Elektroniczne paragony fiskalne jako odpowiedniki papierowych wydruków są coraz szerzej stosowane w polskim handlu. Wprowadzone do polskiego prawodawstwa w 2020 roku i praktycznie wykorzystywane od 2022, e-paragony pozwalają przedsiębiorcom usprawnić procesy sprzedaży, obniżyć koszty operacyjne oraz zmniejszyć zużycie papieru.
Co to jest e-paragon fiskalny?
E-paragon fiskalny to elektroniczna forma tradycyjnego paragonu na papierze. Co istotne, w momencie wystawienia e-paragonu sprzedawca nie ma już obowiązku drukowania wersji papierowej. Jednak aby e-paragon mógł być pełnym dowodem sprzedaży oraz zastąpić wydruk, musi być fiskalny, czyli wystawiony przez odpowiednie urządzenie fiskalne. Urządzenie wówczas jedynie rejestruje sprzedaż – przestaje więc pełnić rolę klasycznej drukarki.
Zrównanie paragonu elektronicznego z tradycyjnym wydrukiem nastąpiło w marcu 2020 roku dzięki nowelizacji do Ustawy o VAT, która dała obu dokumentom tą samą wagę prawną. Z kolei przepisy wykonawcze, które weszły w życie chwilę później, pozwoliły na pominięcie wydruku na kasie rejestrującej oraz precyzyjnie określiły wymagany format paragonu elektronicznego. W połowie 2022 roku udostępniono pierwszy w polskim handlu i zgodny z przepisami e-paragon fiskalny za pośrednictwem systemu eparagony.pl – pierwszego w Polsce HUBu e-paragonowego.
Od tamtej pory popularność cyfrowych paragonów wśród polskich przedsiębiorców rośnie z uwagi na korzyści, które mogą odnieść po ich wprowadzeniu (np. automatyzację czy obniżenie kosztów fiskalizacji). E-paragony nie są jednak obowiązkowe – to do sprzedawcy należy decyzja, czy chce wystawiać e-paragony oraz z doświadczenia jakiego dostawcy postanowi skorzystać.
E-paragon a kasa fiskalna
Wystawianie e-paragonów jest dostępne dla każdego podatnika posiadającego drukarkę fiskalną typu online wiodących producentów. Aby móc obsługiwać e-paragony, poszczególne modele drukarek musiały uzyskać odpowiednią homologację Głównego Urzędu Miar. Obecnie na rynku wiele takich modeli jest już dostępnych, a lista stale się poszerza. Pełny i zawsze aktualny spis urządzeń obsługujących paragony elektroniczne jest dostępny tutaj: eparagony.pl/integracje/kasy/
Co ważne, w przypadku korzystania z drukarek fiskalnych online ustawodawca nie przewidział żadnych ograniczeń względem branży, rodzaju działalności czy podleganiu obowiązkowi rejestracji sprzedaży na kasie. To oznacza, że paragony elektroniczne może wystawiać dosłownie każdy przedsiębiorca.
Warto zaznaczyć, że ręczne kasy fiskalne czy tzw. „wirtualne kasy” (dedykowane wyłącznie wybranym branżom) także pozwalają na wystawianie e-paragonów, jednak odbywa się to na niewielkiej liczbie modeli i przede wszystkim w ograniczony funkcjonalnie sposób – proces wymaga dodatkowych operacji na samej kasie zarówno od kasjera, jak i nabywcy.
Wystawienie e-paragonu: jak to działa?
Urządzenie fiskalne jest niezbędne w procesie wystawiania e-paragonu, jednak nie potrafi w pełni samodzielnie dostarczyć go do klienta. W dostarczeniu dokumentu standardowo pośredniczy repozytorium (najlepiej zewnętrzne, niezależne od przedsiębiorcy), którego celem jest wsparcie sprzedawcy w spełnieniu podstawowego obowiązku: wydaniu e-paragonu nabywcy.
Pierwszym tego typu repozytorium w Polsce jest HUB eparagony.pl, który dzięki odpowiedniej konfiguracji i podłączeniu drukarki fiskalnej jest w stałej łączności z urządzeniem. Na zakończenie transakcji w systemie księgowym, kasowym, OMS (czy jakimkolwiek innym zintegrowanym rozwiązaniu) system pomaga sprzedawcy prawidłowo wystawić i wydać dokument. Zapewnia także jego czytelny widok, czyli spełnia kolejny wymóg prawny nałożony na sprzedawcę w przypadku wystawiania e-paragonów.
Sam dokument jest automatycznie przekazywany z kasy do zintegrowanego repozytorium w specjalnym formacie określonym przez Ministerstwo Finansów (MF). Plik jest zaszyfrowany i ma format niemożliwy do odczytania przez człowieka. Na podstawie otrzymanych danych repozytorium jest w stanie stworzyć wizualizację paragonu elektronicznego i przekazać ją obu stronom transakcji. Proces ten jest niezależny od działającego na wszystkich drukarkach online raportowania transakcji do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). Nabywca otrzymuje dokument za zgodą i w sposób uzgodniony ze sprzedawcą.
Wybrane ręczne kasy fiskalne mogą także korzystać m.in. z systemu paragonowego Ministerstwa Finansów. Jednak aby otrzymać e-paragon za jego pośrednictwem, klient musi podać kasjerowi specjalny numer, który został mu wcześniej nadany przez system MF. Otrzymanie tego numeru wiąże się z koniecznością dodatkowej rejestracji przez kupującego.
Wydanie e-paragonu nabywcy: najlepsze praktyki
Wokół wydawania e-paragonu kupującemu narosło wiele niejasności. Technicznie możliwości jest wiele, jednak nie wszystkie są rekomendowane – przede wszystkim ze względów bezpieczeństwa. Wybierając dostawcę systemu e-paragonowego warto zwrócić uwagę, czy gwarantuje on wsparcie w zakresie zgodności prawnej (compliance) oraz czy oferowane rozwiązanie zapewnia kupującemu anonimowość i wygodę. Sposób dostarczania e-paragonu nie powinien też budzić wątpliwości pod kątem bezpieczeństwa czy sprawności technicznej.
E-mail
Większość e-paragonów jest dziś wydawana w sprzedaży internetowej, dlatego e-mail jest aktualnie najbardziej popularną formą dostarczania e-paragonu do nabywcy. W tym rozwiązaniu dowód sprzedaży zostaje zaszyty w mailu w postaci unikatowego linka.
Warto zwrócić uwagę, że nie jest to załącznik do maila, np. w formacie PDF. Formaty statyczne (typu PDF, JPG itd.) nie są w ujęciu prawa pełnoprawną wizualizacją e-paragonu – takie dokumenty muszą spełniać dodatkowe warunki, aby faktycznie prezentować elektroniczny paragon fiskalny.
Aplikacja sprzedawcy / konto klienta
Drugim najwygodniejszym sposobem wydania e-paragonu jest dostarczenie go do aplikacji prowadzonej przez sprzedawcę, np. w formie programu lojalnościowego czy konta klienta. Nabywcę można wówczas zidentyfikować przez adres e-mail (e-commerce) lub przez kod identyfikujący, np. kreskowy w aplikacji (handel stacjonarny). Stosując ten model sprzedawcy muszą jednak mieć na uwadze, że dokument pozostaje pod ich kontrolą techniczną do momentu odebrania e-paragonu przez klienta. Nakłada to na sprzedawcę dodatkowe obowiązki (np. w zakresie dostępności).
SMS / MMS
W pewnych sytuacjach e-paragon mógłby zostać przesłany SMS-em. Od strony technicznej jest to możliwe, jednak w praktyce dostarczanie e-paragonów w wiadomości SMS/MMS ma wiele ryzyk, takich jak:
- wysokie koszty jednostkowe, wielokrotnie wyższe od kosztów: wydruku, wysłania e-maila czy dostarczenia dokumentu do aplikacji,
- nadużycia na tle cyberprzestępczym – mowa o fałszywych linkach w SMS-ach przesyłanych w celu wyłudzenia danych (phishing, smishing),
- niebezpieczeństwa masowego wycieku danych sprzedażowych firmy, np. w przypadku korzystania ze skracarek linków,
- brak wygody dla klienta – przeszukiwanie historii SMSów jest niewygodne, w przeciwieństwie do aplikacji czy poczty elektronicznej.
Decydując się na tę metodę, należy rozważyć powyższe ryzyka.
Rozwiązania własne dostawców
Dostawcy mogą też oferować własne rozwiązania w zakresie wydawania e-paragonu nabywcy, co dotyczy zwłaszcza handlu stacjonarnego. Są to np. dedykowane aplikacje (aplikacja Spark, aplikacja e-Paragony Ministerstwa Finansów) czy rozwiązania nie wymagające dodatkowych rejestracji i narzędzi (np. oferta eparagony.pl dla handlu stacjonarnego typu kod QR, e-paragon na terminalu płatniczym czy NFC).
Zmiany w obowiązku fiskalizacji od 2025r.
Choć zgodnie z prawem e-paragony może wystawiać każdy przedsiębiorca niezależnie od wymogu posiadania kasy fiskalnej, najbardziej zainteresowane tym rozwiązaniem są podmioty z branż mających obowiązek fiskalizacji sprzedaży.
Warto wiedzieć, że lista branż z obowiązkiem fiskalizacji stale się poszerza. W rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z dn. 17 grudnia 2024 r. wskazano kolejne branże, które zostaną objęte obowiązkiem fiskalizacji w latach 2025-2027, m.in. papierosów elektronicznych, wyrobów alkoholowych, węgla i brykietu, usług parkingowych czy sprzedaży w automatach vendingowych.
Artykuł sponsorowany
