W grudniu 2025 roku na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt nowelizacji przepisów Kodeksu spółek handlowych dotyczących funkcjonowania najczęściej wybieranej formy prowadzenia działalności gospodarczej, czyli spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Planowane ułatwienia w zgromadzeniach wspólników to główny cel wprowadzanych zmian, na które od dłuższego czasu czekało wielu przedsiębiorców borykających się z nadmiernym formalizmem. Projekt został wpisany do wykazu prac legislacyjnych Rady Ministrów pod numerem UDER98.
Proponowane zmiany mają charakter jednostkowy, ustawodawca nie zamierza rewolucjonizować ustawy. Mimo to wydają się one dosyć istotne dla praktyki funkcjonowania spółek z o.o. Proponowane bowiem są nowelizacje dwóch przepisów regulujących organizację zgromadzeń wspólników – dotyczących sposobu zawiadamiania o zgromadzeniu oraz formy pełnomocnictwa do udziału w nim. Ułatwienia w zgromadzeniach wspólników to coś, na co czekały wszystkie osoby prowadzące ten rodzaj spółki. Szybkie wejście w życie nowelizacji jest pożądane z perspektywy praktyki obrotu gospodarczego.
Problem nadmiernego formalizmu
Celem projektowanej regulacji jest przede wszystkim zmniejszenie formalizmu w obrocie gospodarczym oraz dostosowanie przepisów prawa spółek do realiów cyfrowych. W praktyce bowiem komunikacja między wspólnikami coraz częściej odbywa się w formie elektronicznej, a obowiązujące przepisy w wielu przypadkach w dalszym ciągu wymagają stosowania tradycyjnej formy pisemnej. Projekt zakłada zatem wprowadzenie rozwiązań umożliwiających korzystanie z tzw. formy dokumentowej w kontaktach między wspólnikami a spółką, co ma uprościć procedury korporacyjne i ograniczyć zbędne koszty.
Warto zauważyć, że regulacje dotyczące zwoływania zgromadzeń wspólników oraz udzielania pełnomocnictw do udziału w tych zgromadzeniach należą do podstawowych mechanizmów funkcjonowania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Jednocześnie przepisy ksh w obecnym kształcie przewidują rygorystyczne wymagania formalne. W praktyce oznacza to konieczność sporządzania dokumentów w formie pisemnej, opatrzonych własnoręcznym podpisem lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Choć rozwiązania te miały pierwotnie zapewniać bezpieczeństwo obrotu, w realiach współczesnego rynku coraz częściej prowadzą do powstawania niepotrzebnych barier organizacyjnych. Dotyczy to w szczególności spółek o rozproszonej strukturze właścicielskiej oraz takich, w których wspólnicy przebywają w różnych państwach.
W takich przypadkach konieczność uzyskania tradycyjnego podpisu na dokumencie może znacząco utrudnić szybkie podejmowanie decyzji korporacyjnych. Nadmierny formalizm w tej sprawie przestał być jedynie elementem zapewnienia bezpieczeństwa, a stał się realnym problemem wydłużającym, a niekiedy ograniczającym cały proces podejmowania najważniejszych decyzji przez zgromadzenie wspólników.
Elektroniczne zawiadomienie o zgromadzeniu wspólników
Jednym z przepisów objętych projektowaną nowelizacją jest art. 238 § 1 ksh. Przepis ten reguluje sposób zawiadamiania wspólników o zwołaniu zgromadzenia wspólników.
Zgodnie z obowiązującym stanem prawnym zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską, zawiadomienie może być wysłane wspólnikowi na adres do doręczeń elektronicznych albo pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane.
Zatem zawiadomienie powinno zostać wysłane listem poleconym albo przesyłką kurierską. Ustawodawca dopuszcza wprawdzie możliwość wysłania zawiadomienia pocztą elektroniczną lub na adres do doręczeń elektronicznych, jednak jest to możliwe tylko wtedy, gdy wspólnik uprzednio wyrazi na to zgodę. I tu pojawia się problem, ponieważ przepisy wymagają, aby została ona wyrażona na piśmie.
Oznacza to konieczność sporządzenia dokumentu podpisanego odręcznie albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W praktyce prowadzi to do sytuacji, w której wspólnik musi sporządzić osobny dokument zawierający zgodę na elektroniczną komunikację ze spółką. W przypadku wspólników zagranicznych lub dużej liczby udziałowców procedura ta bywa szczególnie uciążliwa.
Projekt nowelizacji zakłada odejście od wymogu formy pisemnej i zastąpienie go formą dokumentową. Forma dokumentowa jest znacznie mniej rygorystyczna niż forma pisemna. Do jej zachowania wystarczy bowiem złożenie oświadczenia w postaci dokumentu umożliwiającego ustalenie osoby składającej oświadczenie.
Powyższe oznacza, że zgoda na elektroniczne zawiadomienia o zgromadzeniu wspólników mogłaby zostać wyrażona m.in. poprzez:
- wiadomość e-mail wysłaną do spółki,
- skan podpisanego dokumentu,
- wiadomość przesłaną za pośrednictwem systemu komunikacji elektronicznej spółki.
