Doręczenia przez Portal Informacyjny - co musisz wiedzieć?

Elektronizacja postępowań sądowych wchodzi na kolejny poziom. Już 1 marca 2026 roku profesjonalnych pełnomocników procesowych czeka spora zmiana. Nowelizacja kpc w istotny sposób modyfikuje zasady doręczeń pism do sądu, a doręczenia przez Portal Informacyjny staną się jednym z głównych narzędzi procesowych. Nowe zasady obejmą adwokatów, radców prawnych, rzeczników patentowych, a także prokuratorów oraz Prokuratorię Generalną Rzeczypospolitej Polskiej. Taka forma komunikacji nie będzie już jedynie alternatywą, lecz w określonych przypadkach stanie się obowiązkiem. Uchybienia w tym zakresie będą natomiast wiązały się z daleko idącymi skutkami procesowymi. Sprawdźmy zatem, co już niedługo się zmieni i w jaki sposób wpłynie to na cały proces sądowy.

Portal Informacyjny Sądów Powszechnych w systemie kpc

Portal Informacyjny Sądów Powszechnych to system teleinformatyczny umożliwiający uczestnikom postępowania dostęp do akt sprawy, treści orzeczeń, informacji o terminach posiedzeń, a także – co zyska kluczowe znaczenie od 1 marca 2026 roku – składanie pism procesowych oraz odbieranie doręczeń elektronicznych.

Z początkiem marca (z wyjątkami) w życie wejdą nowe przepisy Kodeksu postępowania cywilnego, wprowadzone Ustawą z dnia 5 sierpnia 2025 roku o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego, ustawy – Kodeks cywilny oraz niektórych innych ustaw. Nowelizacja ta w istotny sposób reorganizuje zasady komunikacji pomiędzy sądem a uczestnikami postępowania. Teraz doręczenia przez Portal Informacyjny będą tą „domyślną” opcją.

Nowelizacja wprowadza do kpc nowe przepisy, w szczególności art. 125¹–125⁴ kpc, które wskazują Portal Informacyjny jako główne narzędzie do doręczeń w postępowaniu cywilnym. Portal nie zastąpi całkowicie innych form komunikacji z sądem, lecz stanie się rozwiązaniem niejako uzupełniającym wobec systemów teleinformatycznych przewidzianych w przepisach szczególnych oraz tradycyjnej formy papierowej.

Doręczenia przez Portal Informacyjny – kiedy obowiązkowo?

Podstawową regulację określającą sytuacje, w których pismo procesowe wnosi się za pośrednictwem Portalu informacyjnego, zawiera art. 125¹ § 1 kpc. Jeśli przepis szczególny tak stanowi i jednocześnie nie jest możliwe wniesienie pisma procesowego za pośrednictwem dedykowanego systemu teleinformatycznego, pismo wnosi się przez Portal. 

W praktyce pełnomocnik będzie każdorazowo zobowiązany do sprawdzania dopuszczalności doręczenia przez Portal Informacyjny, tj.:

1. po pierwsze, konieczne będzie ustalenie, czy istnieje przepis szczególny kpc nakładający obowiązek wniesienia danego pisma przez Portal;
2. po drugie, należy zbadać, czy dla danego rodzaju pisma nie przewidziano innego systemu teleinformatycznego.

Łączne spełnienie obu powyższych przesłanek będzie skutkowało obowiązkiem skorzystania z Portalu. Brak którejkolwiek z nich oznaczać będzie konieczność wniesienia pisma w innej, odpowiedniej formie. Trzeba przyznać, że nie jest to nazbyt intuicyjne rozwiązanie. Brak jednego systemu będzie wprowadzał chaos procesowy.

Trzeba pamiętać przy tym, że za pismo wniesione do sądu uznane będzie wyłącznie takie pismo, które zostanie złożone zgodnie z omawianym art. 125¹ § 1 kpc oraz dla którego system wygeneruje elektroniczne potwierdzenie wniesienia. Jeżeli pismo, które powinno zostać wniesione przez Portal, zostanie złożone w innej formie, nie wywoła ono skutków prawnych. Przewodniczący zawiadomi nadawcę o bezskuteczności pisma, co w praktyce może prowadzić do uchybienia terminom procesowym.

Podmioty zobowiązane do wnoszenia pism przez Portal

Portal Informacyjny Sądów Powszechnych będzie dostępny dla stron postępowania, uczestników oraz ich pełnomocników. Ustawa nie wprowadza zasady, zgodnie z którą wyłącznie profesjonalni pełnomocnicy mogą korzystać z tej drogi komunikacji z sądem. Oznacza to, że także strona działająca bez pełnomocnika będzie mogła wnosić pisma za pośrednictwem Portalu.

Jednocześnie jednak doręczenia przez Portal Informacyjny zostaną ograniczone do zamkniętego katalogu podmiotów. Wynika on z art. 125¹ § 2 kpc oraz art. 183¹³ § 12 kpc. Przepisy te wskazują adwokatów, radców prawnych, rzeczników patentowych, Prokuratorię Generalną Rzeczypospolitej Polskiej oraz prokuratorów jako podmioty zobowiązane do korzystania z Portalu w przypadkach przewidzianych przepisami szczególnymi. Jest to jednak stan na 1 marca 2026 roku, wszystko tu może się jeszcze zmienić.

W konsekwencji to profesjonalni pełnomocnicy będą ponosili ryzyko procesowe związane z błędnym wyborem formy wniesienia pisma. Pozostali uczestnicy (np. strona działająca bez pełnomocnika) mogą wybrać między doręczeniem przez Portal Informacyjny a doręczeniem w sposób tradycyjny.

