Zasady obowiązujące w zamówieniach publicznych - jakie one są?

Niniejszy artykuł ma na celu przybliżenie czytelnikom instytucji zamówień publicznych, czym one są, jaka jest ich podstawa prawna, gdzie są uregulowane. Zasady obowiązujące w zamówieniach publicznych są opisane w wielu artykułach, ale nie zawsze są przedstawione w sposób zrozumiały. Ten artykuł ma na celu zrozumiałe wyjaśnienie, czym one są.

Podstawa prawna, definicja zamówień publicznych

Zamówienia publiczne są uregulowane w Ustawie z dnia 11 września 2019 roku – Prawo zamówień publicznych.

Zamówienia publiczne to element finansów publicznych – skierowane są bowiem do podmiotów, które wydatkują pieniądze publiczne. Dotyczą zatem zarówno administracji rządowej, jak i samorządowej – województw, powiatów i gmin.

Jeżeli te instytucje planują więc nabycie towarów lub usług, są określane jako zamawiający.

Zamówieniem publicznym jest zatem odpłatna umowa zawierana pomiędzy zamawiającym a wykonawcą, czyli podmiotem, który oferuje roboty budowlane, usługi, dostawy.

System zamówień publicznych określa, w jaki sposób podmioty publiczne mogą dokonywać zakupów dóbr i usług.

Przepisy tej ustawy stosuje się do zamówień i konkursów, których wartość jest równa lub przekracza 130 000 zł (bez podatku VAT).

Wykonawcą, który zawrze umowę w ramach zamówień publicznych, mogą być:

1. osoby fizyczne,
2. osoby prawne,
3. jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej (na przykład spółki jawne),

– a każda z nich musi oferować na rynku wykonanie robót budowlanych lub obiektu budowlanego, dostawę produktów lub świadczenie usług bądź ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego.

Aby zatem szkoła mogła nabyć krzesełka i biurka dla uczniów, konieczne jest przeprowadzenie zamówienia publicznego – dyrektor szkoły nie może po prostu pójść do sklepu meblowego czy zamówić ich przez internet – w tym celu trzeba bowiem wdrożyć procedurę zamówienia publicznego.

Zasady obowiązujące w zamówieniach publicznych

Do podstawowych zasad udzielania zamówień publicznych należą:

• zasada legalizmu: Proces udzielania zamówień publicznych powinien być zgodny z przepisami prawa;
• zasada uczciwej konkurencji: Celem jest takie prowadzenie postępowania, aby było ono zgodne z przepisami prawa, dobrymi obyczajami, interesem innych przedsiębiorców lub klientów, zapewniające dostęp do zamówienia wielu wykonawcom, a także ograniczające wykorzystywanie pozycji monopolistycznej przez inne podmioty;
• zasada proporcjonalności: Dotyczy ona tego, aby zamawiający dobierał wymogi dla wykonawców do zakresu i rodzaju zamówienia, aby nie zniechęcić potencjalnych zainteresowanych, a także, aby nie komplikować go, nie tworzyć kryteriów i wymagań, które będą w danym przypadku nieuzasadnione;
• zasada równości: Nie można ani dyskryminować, ani faworyzować żadnego z wykonawców, którzy przystępują do postępowania o udzielenie zamówienia. Każdy powinien być traktowany na równych prawach, stawiane wymagania powinny być jasne, znane w chwili przygotowywania ofert – aby nie zmieniać też reguł i wymagań już w trakcie postępowania zamówieniowego;
• zasada bezstronności i obiektywizmu: Ta zasada nakłada zakaz uczestniczenia w postępowaniu osób związanych z wykonawcą – rodziny, partnerów;
• zasada efektywności: Jako że w toku zamówień publicznych wydatkowane są środki publiczne, istotne jest, by, kolokwialnie, nie przepłacać za usługi, dostawy czy roboty budowlane. Wybierana przez zamawiającego oferta powinna być najkorzystniejsza ekonomicznie. Musi to uwzględniać nie tylko aspekt kwotowy, lecz także aspekty jakościowe, środowiskowe, społeczne, które są związane z przedsięwzięciem;
• zasada jawności: Informacje oraz dokumenty z postępowania powinny być powszechnie dostępne – zazwyczaj na stronach internetowych związanych z podmiotem publicznym, który ogłasza zamówienie. Oczywiście w konkretnych sytuacjach zasadę jawności można wyłączyć, głównie ze względów bezpieczeństwa, na przykład przy zamówieniach wojskowych;
• zasada przejrzystości: Jej esencją jest to, aby postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego zawierało jasne reguły, by istniały środki, które będą służyły do weryfikacji prawidłowości stosowania reguł oraz wcześniej ustalone kryteria, na podstawie których zamawiający podejmuje czynności – nie jest bowiem zasadne i zgodne z tą zasadą zmienianie reguł przed zakończeniem postępowania i wyborem najkorzystniejszej oferty;
• zasada pisemności i prowadzenia postępowania w języku polskim: Już w ustawie – Prawo zamówień publicznych uregulowane zostało, że postępowanie o udzielenie zamówienia, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie, prowadzi się pisemnie i w języku polskim.

Wszystkie te zasady nakładają w rzeczywistości obowiązki na zamawiającego – to on musi dopilnować, aby postępowanie w przedmiocie udzielenia zamówienia publicznego wszystkie je spełniało.

Jeżeli zamawiający je naruszy, wykonawca ma określone ustawowo środki ochrony prawnej. Należą do nich:

• domaganie się, aby opis przedmiotu zamówienia nie zawierał nieuzasadnionych preferencji dla towarów oferowanych przez konkurentów – co jest związane z zasadą uczciwej konkurencji, zasada równości;
• domaganie się, aby oferta była oceniona jedynie przez osoby, których bezstronność nie budzi uzasadnionych wątpliwości, co wiąże się z zasadą bezstronności i obiektywizmu.

Naruszenie tych zasad może prowadzić nawet do unieważnienia zawartej z wybranym wykonawcą umowy, po udowodnieniu, że doszło do nieprawidłowości podczas postępowania zamówieniowego.

Reasumując, zasady obowiązujące w zamówieniach publicznych regulują transakcje podejmowane przez podmioty wydatkujące publiczne pieniądze. Takie podmioty są rozliczane z tych transakcji i celem zamówień publicznych jest co do zasady znalezienie najlepszego wykonawcy w najatrakcyjniejszej cenie adekwatnej do jakości.

Nie jest bowiem zasadą wybór najtańszej oferty bez uwzględnienia jakości, jaką oferuje wykonawca. Trzeba to połączyć i w ten sposób zadbać o efektywność tego zamówienia. Ponadto zasady dotyczą przejrzystości, jawności, uczciwej konkurencji, równości – aby każdy, kto spełnia jasno opisane warunki, miał równe szanse co inni w tym, aby jego oferta została wybrana.