Takie rozwiązanie znacząco upraszcza procedury korporacyjne. Warto przy tym zauważyć, że zgoda na elektroniczną komunikację ze spółką jest zazwyczaj udzielana jednorazowo i obowiązuje przez cały czas, aż do ewentualnej zmiany przez zainteresowanego, dlatego też ryzyko nadużyć w tym zakresie jest relatywnie niewielkie.
Obowiązek identyfikacji osoby składającej oświadczenie
Projektodawca dostrzega jednak potencjalne zagrożenia związane z obniżeniem wymogów formalnych. W związku z tym w projekcie przewidziano dodatkowy mechanizm zabezpieczający. Spółka będzie zobowiązana do podejmowania odpowiednich i proporcjonalnych działań służących identyfikacji osoby składającej oświadczenie.
Projekt nie precyzuje jednak, jakie działania powinny zostać podjęte w tym celu. Ich dobór pozostawiono spółkom, co pozwala dostosować procedury do specyfiki danej organizacji. W praktyce mogą to być m.in.:
- weryfikacja adresu e-mail przypisanego do wspólnika;
- potwierdzenie tożsamości za pomocą systemów elektronicznych, np. w przypadku obywateli Polski – ePUAP;
- stosowanie wewnętrznych procedur identyfikacyjnych.
Takie rozwiązanie ma zapewnić równowagę pomiędzy uproszczeniem procedur a zachowaniem odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa obrotu.
Ułatwienia w zgromadzeniach wspólników a pełnomocnictwo do udziału w zgromadzeniu
Drugim przepisem objętym projektowaną nowelizacją jest art. 243 § 2 ksh, który określa formę pełnomocnictwa do udziału w zgromadzeniu wspólników. Obecnie pełnomocnictwo musi być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności. Oznacza to, że brak zachowania tej formy powoduje bezwzględną nieważność udzielonego pełnomocnictwa.
Rozwiązanie to bywa problematyczne, zwłaszcza gdy wspólnik chce udzielić pełnomocnictwa zdalnie, np. podczas podróży lub pobytu za granicą. Konieczność sporządzenia dokumentu w formie pisemnej znacząco utrudnia szybkie udzielenie pełnomocnictwa.
Projekt przewiduje wprowadzenie możliwości udzielenia pełnomocnictwa w formie dokumentowej. Oznacza to, że wspólnik – podobnie jak przy zawiadomieniu o zgromadzeniu wspólników – będzie mógł udzielić pełnomocnictwa m.in.:
- przez wiadomość e-mail,
- poprzez przesłanie skanu podpisanego dokumentu,
- za pomocą elektronicznego systemu komunikacji spółki.
Co istotne, projekt zakłada pewną elastyczność w tej kwestii. Umowa spółki będzie mogła przewidywać bardziej rygorystyczne wymagania dotyczące formy pełnomocnictwa, jeśli wspólnicy uznają to za konieczne. Jeżeli jednak takiego zapisu nie będzie, w grę będzie wchodziła nowa zasada. Jest to bardzo dobre rozwiązanie, które w prosty sposób pozwoli samym wspólnikom dopasować poziom formalizmu do specyfiki danej spółki i relacji między nimi.
Brak rygoru nieważności
Warto zauważyć, że w projekcie nie wspomniano o rygorze nieważności dla niezachowania formy dokumentowej. Jeżeli brak ten nie zostanie uzupełniony w toku prac legislacyjnych, może to oznaczać, że forma ta będzie zastrzeżona jedynie dla celów dowodowych.
W praktyce oznaczałoby to, że ewentualne naruszenie tej formy nie prowadziłoby automatycznie do nieważności pełnomocnictwa, lecz jedynie utrudniałoby jego udowodnienie. Rozwiązanie takie może zmniejszyć formalizm, jednocześnie jednak zwiększy poziom ryzyka proceduralnego.
Weryfikacja pełnomocnictwa przez spółkę
Podobnie jak w przypadku zgody na elektroniczne zawiadomienia, projekt przewiduje obowiązek podjęcia przez spółkę działań służących identyfikacji wspólnika oraz pełnomocnika.
Spółka powinna więc podejmować działania pozwalające na zweryfikowanie ważności udzielonego pełnomocnictwa. Projekt nie określa jednak szczegółowych metod takiej weryfikacji, pozostawiając spółkom znaczną swobodę w tym aspekcie. Jest tak na chwilę obecną, być może ten aspekt zostanie jednak jeszcze dopracowany i doprecyzowany. Jeżeli zostanie tak, jak jest teraz, wspólnicy będą zmuszeni opracować wewnętrzne procedury identyfikacyjne, które będą stosowane przy organizacji zgromadzeń wspólników.
Przepisy przejściowe
Projekt nowelizacji ksh zawiera również przepisy przejściowe, które regulują sposób stosowania nowych regulacji do istniejących stosunków prawnych. Zgodnie z projektowanymi przepisami:
- do zawiadomień o zgromadzeniu wysłanych przed wejściem w życie nowelizacji,
- do pełnomocnictw udzielonych przed wejściem w życie ustawy
– stosowane będą dotychczasowe przepisy.
Rozwiązanie to ma zapewnić stabilność obrotu i uniknąć wątpliwości dotyczących skuteczności wcześniej dokonanych czynności.
Polecamy:
