylko firma zna swoje koszty, logistykę i marżę, więc ostateczna cena zawsze pozostaje w jej rękach.
Dla kogo jest Mimira?
Rynek zamówień publicznych jest w Polsce wyjątkowo przyjazny mniejszym firmom: według UZP w postępowaniach krajowych aż 87% ofert składają wykonawcy z sektora MŚP i to oni wygrywają ok. 65% zamówień. Z Mimiry korzystają więc zarówno jednoosobowe działalności, jak i średnie firmy oraz przedsiębiorstwa z rozbudowanymi zespołami przetargowymi. Największą wartość platforma daje tam, gdzie firma ma dobry produkt, usługę lub zespół, ale traci zbyt dużo czasu na administrację - i tam, gdzie chce składać oferty regularnie, a nie od święta. Dobrze sprawdza się w branżach z powtarzalną dokumentacją: u dostawców sprzętu medycznego, laboratoryjnego, IT i biurowego, w firmach projektowych, architektonicznych, inżynieryjnych i BIM, u firm szkoleniowych, przedsiębiorstw środowiskowych oraz wykonawców robót budowlanych i ziemnych. Im więcej postępowań firma analizuje, tym więcej zyskuje na automatyzacji.
Platforma w praktyce: skrzynka, statusy i kalendarz
Cała praca nad przetargami odbywa się w jednym panelu. Postępowania przechodzą przez czytelne statusy - od rekomendacji w skrzynce, przez dopasowane przetargi i dokumentację w przygotowaniu, po dokumentację gotową i wysłaną - dzięki czemu zespół nie szuka informacji w mailach, folderach i arkuszach. Kalendarz wydarzeń z widokiem miesięcznym, tygodniowym i harmonogramem pilnuje terminów składania ofert, terminów zadawania pytań oraz własnych przypomnień. W przetargach terminowość to warunek podstawowy: oferta złożona minutę po czasie po prostu nie istnieje.
Mimira organizuje harmonogram zarządzania procesem udziału w przetargach.
Co otrzymuje klient przy przygotowaniu oferty?
Gdy dokumenty do konkretnego postępowania są gotowe, klient dostaje uporządkowany pakiet, który pozwala domknąć ostatni etap bez zgadywania:
- Termin składania ofert- wyraźnie wskazany, aby uniknąć spóźnień.
- Link do postępowania- miejsce, w którym składa się ofertę.
- Zestaw dokumentów- wypełnione formularze, załączniki i oświadczenia.
- Listę rzeczy do weryfikacji- pola, które klient musi sprawdzić lub uzupełnić.
- Instrukcję dotyczącą wadium- jak zadbać o terminowe wniesienie, jeśli jest wymagane.
- Instrukcję złożenia oferty- gdzie, jak podpisać i jak wysłać.
Jakie efekty daje korzystanie z Mimiry?
Efekty najlepiej widać w liczbach. Według danych firmy klienci Mimiry składają 3-4 razy więcej ofert niż przed wdrożeniem platformy, a czas poświęcany na proces przetargowy spada o 90-95%. Wynik konkretnej firmy zależy oczywiście od branży, konkurencji, ceny i spełnienia warunków udziału - ale sama arytmetyka rynku działa na korzyść aktywnych: skoro na postępowanie przypada średnio 2,92 oferty, każda dodatkowa, poprawnie złożona oferta istotnie zwiększa szanse na kontrakt. Udział w przetargach przestaje być jednorazowym zrywem, a staje się powtarzalnym procesem sprzedażowym.
Mimira jako „wirtualna kancelaria” dla wykonawców
Większość narzędzi na rynku zatrzymuje się na wyszukiwaniu ogłoszeń lub analizie dokumentów. Mimira łączy identyfikację szans, analizę, automatyzację dokumentów, wyceny AI i ekspercką weryfikację - działa więc jak wirtualna kancelaria przetargowa, tyle że wsparta technologią i dostępna od pierwszej złożonej oferty. Rozwój platformy przyspieszyła runda pre-seed o wartości ponad 4 mln zł, prowadzona przez brytyjski fundusz Elder Gull. Środki finansują rozwój technologii, powiększenie zespołu i ekspansję na wybrane rynki europejskie - automatyzacja zamówień publicznych staje się jednym z najciekawszych zastosowań AI w regulowanych procesach biznesowych.
Podsumowanie: więcej ofert, mniej formalności, większa szansa na wygrane
Mimira to platforma przetargowa AI dla wykonawców, którzy chcą skutecznie zdobywać zamówienia publiczne: inteligentne wyszukiwanie i baza przetargów z kilkunastu tysięcy źródeł, monitoring zmian, analiza dokumentacji, chatbot z kontekstem, wyceny oparte na ponad 2 mln historycznych postępowań oraz automatyczne przygotowanie dokumentów z weryfikacją eksperta. Klient podejmuje kluczowe decyzje - ustala cenę, podpisuje i składa ofertę - ale nie dźwiga już całej biurokracji.
Jeżeli Twoja firma omijała dotąd przetargi, bo wydawały się zbyt czasochłonne, pamiętaj: na rynku wartym 595 mld zł rocznie co trzecie postępowanie krajowe kończy się jedną ofertą. Wystarczy kilka minut, aby sprawdzić, jakie postępowania czekają w Twojej branży - i przekonać się, jak wygląda udział w przetargach wspierany przez AI.
Artykuł sponsorowany
