Jak szkolenia zawodowe wpływają na czas pracy? Przepisy i przykłady

Przepisy prawa pracy zawierają unormowania, które odmiennie regulują kwestię wliczania czasu odbywania szkoleń na czas pracy – zależnie od ich charakteru: szkolenia obowiązkowe podlegają takiemu wliczeniu, a pozostałe – nie. Odpowiednia interpretacja tych przepisów pozwala pracodawcom optymalnie planować grafik oraz unikać błędów przy rozliczaniu wynagrodzeń pracowników.

Zasady wliczania szkoleń zawodowych a czas pracy

W myśl zasady wyrażonej w art. 17 Ustawy z 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy (dalej: Kodeks pracy): pracodawca jest obowiązany ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Oznacza to, że nie może on nie wyrazić bez uzasadnionych przyczyn zgody na korzystanie z wybranej przez pracownika formy kształcenia, a także powinien przychylnie traktować uczących się pracowników (wyrok Sądu Najwyższego z 1 marca 2018 roku, III UK 33/17).

Jednakże na podstawie omawianego przepisu pracownik nie ma prawa, w znaczeniu posiadania roszczenia, domagać się od pracodawcy zapewnienia udziału w podnoszeniu swoich zawodowych kwalifikacji, co ma polegać na przykład na zorganizowaniu i przeprowadzeniu określonego szkolenia. Pracodawca nie ma obowiązku szkolenia pracowników, musi natomiast ułatwiać im podnoszenie kwalifikacji zawodowych, jeżeli to stanie się z ich inicjatywy.

Dbałość o kwalifikacje zawodowe jest w warunkach gospodarki wolnorynkowej przede wszystkim sprawą samych zainteresowanych warunkującą ich funkcjonowanie na rynku pracy. Zdobycie lub podwyższenie kwalifikacji zawodowych stało się cennym dobrem o wymiernej wartości na rynku pracy, wobec czego sami pracownicy są skłonni troszczyć się o ich zdobywanie lub podwyższanie. To sam pracownik powinien być zainteresowany podwyższaniem swoich kwalifikacji, a w związku z tym przejawiać w tym kierunku inicjatywę i zaangażowanie, pracodawca zaś ma jedynie obowiązek mu to ułatwić (wyrok Sądu Najwyższego z 25 maja 2000 roku, I PKN 657/99).

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych w rozumieniu Kodeksu pracy

Jak stanowi art. 103¹ § 1 Kodeksu pracy: przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą.

Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe przysługują:

• urlop szkoleniowy, udzielany w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy – w wymiarze:
• 6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminów eksternistycznych;
• 6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminu maturalnego;
• 6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie lub egzaminu zawodowego;
• 21 dni w ostatnim roku studiów – na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego;
• zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania.

Za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia ustalanego według zasad obowiązujących przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy (§ 5 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 roku w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy).

Pracodawca może też przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie.

Jak wskazano w art. 103¹–103⁴ Kodeksu pracy, z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe pracodawca zawiera na piśmie umowę określającą wzajemne prawa i obowiązki stron (nie ma obowiązku zawarcia umowy, jeżeli pracodawca nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych). Natomiast według art. 103⁵ Kodeksu pracy: pracownik podnoszący kwalifikacje zawodowe:

1. który bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji,
2. z którym pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym we wspomnianej wyżej umowie, nie dłuższym niż 3 lata,
3. który w okresie wskazanym w pkt 2 rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z powodu rozstroju zdrowia wywołanego mobbingiem,
4. który w okresie wskazanym w pkt 2 rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 Kodeksu pracy (z przyczyn leżących po stronie pracodawcy) lub z powodu rozstroju zdrowia wywołanego mobbingiem, mimo braku tych przyczyn

– jest obowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę na ten cel z tytułu dodatkowych świadczeń, w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia.

Prawo do urlopu bezpłatnego

Jeżeli pracownik zdobywa lub uzupełnia wiedzę i umiejętności na zasadach innych niż określone w art. 103¹–103⁵ Kodeksu pracy (czyli wówczas, gdy nie mamy do czynienia z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych w rozumieniu kodeksowym), to zgodnie z art. 1036  tej ustawy: mogą być przyznane:

1. zwolnienie z całości lub części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia,
2. urlop bezpłatny

– w wymiarze ustalonym w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i pracownikiem.

Jak obowiązkowy charakter szkolenia wpływa na czas pracy?

Zgodnie z art. 94¹³ Kodeksu pracy: jeżeli obowiązek pracodawcy przeprowadzenia szkoleń pracowników niezbędnych do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku wynika z postanowień układu zbiorowego pracy lub innego porozumienia zbiorowego, lub z regulaminu, lub przepisów prawa, lub umowy o pracę oraz w przypadku szkoleń odbywanych przez pracownika na podstawie polecenia przełożonego, szkolenia takie odbywają się na koszt pracodawcy oraz, w miarę możliwości, w godzinach pracy pracownika. Czas szkolenia odbywanego poza normalnymi godzinami pracy pracownika wlicza się do czasu pracy.

Szkolenia wliczane i niewliczane do czasu pracy

Jak wynika z powyższego, spośród omówionych szkoleń, wliczeniu do czasu pracy podlegają szkolenia obowiązkowe w rozumieniu art. 9413 Kodeksu pracy – czyli szkolenia niezbędne do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku oraz szkolenia odbywane na podstawie polecenia przełożonego.

Nie podlega natomiast wliczeniu do czasu pracy:

• czas urlopu szkoleniowego oraz czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy w związku z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych w rozumieniu art. 103¹ Kodeksu pracy (czyli zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą) – jednak za czas wspomnianego urlopu i zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia;
• szkolenia niemające charakteru podnoszenia kwalifikacji zawodowych w rozumieniu kodeksowym ani charakteru obowiązkowego – za czas tych szkoleń pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia (pracodawca może mu udzielić zwolnienia z całości lub części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia lub urlopu bezpłatnego).

Przykład 1.

Pracodawca, zgodnie z obowiązkiem wynikającym z art. 237³ § 2 Kodeksu pracy, aby zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy, skierował go na stosowne szkolenie. Ponieważ obowiązek ten wynikał z przepisu prawa, czas omawianego szkolenia został wliczony do czasu pracy pracownika.

Przykład 2.

Pracownik zwrócił się do pracodawcy z wnioskiem o zgodę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych na studiach podyplomowych. Pracodawca wyraził zgodę. W związku z tym strony zawarły umowę, w której pracodawca zobowiązał się do udzielenia pracownikowi urlopu szkoleniowego i zwolnienia z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania. Czas tego urlopu i zwolnienia nie podlega wliczeniu do czasu pracy, jednak pracownik zachowuje za ten czas prawo do wynagrodzenia.

Przykład 3.

Pracownik podjął samodzielną decyzję uczestnictwa w kursie komputerowym. Nie uzyskał w tym zakresie uprzedniej zgody pracodawcy; udział w kursie był wyłączną inicjatywą pracownika. W tych okolicznościach za czas udziału w kursie pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie i nie podlega on wliczeniu do czasu pracy. Pracodawca zgodził się natomiast na zwolnienie pracownika z części dnia pracy w celu umożliwienia mu udziału w kursie, jednak bez zachowania prawa do wynagrodzenia za czas tego zwolnienia.

Zasady wliczania czasu szkoleń do czasu pracy opierają się na ogólnym założeniu, że jeśli pracownik nie ma możliwości swobodnego podjęcia decyzji o udziale w danym szkoleniu, to nie powinien ponosić negatywnych konsekwencji poddania się istniejącemu w tym zakresie nakazowi. W konsekwencji czas udziału w takim szkoleniu jest traktowany jako czas pracy.