Ubezpieczenie laptopa a wartość początkowa środka trwałego - jak zaksięgować?

Kupno laptopa stanowi dla jednostki wydatek na nabycie środka trwałego. Prawidłowe zaksięgowanie zakupu wymaga ustalenia jego wartości początkowej. W tym miejscu pojawia się pytanie, czy ubezpieczenie laptopa wpływa na tę kwotę.

Księgowanie faktury za laptopa

Zgodnie z art. 3 pkt 15 Ustawy z 29 września 1994 roku o rachunkowości przez środki trwałe rozumie się: z zastrzeżeniem pkt 17, rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Zalicza się do nich w szczególności:

1. nieruchomości – w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego,
2. maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy,
3. ulepszenia w obcych środkach trwałych,
4. inwentarz żywy.

Poszczególne obiekty inwentarzowe ujmuje się w księgach rachunkowych jednostki w wartości początkowej. Wartość początkowa to cena nabycia, koszt wytworzenia lub inna wartość, według której środek trwały został po raz pierwszy ujęty w księgach rachunkowych jednostki. W momencie ujęcia wartość początkowa środka trwałego jest równa jego wartości księgowej brutto. Wartością początkową środka trwałego jest cena nabycia, o której mowa w art. 28 ust. 2 i 8 ustawy o rachunkowości.

Zgodnie z art. 28 ust. 2 ustawy cena nabycia to: cena zakupu składnika aktywów, obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, a w przypadku importu powiększona o obciążenia o charakterze publicznoprawnym oraz powiększona o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, jak też załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzenia do obrotu, a obniżona o rabaty, opusty, inne podobne zmniejszenia i odzyski. 

Jeżeli nie można ustalić ceny nabycia składnika aktywów, a w szczególności przyjętego nieodpłatnie, w tym w drodze darowizny, jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu. 

Cena nabycia i koszt wytworzenia środków trwałych w budowie, środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych obejmuje ogół ich kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy, montażu, przystosowania i ulepszenia, do dnia bilansowego lub przyjęcia do używania, w tym również:

• niepodlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy;
• koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich finansowania i związane z nimi różnice kursowe, pomniejszony o przychody z tego tytułu.

W określonych przypadkach w wartości początkowej środków trwałych ujmowane są także nakłady na składniki niematerialne, co wynika z ich istoty lub charakteru ich powiązania ze środkiem trwałym. W szczególności w przypadku oprogramowania o jego ujęciu w wartości początkowej środka trwałego (środki transportu, urządzenia lub maszyny, w której jest on zainstalowany) lub o odrębnym ujęciu jako wartości niematerialnej i prawnej decyduje rodzaj licencji (prawa do użytkowania), a nie rodzaj oprogramowania. Licencja na system operacyjny, która jest przypisana do konkretnego urządzenia (np. komputera lub maszyny) i może być używana tylko na tym urządzeniu, nie jest ujmowana jako odrębny składnik aktywów, lecz wchodzi w skład obiektu środka trwałego, zwiększając jego wartość początkową. 

Księgowanie wydatku na zakup laptopa przebiega następująco:

1. Faktura zakupu
• Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,
• Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki”.
2. OT – przyjęcie laptopa do używania:
• Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.
• Wn konto 01 „Środki trwałe”.
3. Jednorazowy odpis amortyzacyjny:
• Wn konto 40-0 „Amortyzacja”,
• Ma konto 07-1 „Odpisy umorzeniowe środków trwałych”.

Ubezpieczenie laptopa a wartość początkowa

W tym miejscu należy w sposób jednoznaczny wskazać, że ubezpieczenie laptopa nie zwiększa jego wartości początkowej jako środka trwałego (chyba że dotyczy ubezpieczenia transportu). 

Jak wynika z pkt. 6.9. KSR nr 11 „Środki trwałe” do wartości początkowej środka trwałego nie zalicza się kosztów, które nie mają związku przyczynowo-skutkowego z pozyskaniem środka trwałego (np. opłat o charakterze sankcji; kosztów ponoszonych przez jednostkę niezależnie od pozyskania środka trwałego). W szczególności do wartości początkowej środka trwałego nie zalicza się kosztów:

• ogólnego zarządu,
• przeszkolenia pracowników w zakresie obsługi nowo pozyskanego środka trwałego, z wyjątkiem przypadku, gdy koszty te zostały objęte ceną nabycia środka trwałego i niemożliwe jest ich ustalenie lub wiarygodne oszacowanie,
• poniesionych w związku ze zmianą lokalizacji środka trwałego w ramach jednostki lub reorganizacją części lub całości działalności operacyjnej jednostki (kosztów przemieszczenia środków trwałych do nowych miejsc użytkowania) - koszty te pozostają w bezpośrednim związku ze zmianą lokalizacji lub reorganizacją jednostki, a nie z budową środka trwałego,
• poniesionych przed dniem podjęcia udokumentowanej decyzji o pozyskaniu środka trwałego, w tym przed dniem udokumentowanego rozpoczęcia jego budowy;
• działań marketingowych, które mają zapewnić uzyskiwanie korzyści ekonomicznych ze środka trwałego po jego wybudowaniu, niezależnie od okresu, w którym są ponoszone. 

Wydatek poniesiony na ubezpieczenie laptopa należy zarachować w ciężar kosztów działalności operacyjnej jednostki. Koszty działalności operacyjnej, księgowane są na koncie 40-9 „Pozostałe koszty rodzajowe”, przy czym wydatki dotyczące ubezpieczenia obejmującego ochroną przyszłe okresy sprawozdawcze należy rozliczać zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości, poprzez czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych. 

Odpisy czynnych i biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności. 

W związku z tym ewidencjonowanie w księgach rachunkowych wydatku na zakup ubezpieczenia laptopa będzie wyglądać następująco:

1. Wykup ubezpieczenia:
• Wn konto 40-9 „Pozostałe koszty rodzajowe”,
• Ma konto 13-0 „Rachunek bieżący”.
2. Przeniesienie kosztów do rozliczenia w czasie:
• Wn konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”,
• Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”.
3. Odpis kosztu dotyczącego danego okresu sprawozdawczego:
• Wn konto 49,
• Ma konto 64 w kolejnych okresach.

W konsekwencji, nawet jeżeli jednostka otrzyma jedną fakturę obejmującą zarówno zakup laptopa, jak i dodatkowe ubezpieczenie, obie te pozycje powinny zostać ujęte w księgach rachunkowych w sposób odrębny.