Kasy fiskalne online - czym różnią się od kas wirtualnych?

W świetle aktualnie obowiązujących przepisów dla podatników dostępne są zarówno kasy fiskalne online, jak i kasy wirtualne. Nie są to pojęcia tożsame i występują pomiędzy nimi istotne różnice, które postaramy się przybliżyć w poniższym artykule. Poddamy również analizie kwestie dopuszczalności stosowania ww. kas przez określone grupy podatników.

Kasy fiskalne online

Reguła ogólna wskazuje, że podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Wprowadzono do ustawy o VAT zmiany w zakresie rodzajów kas rejestrujących w postaci wprowadzenia możliwości, a dla podatników prowadzących działalność gospodarczą w określonych w ustawie branżach (art. 145b ustawy) – obowiązek stosowania kas fiskalnych online.

Kasy fiskalne online wyposażone są w funkcje umożliwiające, oprócz zapisu w pamięci fiskalnej i chronionej kasy, również przekazywanie w sposób ciągły, zautomatyzowany i bezpośredni danych rejestrowanych przy ich użyciu z prowadzonej ewidencji oraz danych o zdarzeniach mających znaczenie dla pracy kas do systemu teleinformatycznego Centralnego Repozytorium Kas.

W myśl art. 111a ust. 3 ustawy kasy rejestrujące łączą się z Centralnym Repozytorium Kas za pośrednictwem sieci telekomunikacyjnej w sposób, który zapewnia:

1. przesyłanie danych z kas rejestrujących do Centralnego Repozytorium Kas w sposób bezpośredni, ciągły, zautomatyzowany lub na żądanie Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 Ordynacji podatkowej,
2. przesyłanie poleceń z Centralnego Repozytorium Kas do kas rejestrujących, dotyczących pracy kas, i ich odbiór przez te kasy:
1. związanych z fiskalizacją kasy rejestrującej,
2. obejmujących określenie:
• sposobu i zakresu przesyłania danych z tej kasy,
• sposobu pracy kasy rejestrującej,
3. zapewniających prawidłowość pracy kasy rejestrującej.

W myśl art. 111 ust. 6a ustawy o VAT przywołanego przepisu kasa rejestrująca musi zapewniać prawidłowe zewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiać połączenie i przesyłanie danych między kasą a Centralnym Repozytorium Kas.

Kto musi stosować kasy fiskalne online?

Jak wskazaliśmy, pewne branże zostały obciążone obowiązkiem stosowania kas fiskalnych online. Wykaz podmiotów obligatoryjnie stosujących kasy fiskalne online został zawarty w art. 145b ustawy o VAT. 

Ponadto zgodnie z art. 145a ustawy o VAT, z zastrzeżeniem art. 145b, podatnicy mogą prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, które nie umożliwiają połączenia i przesyłania danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas. W konsekwencji prowadzący działalność w innych obszarach niż określone w ustawie nie zostali zobowiązani do posiadania kas fiskalnych online. W ich przypadku ewidencja sprzedaży może być prowadzona z wykorzystaniem dotychczas stosowanych „tradycyjnych” kas fiskalnych, tj. z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii. Przykładami usług, dla których przewidziano obowiązek stosowania kas fiskalnych online, są usługi kosmetyczne, fryzjerskie, budowlane czy prawnicze.

Wirtualne kasy fiskalne

Od kas fiskalnych online odróżnić należy kasy wirtualne, które w ustawodawstwie określone zostały jako kasy rejestrujące mające postać oprogramowania. Stosownie do art. 111b ust. 1 ustawy o VAT ewidencja sprzedaży w odniesieniu do niektórych grup podatników lub rodzajów czynności może być prowadzona przy użyciu kas rejestrujących mających postać oprogramowania.

Kasy wirtualne stanowią alternatywę dla obecnie użytkowanych kas rejestrujących, a ich stosowanie ma doprowadzić do zmniejszenia kosztów wywiązywania się podatników z obowiązku ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz usprawnienia procesu rejestracji i kontroli sprzedaży detalicznej w czasie rzeczywistym. Szczegółowe warunki funkcjonowania kas wirtualnych określa rozporządzenie MF w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania.

Zgodnie z § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku, przy użyciu kas, które spełniają funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy, wymagania techniczne określone w załączniku nr 1 do rozporządzenia i posiadają ważne certyfikaty kasy.

Należy jednak zauważyć, że nie każda sprzedaż może być ewidencjonowana za pomocą kasy wirtualnej. Trzeba zwrócić uwagę na rozporządzenie MF w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania.

Stosownie do § 1 ww. rozporządzenia kasy rejestrujące mające postać oprogramowania mogą być używane wyłącznie przez podatników w odniesieniu do czynności tam wymienionych. Katalog obejmuje 27 branż i jedynie przykładowo wskażmy, że dotyczy m.in.:

• usług hotelarskich i podobnych usług związanych z zakwaterowaniem (PKWiU 55.10),
• usług obiektów noclegowych turystycznych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania (PKWiU 55.20),
• pozostałych usług związanych z zakwaterowaniem (PKWiU 55.90),
• usług restauracji i pozostałych placówek gastronomicznych (PKWiU 56.10),
• usług przygotowywania i dostarczania żywności (catering) dla odbiorców zewnętrznych (PKWiU 56.21),
• sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych,
• usług mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług (PKWiU 45.20.30.0), w tym przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej).

Jak widać, rozporządzenie określa konkretne usługi, których świadczenie może być ewidencjonowane. Podatnik może jednak świadczyć różne usługi, w związku z czym pojawia się pytanie, czy możliwe jest ewidencjonowanie całego obrotu przy pomocy kasy wirtualnej.

Dyrektor KIS w interpretacji z 9 listopada 2020 roku (nr 114-KDIP1-3.4012.518.2020.1.ISK) wskazał, że skoro ustawodawca w rozporządzeniu ściśle określił czynności, tj. wskazał konkretne usługi i dostawy określonych towarów, w odniesieniu do których podatnik ma możliwość używania kas rejestrujących mających postać oprogramowania, oznacza to, że ewidencja może dotyczyć wyłącznie tych wymienionych czynności, a nie całej realizowanej przez podatnika sprzedaży, w tym czynności niewymienionych w rozporządzeniu. 

Podsumowując, należy wskazać, że każda kasa wirtualna jest jednocześnie kasą online. Niestety możliwość stosowania kas wirtualnych została ograniczona jedynie do pewnych branż określonych w rozporządzeniu. Mamy zatem do czynienia z inną sytuacją niż z kasami online, ponieważ te mogą być wprowadzone dobrowolnie przez każdego przedsiębiorcę.