Kluczowe pytanie, przed którym stają działy kadr, brzmi: co w sytuacji, gdy pracownik jest jednocześnie zatrudniony w dwóch odrębnych firmach na podstawie umów o pracę i w obu z nich składa wniosek o dwa dni opieki nad dzieckiem? Wielu pracodawców intuicyjnie uważa, że pracownik próbuje wyłudzić dodatkowe wolne, argumentując, że skoro uprawnienie ma charakter celowy (opieka nad dzieckiem), to dziecko jest jedno, więc i pula powinna być jedna. Jest to jednak założenie całkowicie błędne.
W polskim prawie pracy obowiązuje żelazna zasada odrębności stosunków pracy. Zgodnie ze stanowiskiem Głównego Inspektoratu Pracy, które pozostaje aktualne i wiążące od wielu lat, w przypadku zatrudnienia równoległego u dwóch lub więcej pracodawców, uprawnienia pracownicze ustala się odrębnie dla każdego z tych stosunków pracy. Oznacza to ni mniej, ni więcej, że pracownik ma pełne prawo do wykorzystania 2 dni (lub 16 godzin) opieki nad dzieckiem u każdego ze swoich pracodawców niezależnie. Mechanizm ten działa w sposób analogiczny do nabywania prawa do urlopu wypoczynkowego. Pule wolnego z poszczególnych etatów w żaden sposób na siebie nie wpływają, nie sumują się i nie podlegają wzajemnemu odejmowaniu.
Pracodawca A nie ma prawa odmówić pracownikowi udzielenia zwolnienia tylko dlatego, że dowiedział się, że pracownik ten wykorzystał już swoje dwa dni u pracodawcy B. Z prawnego punktu widzenia dla pracodawcy A informacja o tym, co dzieje się w innym zakładzie pracy, jest całkowicie irrelewantna.
Przykład 1.
Pan Tomasz pracuje na pełen etat w firmie logistycznej od poniedziałku do piątku w godzinach porannych. Popołudniami i w weekendy świadczy pracę na pół etatu jako ochroniarz w innej firmie. Ma 10-letniego syna. Pan Tomasz może złożyć wniosek o 2 dni opieki w firmie logistycznej, a niezależnie od tego może wnioskować o zwolnienie w firmie ochroniarskiej. Uprawnienia te realizują się równolegle i żaden z pracodawców nie może kwestionować prawa do wolnego, powołując się na zatrudnienie w drugim podmiocie.
Zatrudnienie sekwencyjne – gdy pracownik zmienia pracę w trakcie roku
Zupełnie inaczej wygląda sytuacja, w której stosunki pracy nie trwają równolegle, lecz następują po sobie. Mówimy wówczas o zatrudnieniu sekwencyjnym, czyli o standardowej sytuacji zmiany miejsca pracy w trakcie trwania roku kalendarzowego. W takim scenariuszu zasada odrębności stosunków pracy w kontekście art. 188 kp doznaje istotnego ograniczenia, mającego na celu zapobieżenie nadużyciom.
Pula zwolnienia opiekuńczego w danym roku kalendarzowym jest jedna dla kolejnych pracodawców. Jeśli pracownik od stycznia do maja pracował w firmie A i wykorzystał tam całą pulę zwolnienia, a od czerwca podejmuje zatrudnienie w firmie B, to nowy pracodawca nie ma już obowiązku udzielać mu tego zwolnienia w bieżącym roku. Skąd nowy pracodawca czerpie wiedzę na ten temat? Podstawowym źródłem informacji jest świadectwo pracy wydane przez poprzedniego pracodawcę. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie świadectwa pracy, w dokumencie tym znajduje się specjalna rubryka, w której obligatoryjnie należy wpisać liczbę dni lub godzin zwolnienia z art. 188, wykorzystanych przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.
Przykład 2.
Pani Anna zwolniła się z pracy z końcem lipca. Z jej świadectwa pracy wynika, że w bieżącym roku wykorzystała już 1 dzień opieki nad 7-letnią córką. W połowie sierpnia podejmuje pracę u nowego pracodawcy. Na podstawie dokumentacji z poprzedniego zakładu pracy nowy dział kadr widzi, że pani Annie na nowym stanowisku pozostał do wykorzystania już tylko 1 dzień (lub odpowiednia liczba godzin, jeśli zadeklaruje wybór godzinowy). Nowa pula odnowi się jej dopiero 1 stycznia następnego roku.
Praca na niepełny etat a opieka nad dzieckiem
Kolejnym obszarem, który generuje liczne błędy w działach kadr, jest ustalanie wymiaru zwolnienia dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy. Kp w tym zakresie wymaga od pracodawców zastosowania konkretnej logiki przeliczeniowej. Jeśli pracownik zatrudniony na część etatu zadeklaruje, że chce wykorzystywać opiekę nad dzieckiem w systemie godzinowym, pula przysługujących mu godzin ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu odpowiednio do wymiaru jego czasu pracy. Wszelkie niepełne godziny wolnego, które powstaną w wyniku tego przeliczenia, pracodawca ma obowiązek zaokrąglić w górę do pełnych godzin.