Wyjątki od nowej zasady

Nowelizacja kpc wprowadza również wyjątki od wyżej wskazanego obowiązku wnoszenia pism przez Portal. Pierwszym z nich jest ten wynikający z art. 125¹ § 3 kpc – postępowanie przed Sądem Najwyższym będzie nadal prowadzone w formie tradycyjnej, bez obowiązku korzystania z Portalu Informacyjnego.

Drugim wyjątkiem jest art. 511^1b kpc, który wyłącza stosowanie Portalu informacyjnego w postępowaniu wieczystoksięgowym oraz w postępowaniach rejestrowych prowadzonych w trybie nieprocesowym. W tych sprawach nadal obowiązywać będą dotychczasowe zasady składania pism, co znajduje uzasadnienie w ich specyfice oraz charakterze dokumentów.

Trzecim wyjątkiem, ale wyłącznie czasowym, jest § 2 art. 125¹ kpc. Przepis ten wchodzi w życie 1 marca 2027 roku, zatem jeszcze przez rok poniższe pisma nie muszą być wnoszone przez Portal. Dotyczy to:

• zgłoszenia się do udziału w sprawie;
• zawiadomienia o wypowiedzeniu pełnomocnictwa procesowego;
• zawiadomienia, o których mowa w art. 136 § 1, 4 i 5 kpc (zmiana adresu) oraz art. 387¹ kpc (zmiana miejsca pobytu);
• oświadczenia w przedmiocie zgody na mediację;
• wniosku o przeprowadzenie posiedzenia zdalnego;
• apelacji, zażalenia, z wyłączeniem zażaleń do Sądu Najwyższego lub skargi na orzeczenie referendarza sądowego;
• pism procesowych w toku postępowań wywołanych wniesieniem apelacji, zażalenia lub skargi na orzeczenie referendarza sądowego;
• wniosku o doręczenie orzeczenia wraz z uzasadnieniem, jak również pisma uzupełniającego braki formalne takiego wniosku;
• wniosku o nadanie klauzuli wykonalności tytułom egzekucyjnym;
• wniosku o wydanie odpisu prawomocnego orzeczenia.

Doręczenia przez Portal Informacyjny a nowe wymogi formalne pism

Nowelizacja siłą rzeczy wprowadza nowe, dodatkowe wymogi formalne stawiane przed pismami procesowymi. Teraz każde pismo będzie musiało zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. W przypadku prokuratora dopuszczalne będzie również użycie zaawansowanego podpisu elektronicznego wydawanego przez właściwe jednostki organizacyjne prokuratury.

Zmianie ulegną także zasady dotyczące załączników. Regułą stanie się dołączanie do pisma załączników utrwalonych w postaci elektronicznej, obejmujących zarówno dokumenty pierwotnie cyfrowe, jak i elektroniczne kopie dokumentów papierowych, w tym poświadczone elektronicznie odpisy. Przewidziane zostały tutaj pewne wyjątki. Otóż jeśli istnieje obowiązek złożenia oryginału dokumentu papierowego albo jeżeli załącznik – ze względu na swoje właściwości – nie może zostać złożony przez Portal (np. z uwagi na rozmiar lub brak możliwości digitalizacji), dokument taki będzie składany do sądu w formie tradycyjnej.

Rozwiązanie to ma na celu zachowanie równowagi pomiędzy cyfryzacją postępowania a realnymi ograniczeniami technicznymi.

Doręczenia przez Portal Informacyjny a terminy

Doręczenia przez Portal Informacyjny Sądów Powszechnych będą miały charakter doręczeń procesowych. Oznacza to, że z chwilą skutecznego doręczenia rozpoczną bieg terminy przewidziane w kpc, niezależnie od faktycznego zapoznania się pełnomocnika z treścią pisma.

W praktyce może to prowadzić do wielu problemów natury technicznej. Przede wszystkim na pełnomocniku będzie spoczywał obowiązek stałego monitorowania Portalu, co nie jest do końca możliwe m.in. przez jego częste awarie oraz błędy w funkcjonowaniu systemu. Dodatkowo profesjonalni pełnomocnicy muszą nauczyć się łączyć regularną kontrolę konta w Portalu z dotychczasowym obowiązkiem odbioru korespondencji papierowej.

Co, gdy pojawi się awaria Portalu?

Kodeks postępowania cywilnego przewiduje mechanizmy ochronne na wypadek ograniczeń w dostępności Portalu Informacyjnego, ale tylko, gdy leżą one po stronie sądu. Zgodnie z art. 125² § 2 kpc, jeżeli w dniu upływu terminu do wniesienia pisma wystąpią takie ograniczenia, pismo będzie mogło zostać wniesione najpóźniej w następnym dniu roboczym po przywróceniu dostępności Portalu.

Przepis nie określa minimalnego czasu trwania awarii, co oznacza, że nawet krótkotrwałe przerwy w funkcjonowaniu systemu będą mogły uzasadniać zastosowanie tej regulacji. Warunkiem skorzystania z ochrony terminów będzie jednak uprawdopodobnienie okoliczności uniemożliwiających wniesienie pisma przez Portal. Brak takiego uprawdopodobnienia skutkować będzie zwrotem pisma procesowego albo odrzuceniem środka zaskarżenia. Należy zatem nauczyć się, aby utrwalać każdy błąd systemu, np. zdjęciem czy zrzutem ekranu. W innym wypadku można stracić możliwość wniesienia pisma nie ze swojej winy.