Zakup wody dla pracowników a VAT – kiedy można odliczyć podatek?

Prowadząc działalność gospodarczą, pracodawca ponosi różnorakie wydatki dotyczące zatrudnionych osób. Możemy tutaj wskazać przykładowo zakup wody. W przypadku pracodawców mających status czynnych podatników VAT pojawia się pytanie o możliwość odliczenia podatku naliczonego od poniesionych na ten cel wydatków.

Warunki dokonania odliczenia podatku VAT

Podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 Ustawy z 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT). Zgodnie z tym przepisem: w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony przysługuje po spełnieniu określonych warunków. Odliczenia tego dokonuje podatnik VAT w sytuacji, gdy nabyte przez niego towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli takich, których następstwem jest powstanie zobowiązania podatkowego.

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony związany z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Z uregulowań ustawy o VAT wyraźnie wynika, że do realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego niezbędne jest istnienie związku między dokonywanymi zakupami towarów i usług a prowadzoną działalnością opodatkowaną. Przy czym związek dokonywanych zakupów z działalnością podatnika może mieć charakter bezpośredni lub pośredni.

O związku bezpośrednim dokonywanych zakupów z działalnością gospodarczą można mówić wówczas, gdy nabywane towary służą przykładowo dalszej odsprzedaży – towary handlowe lub też nabywane towary i usługi są niezbędne do wytworzenia towarów lub usług, będących przedmiotem dostawy; bezpośrednio więc wiążą się z czynnościami opodatkowanymi wykonywanymi przez podatnika.

Natomiast związek pośredni zachodzi wtedy, gdy ponoszone wydatki wiążą się z całokształtem funkcjonowania przedsiębiorstwa. Mają one pośredni wpływ na działalność gospodarczą, a tym samym na osiągane przez podatnika przychody. O takim związku można mówić wówczas, gdy zakup towarów i usług nie przyczynia się bezpośrednio do uzyskania przychodu, np. przez ich odsprzedaż, lecz poprzez wpływ na ogólne funkcjonowanie przedsiębiorstwa jako całości wspiera generowanie przez dany podmiot obrotów.

Zakup wody dla pracowników - czy jest to obowiązek pracodawcy?

Jak wynika z treści art. 232 Ustawy z 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy: pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Rada Ministrów określi, w drodze rozporządzenia, rodzaje tych posiłków i napojów oraz wymagania, jakie powinny spełniać, a także przypadki i warunki ich wydawania. 

Natomiast na podstawie § 112 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 roku w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (dalej: rozporządzenie): pracodawca jest obowiązany zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje, a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych zapewnić oprócz wody, inne napoje. Ilość, rodzaj i temperatura tych napojów powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników. 

Jak wskazał Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 29 stycznia 2020 roku (nr 0111-KDIB3-1.4012.697.2019.3.AB), udostępnienie przez pracodawcę pracownikom artykułów spożywczych, takich jak kawa, herbata, woda, mleko, cukier, nie jest przekazaniem towarów na cele osobiste pracowników. Konieczność zapewnienia napojów pracownikom w czasie pracy wynika bezpośrednio z przepisów rozporządzenia. 

Tym samym nabywane artykuły spożywcze, tj. kawa, herbata, woda, mleko, cukier, przeznaczone do zużycia przez pracowników w związku z przepisami BHP, mają związek (pośredni) z wykonywaniem czynności opodatkowanych, nie służą bowiem dalszej odsprzedaży ani nie są wykorzystywane do wytworzenia wyrobów i usług będących przedmiotem obrotu, lecz spożywane są na terenie firmy w godzinach jej pracy przez pracowników, aby mogli prawidłowo funkcjonować na rzecz firmy.

Brak prawa do odliczenia podatku naliczonego w stosunku do innych napojów

W tym miejscu warto podkreślić, że w ocenie organów podatkowych prawo do odliczenia nie przysługuje w zakresie, w jakim podatnik nabywa dla pracowników inne napoje gazowane lub soki. W ocenie fiskusa w takim przypadku dochodzi do nabycia na potrzeby osobiste pracowników i taki wydatek nie ma żadnego związku z prowadzoną przez pracodawcę działalnością gospodarczą.

Przyjmuje się, że potrzebami osobistymi są te, których realizacja nie jest związana ze stosunkiem pracy, a więc których zaspokojenie wynika z dobrej woli pracodawcy. Natomiast potrzeby pracownicze to te, których spełnienie nie wynika z autonomii woli stron, ale do zaspokajania których pracodawca jest zobowiązany na podstawie przepisów prawa, np. Kodeksu pracy czy też przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy.

Jak wskazał Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 29 stycznia 2020 roku (nr 0111-KDIB3-1.4012.697.2019.3.AB):

W konsekwencji, biorąc pod uwagę opis sprawy oraz powołane przepisy prawa należy stwierdzić, że Wnioskodawcy nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu nabycia ww. artykułów spożywczych. W przedmiotowej sprawie wydatki, które ponosi Wnioskodawca w związku z zakupem artykułów spożywczych takich, jak: soki, napoje gazowane, pieczywo, serki, wędliny, masło, dżemy, jogurty, słodycze, owoce, warzywa, udostępnianych w firmowej kuchni, nie są związane ze sprzedażą opodatkowaną podatkiem od towarów i usług w ramach prowadzonej przez Wnioskodawcę działalności gospodarczej, gdyż jak wskazano powyżej, służą one do zaspokojenia potrzeb prywatnych pracowników Spółki. 

Podsumowując, w zakresie, w jakim podatnik nabywa wodę dla swoich pracowników, jest uprawniony do odliczenia podatku naliczonego. Taki wydatek pozostaje bowiem w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, co oznacza, że są spełnione warunki określone w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT.