Poradnik Przedsiębiorcy

Przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych

Roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie może w roku kalendarzowym przekroczyć trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy. Kwota rocznego ograniczenia w 2018 roku będzie to kwota 133 290 zł.

Ograniczenie rocznej podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych stosuje się zarówno do osób podlegających ubezpieczeniom obowiązkowo, jak i dobrowolnie. Nie ma ono natomiast zastosowania przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia chorobowe, wypadkowe i zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych wymusza zaprzestanie obliczania i przekazywania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Ustalenie momentu przekroczenia rocznego ograniczenia

Informację o przekroczeniu przez danego ubezpieczonego rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składek można powziąć na trzy sposoby:

  • przez oświadczenie ubezpieczonego złożone płatnikowi,
  • na podstawie danych z dokumentacji kadrowo-płacowej płatnika składek,
  • na podstawie pisma informacyjnego z ZUS (co będzie miało miejsce w jednostkowych przypadkach, np. gdy organ rentowy ustali taką okoliczność podczas kontroli przeprowadzanej u płatnika).

Co do zasady obowiązek monitorowania, czy ubezpieczony nie przekroczył kwoty rocznej podstawy wymiaru składek, spoczywa na płatniku składek.

Szczególna sytuacja wystąpi wówczas, gdy za danego ubezpieczonego składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe rozlicza więcej niż jeden płatnik. W takim przypadku obowiązek monitorowania rocznej podstawy wymiaru składek leży po stronie ubezpieczonego. Ma on także obowiązek poinformowania płatników składek o jej osiągnięciu.

W praktyce bardzo często zdarza się, że płatnik ma problem z ustaleniem właściwego momentu, w którym należy zaprzestać naliczania składek za pracownika. W takim przypadku może wystąpić do ZUS o potwierdzenie, czy podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe danego ubezpieczonego osiągnęła roczne ograniczenie.

Wniosek składa się na formularzu ZUS-EPW (Wniosek o ustalenie przekroczenia rocznej granicy podstawy wymiaru składek).

Wykazanie w raportach ZUS

Fakt przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek oznacza się na deklaracjach rozliczeniowych:

  • ZUS DRA w bloku X w polu 06 – tylko w przypadku ubezpieczonych opłacających składki wyłącznie za siebie,

  • ZUS RCA w bloku III.B. w polu 02.

Przyjmuje się następujące oznaczenia:

1 – w przypadku, gdy informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek przekazał ubezpieczony,

2 – w przypadku, gdy informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek przekazał płatnik składek,

3 – w przypadku, gdy informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek przekazał Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Błędne oświadczenie ubezpieczonego o przekroczeniu limitu

Zgodnie z art. 19 ust. 6 Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych za skutki błędnego zawiadomienia powodującego nieopłacenie należnych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe odpowiada ubezpieczony. Dopełnieniem powyższego przepisu jest § 10 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Zgodnie z nim w przypadku, gdy ubezpieczony składając oświadczenie o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe poda informacje niezgodne ze stanem faktycznym, tak że powstanie zadłużenie z tytułu składek na te ubezpieczenia, jest on zobowiązany do spłacenia całości tego zadłużenia.

Organ rentowy zwróci się o zapłatę zaległych składek do płatnika, który następnie może domagać się od pracownika pokrycia tychże składek w części finansowanej przez ubezpieczonego.

Nienależnie opłacone składki - jak rozliczyć?

Jeżeli jednak doszło do opłacenia składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od nadwyżki ponad kwotę rocznej podstawy wymiaru, to mamy do czynienia z nienależnie opłaconymi składkami, czyli z nadpłatą składek.

Nadpłatę z tytułu przekroczenia kwoty rocznej podstawy wymiaru składek wykazuje się poprzez złożenie przez płatnika składek dokumentów rozliczeniowych korygujących za okres, za który składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zostały opłacone od nadwyżki ponad kwotę rocznej podstawy wymiaru składek.

Nadpłata podlega w pierwszej kolejności zaliczeniu przez ZUS z urzędu na poczet zaległych i bieżących składek, a w razie ich braku - na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik składek złożył wniosek o ich zwrot.

Wniosek o zwrot nadpłaty płatnik składek może złożyć dopiero po jej stwierdzeniu, nie później jednak niż w ciągu 7 dni od otrzymania zawiadomienia z ZUS z informacją o kwocie nadpłaty.

Organ rentowy zobowiązany jest dokonać zwrotu stwierdzonej nadpłaty w terminie 30 dni od dnia wpływu wniosku o jej zwrot.