Przykładowo, jeśli pracownik jest zatrudniony na połowę etatu, to z puli 16 godzin przysługuje mu połowa, czyli dokładnie 8 godzin zwolnienia. Jeśli pracownik pracuje na ⅓ etatu, z matematycznego wyliczenia wychodziłoby niewiele ponad 5 godzin. Jednak dzięki obowiązkowi zaokrąglania w górę takiemu pracownikowi będzie przysługiwało równe 6 godzin zwolnienia.
Zupełnie inna zasada, o której zapomina wielu pracodawców, dotyczy sytuacji, w której pracownik niepełnoetatowy decyduje się na wybór zwolnienia w systemie dniówkowym. W takim przypadku zasada proporcjonalności przestaje obowiązywać. Niezależnie od tego, czy pracownik jest zatrudniony na ¾, połowę, czy ¼ etatu, jeśli wnioskuje o wolne w dniach, zawsze przysługują mu pełne 2 dni opieki.
Przykład 3.
Pani Katarzyna pracuje w biurze rachunkowym na ¼ etatu, świadcząc pracę tylko we wtorki i czwartki po 8 godzin. W pierwszym wniosku w danym roku zadeklarowała, że chce korzystać z opieki nad dzieckiem w dniach. Pracodawca nie może jej narzucić systemu godzinowego ani skrócić zwolnienia. Pani Katarzyna ma pełne prawo wziąć wolne we wtorek i w czwartek, wykorzystując tym samym swoje 2 dni, a pracodawca musi jej wypłacić za te 2 dni pełne wynagrodzenie.
Współdzielenie uprawnienia przez rodziców - opieka nad dzieckiem
Warto również zaznaczyć, że uprawnienie z art. 188 kp przysługuje łącznie obojgu rodzicom. Ustawodawca nie przyznał po 2 dni matce i ojcu osobno, lecz nałożył na nich obowiązek podzielenia się tą pulą. Rodzice mogą ustalić, że uprawnienie w całości wykorzysta wyłącznie matka, w całości wykorzysta wyłącznie ojciec lub że podzielą się nim po równo – biorąc po 1 dniu. Wszelkie przekroczenia wspólnego limitu są traktowane rygorystycznie. Jeśli rodzice pobiorą łącznie więcej dni, niż przewiduje ustawa (np. oboje wezmą po 2 dni), pracodawca, u którego nastąpiło przekroczenie, ma prawo potraktować tę absencję jako nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy. Brak usprawiedliwienia wiąże się nie tylko z utratą wynagrodzenia za ten dzień, ale może być również podstawą do wyciągnięcia konsekwencji dyscyplinarnych. Aby uniknąć takich sytuacji, pracodawcy standardowo odbierają od pracowników stosowne oświadczenia w aktach osobowych.
Najczęstsze błędy i praktyczne rekomendacje dla pracodawców
Błędy w zakresie udzielania i rozliczania zwolnień na opiekę nad dzieckiem mogą kosztować firmę nie tylko utratę zaufania pracowników, ale także stanowić punkt sporny podczas kontroli organów nadzoru. Do najbardziej jaskrawych uchybień należy odmowa udzielenia pracownikowi wolnego w przypadku zatrudnienia równoległego, oparta na błędnym przekonaniu, że drugi pracodawca już to świadczenie zrealizował. Równie groźnym naruszeniem przepisów jest żądanie od pracownika, który bezprawnie wydłużył opiekę, aby zastąpił ten czas urlopem wypoczynkowym czy też wymuszenie na nim wniosku o urlop bezpłatny. Prawo zabrania narzucania pracownikowi, w jaki sposób ma zrekompensować nieusprawiedliwioną nieobecność – pracodawca powinien potraktować to po prostu jako nieobecność bez prawa do wynagrodzenia.
Kluczem do prawidłowego zarządzania tym procesem jest skrupulatna dokumentacja. Pracodawca powinien na początku każdego roku kalendarzowego zadbać o to, aby wszyscy pracownicy wychowujący dzieci do 14. roku życia złożyli oświadczenia, w których zadeklarują zamiar korzystania z tego uprawnienia oraz wskażą preferowany przez siebie sposób rozliczania – w dniach lub w godzinach. Musi również znajdować się tam informacja o tym, czy drugi z rodziców będzie korzystał z tego prawa.
Podsumowanie
Rozliczenie 2 dni opieki nad dzieckiem w przypadku pracownika mającego więcej niż 1 pracodawcę wymaga od specjalistów HR znajomości cienkiej granicy pomiędzy zatrudnieniem równoległym a sekwencyjnym. Przy umowach trwających w tym samym czasie każdy etat gwarantuje pracownikowi odrębną, niezależną pulę zwolnień opiekuńczych. Próby limitowania tego prawa lub proporcjonalnego dzielenia wymiaru dniowego przy niepełnym etacie to prosta droga do złamania praw pracowniczych. Właściwe prowadzenie ewidencji czasu pracy, rzetelne wystawianie i analizowanie świadectw pracy oraz pobieranie corocznych oświadczeń od rodziców to absolutne podstawy, które pozwolą zabezpieczyć interesy firmy i utrzymać relacje z załogą na najwyższym poziomie profesjonalizmu.
