Jedną z zasad prawa ubezpieczeń społecznych jest przypisanie pracodawcy całości obowiązków w zakresie zgłaszania pracowników do tych ubezpieczeń oraz obliczania, pobierania i odprowadzania dotyczących ich składek ubezpieczeniowych. Przepisy przewidują jednak przejęcie części tych obowiązków przez zatrudnionego. Kiedy dokładnie pracownik może występować w ZUS jako płatnik składek?
Wypełnianie obowiązków płatnika składek przez pracownika
Zgodnie z art. 21 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) Nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 roku dotyczącego wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego pracodawca, którego siedziba lub miejsce prowadzenia działalności znajdują się poza terytorium właściwego państwa członkowskiego, zobowiązany jest do wypełniania wszystkich obowiązków wynikających z ustawodawstwa mającego zastosowanie do jego pracowników, w szczególności obowiązku zapłacenia składek przewidzianych w tym ustawodawstwie, tak jakby jego siedziba lub miejsce prowadzenia działalności znajdowały się we właściwym państwie członkowskim.
Natomiast w myśl art. 21 ust. 2 rozporządzenia pracodawca niemający miejsca prowadzenia działalności w państwie członkowskim, którego ustawodawstwo ma zastosowanie, może uzgodnić z pracownikiem, że spoczywający na pracodawcy obowiązek zapłacenia składek może być wypełniany w jego imieniu przez pracownika, bez uszczerbku dla podstawowych obowiązków pracodawcy. Pracodawca powiadamia instytucję właściwą tego państwa członkowskiego o dokonanych uzgodnieniach.
Przykład 1.
Pracownik jest polskim rezydentem podatkowym, który zawarł ze spółką prawa niemieckiego umowę o pracę. Miejsce pracy jest zgodne z jego miejscem zamieszkania na terytorium Polski. Oprócz postanowień w zakresie czasu pracy, wymiaru urlopu, tajemnicy przedsiębiorstwa, ochrony danych – umowa o pracę zawiera szczegółowe postanowienia w zakresie wynagrodzenia. Zgodnie z tymi postanowieniami pracownik, obok wynagrodzenia brutto, otrzyma część składek ubezpieczenia społecznego finansowanych przez pracodawcę, w związku z tym, że pracodawca przenosi na pracownika obowiązki dotyczące wyliczania i wpłacania zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzeń oraz składek dotyczących funduszu ubezpieczeń społecznych (przykład zaczerpnięty z pisma z 27 stycznia 2015 roku, Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, IBPBII/1/415-879/14/MCZ, w którym wskazano, że otrzymane przez pracownika od zagranicznego pracodawcy środki pieniężne z tytułu wpłacenia w jego imieniu składek na ubezpieczenie społeczne nie są przychodem pracownika).
Pracodawca jako płatnik składek
Zgodnie z art. 16 Ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych pracodawca ma obowiązek finansowania z własnych środków części składek na ubezpieczenia społeczne, związanych z zatrudnieniem pracownika. Pozostała część składek jest finansowana ze środków pracownika. Z kolei w myśl art. 17 ust. 1 tej ustawy składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, wypadkowe oraz chorobowe m.in. za ubezpieczonych będących pracownikami obliczają, rozliczają i przekazują co miesiąc do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w całości płatnicy składek.
Jak natomiast stanowi art. 85 ust. 1 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 roku o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, za osobę pozostającą w stosunku pracy, w stosunku służbowym albo odbywającą służbę zastępczą składkę jako płatnik oblicza, pobiera z dochodu ubezpieczonego i odprowadza pracodawca, a w razie wypłaty świadczeń pracowniczych z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, o których mowa w Ustawie z dnia 29 grudnia 1993 roku o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy – podmiot obowiązany do wypłaty tych świadczeń.
W przypadku zawarcia porozumienia, o którym mowa w art. 12 ust. 2 rozporządzenia nr 987/2009, obowiązek zapłacenia składek zostaje przeniesiony z pracodawcy na pracownika. W tym celu pracodawca musi przekazać pracownikowi środki finansowe na opłacenie części składek obciążających pracodawcę.
Zgłoszenie pracownika jako płatnika
Pracownik, który przejął obowiązki zagranicznego pracodawcy, powinien zgłosić się do ZUS-u jako płatnik składek.
W tym celu należy uzyskać identyfikator NIP, zwracając się o jego nadanie do naczelnika urzędu skarbowego, zgodnie z miejscem zamieszkania pracownika w Polsce. Nie musi występować o nadanie NIP-u pracownik, który:
jest obywatelem Rzeczypospolitej Polskiej i ma już swój NIP;
został zarejestrowany w Polsce jako podatnik VAT UE – korzysta ze swojego NIP-u, z pominięciem symbolu PL.
Wymagane dokumenty
Kolejnym krokiem jest wypełnienie przez pracownika formularzy:
ZUS ZUA (zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego) lub ZUS ZZA (zgłoszenie tylko do ubezpieczenia zdrowotnego), oraz
ZUS ZAA – podając w nim adres podmiotu zagranicznego, z którym pracownika łączy umowa (porozumienie) o przejęciu obowiązków płatnika zagranicznego.
Wspomniane formularze należy złożyć w najbliższej placówce ZUS-u, wraz z:
kopią umowy o przejęciu obowiązków płatnika z pracodawcą zagranicznym,
kopię decyzji o nadaniu NIP-u.
Kod tytułu ubezpieczenia
Pracownik, który przejął obowiązki płatnika, podaje jeden z dwóch kodów tytułu ubezpieczenia:
01 25 – pracownik podlegający ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu, opłacający składki na własne ubezpieczenia w przypadku określonym w art. 109 Rozporządzenia Rady (EWG) nr 574/72 z dnia 21 marca 1972 roku w sprawie wykonywania rozporządzenia Rady (EWG) nr 1408/71 w sprawie stosowania systemów zabezpieczenia społecznego do pracowników najemnych, osób prowadzących działalność na własny rachunek i do członków ich rodzin przemieszczających się we Wspólnocie albo w art. 21 ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 roku dotyczącego wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego;
01 26 – pracownik podlegający ubezpieczeniom społecznym i z mocy przepisów szczególnych niepodlegający ubezpieczeniu zdrowotnemu, opłacający składki na własne ubezpieczenia w przypadku określonym w art. 109 rozporządzenia Rady (EWG) nr 574/72 albo w art. 21 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE) nr 987/2009.
Kody osób niebędących pracownikami
Dodatkowo warto wskazać, że w przypadku przejęcia obowiązków płatnika przez osobę zatrudnioną w ramach umowy cywilnoprawnej, należy podać kod tytułu ubezpieczenia:
04 26 – osoba wykonująca umowę agencyjną, umowę zlecenia lub umowę o świadczenie usług, opłacająca składki na własne ubezpieczenia w przypadku określonym w art. 109 rozporządzenia Rady (EWG) nr 574/72 albo w art. 21 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE) nr 987/2009, lub
04 28 – osoba wykonująca umowę agencyjną, umowę zlecenia lub umowę o świadczenie usług, z mocy przepisów szczególnych niepodlegająca ubezpieczeniu zdrowotnemu, opłacająca składki na własne ubezpieczenia w przypadku określonym w art. 109 rozporządzenia Rady (EWG) nr 574/72 albo w art. 21 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE) nr 987/2009.
Z kolei osoba mająca już zewidencjonowane konto w ZUS-ie z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej w dokumencie zgłoszeniowym ZUS ZUA/ZZA podaje dane identyfikacyjne, jakie zostały zapisane na założonym wcześniej koncie płatnika składek (tj. z tytułu prowadzenia działalności pozarolniczej). Osoba taka będzie zgłoszona w ZUS-ie z dwóch tytułów i będzie składać dwie deklaracje rozliczeniowe ZUS DRA, z dwóch zakresów:
01–39 z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności, oraz
40–49 z tytułu przejęcia obowiązków płatnika zagranicznego.
Osoba przejmująca obowiązki pracodawcy, będąca członkiem rady nadzorczej, podaje odpowiedni kod tytułu ubezpieczenia:
2240 – członek rady nadzorczej podlegający z tego tytułu wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu;
2241 – członek rady nadzorczej, podlegający z tego tytułu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu;
2242 – członek rady nadzorczej, podlegający z tego tytułu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, niepodlegający ubezpieczeniu zdrowotnemu.
Kiedy pracownik może występować w ZUS jako płatnik składek? Podsumowanie
Jak wskazano na wstępie, przejęcie obowiązków płatnika składek przez pracownika lub inną osobę, którą z płatnikiem łączy dany stosunek prawny, jest wyjątkiem od generalnej zasady i wymaga zgodnej woli (porozumienia) stron.
