Korespondencja z organami publicznymi już od dawna nie musi być „papierowa”. Nie ma potrzeby stania w kolejkach na poczcie, kupowania znaczków, kopert, długiego adresowania i zastanawiania się, czy zwykłe potwierdzenie nadania wystarczy, czy może dopłacić do potwierdzenia odbioru. Jednakże wariant online okazuje się nie tak prosty. Od 1 stycznia 2026 roku obywatele muszą zwracać szczególną uwagę na sposób elektronicznego kontaktowania się z organami administracyjnymi. Zakończył się bowiem okres, w którym korespondencja kierowana przez osoby fizyczne i podmioty niepubliczne do organów publicznych za pośrednictwem ePUAP była zrównana w skutkach prawnych z doręczeniem w ramach publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Teraz jedynym kanałem komunikacji elektronicznej z organami są e-Doręczenia. Dowiedz się więcej w zakresie: e-doręczenia zamiast ePUAP.
Koniec równego traktowania ePUAP i e-Doręczeń
Wraz z nadejściem 1 stycznia 2026 roku zakończył się okres przejściowy regulowany przez art. 147 ust. 2 ustawy o doręczeniach elektronicznych. Zgodnie z nim doręczenie korespondencji nadanej przez osobę fizyczną lub podmiot niebędący podmiotem publicznym, będące użytkownikami konta w ePUAP, do podmiotu publicznego mającego elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP, w ramach usługi udostępnianej w ePUAP, jest równoważne w skutkach prawnych z doręczeniem przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego do 31 grudnia 2025 roku.
Od nowego roku zasada równoważności ePUAP i e-Doręczeń przestała obowiązywać. Nie oznacza to oczywiście, że platforma ePUAP została wyłączona. Nadal funkcjonuje i działa w tych rejonach, w których pozwalają jej na to inne przepisy szczególne. Jednakże w relacjach osoby fizycznej lub podmiotu niepublicznego z organem administracji nie można już zakładać, że wysłanie pisma przez ePUAP będzie wywoływało skutki procesowe.
Potwierdza to zarówno wspomniana regulacja ustawy o doręczeniach elektronicznych, jak i art. 39 Kodeksu postępowania administracyjnego. Jednocześnie praktyka pokazuje, że przejście z ePUAP na e-Doręczenia może powodować problemy procesowe. Przykładem jest wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z 28 maja 2026 roku (sygn. akt: III SAB/Gd 175/26). Sąd uznał, że organ nie powinien pozostawić odwołania strony bez rozpoznania, jeżeli ta – korzystając z dotychczasowego kanału ePUAP – faktycznie przesłała organowi pismo, a nie została wcześniej właściwie poinformowana o zmianie zasad komunikacji. Ma to szczególne znaczenie przy sprawach, w których bardzo istotne jest zachowanie terminu, jak w przypadku odwołań, zażaleń czy odpowiedzi na wezwania organu.
Dlaczego e-doręczenia to teraz podstawowy kanał korespondencyjny z organami administracyjnymi?
Sposób doręczeń w sprawach administracyjnych reguluje art. 39 kpa. Zgodnie z art. § 1 art. 39 kpa organ administracji publicznej doręcza pisma na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych, chyba że doręczenie następuje na konto w systemie teleinformatycznym organu albo w siedzibie organu. Dopiero w razie braku możliwości doręczenia na adres do doręczeń elektronicznych stosuje się publiczną usługę hybrydową lub doręczenie przez pracowników organu, a ostatecznie przesyłkę rejestrowaną na zasadach ustawy – Prawo pocztowe.
Ponadto zgodnie z art. 57 § 5 pkt 1 kpa stanowi, że termin do dokonania czynności procesowej uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało wysłane na adres do doręczeń elektronicznych organu administracji publicznej, a nadawca otrzymał dowód otrzymania, o którym mowa w art. 41 ustawy o doręczeniach elektronicznych.
Z powyższego wynika jedna ważna konkluzja – adres e-Doręczeń organu administracyjnego powinien być obecnie traktowany jako podstawowy elektroniczny adres do prowadzenia korespondencji w postępowaniu administracyjnym. Dotyczy to w szczególności:
- wniosków wszczynających postępowanie,
- odwołań od decyzji,
- zażaleń na postanowienia,
- odpowiedzi na wezwania organu,
- uzupełniania braków formalnych,
- składania wyjaśnień i oświadczeń.
Jednocześnie nie oznacza to, że każde pismo do urzędu zawsze musi być przesłane elektronicznie. Możliwe pozostają także inne prawnie dopuszczalne sposoby wniesienia pisma, w szczególności tradycyjna forma papierowa. Problem dotyczy przede wszystkim sytuacji, w której strona sama wybiera komunikację elektroniczną i chce, aby jej pismo wywołało określony skutek procesowy.
E-Doręczenia – „dowód otrzymania” ma znaczenie
Przy korzystaniu z e-Doręczeń trzeba pamiętać, że najważniejsze w wysyłce nie jest samo techniczne wysłanie wiadomości czy też uzyskanie komunikatu o wysyłce, a możliwość wykazania jej skutecznego nadania i doręczenia. Przepis art. 57 § 5 pkt 1 kpa przewiduje, że termin do dokonania czynności procesowej uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało wysłane na adres do doręczeń elektronicznych organu administracji publicznej, a nadawca otrzymał „dowód otrzymania”. Mechanizm ten ma zapewnić procesową ochronę nadawcy w przypadku pism składanych w terminie.
W praktyce oznacza to, że przy składaniu pisma elektronicznego należy zawsze tak przeprowadzić proces wysyłania pisma, aby otrzymać wspomniany dowód otrzymania, a także upewnić się, że jest on zachowany i możliwy do odtworzenia. Będzie to miało szczególne znaczenie, gdy chodzi o termin, którego przekroczenie może skutkować negatywnymi konsekwencjami procesowymi.
E-doręczenia zamiast ePUAP – czy to jedyny kanał komunikacji z urzędem?
Istotne znaczenie praktyczne w kontekście omawianego tematu ma wspomniany już wyrok WSA w Gdańsku z 28 maja 2026 roku. Rozpatrywana przed tym sądem sprawa dotyczyła osoby, która w styczniu 2026 roku złożyła wniosek o udostępnienie informacji publicznej. Organ I instancji odmówił udostępnienia informacji, wobec czego zainteresowany wniósł odwołanie. Organ odwoławczy wezwał następnie stronę do uzupełnienia braków formalnych odwołania, polegających na wskazaniu danych adresowych. Strona odpowiedziała w terminie, ale zrobiła to za pośrednictwem ePUAP.
Problem polegał na tym, że organ odwoławczy nie obsługiwał już ePUAP jako skutecznego kanału komunikacji z podmiotami niepublicznymi. Korespondencja została jednak odczytana przez pracownika organu. Mimo to organ pozostawił odwołanie bez rozpoznania, uznając, że pismo nie zostało skutecznie doręczone.
WSA w Gdańsku zgodził się z organem co do tego, że po 31 grudnia 2025 roku korespondencja osoby fizycznej kierowana do organu za pośrednictwem ePUAP nie korzysta już z ustawowego zrównania z doręczeniem w ramach e-Doręczeń. Sąd zwrócił jednak uwagę na inną kwestię – otóż pismo strony faktycznie dotarło do organu i zostało odczytane. Nie można więc traktować go tak, jakby w ogóle nie istniało. W ocenie WSA organ powinien był ponownie wezwać stronę do uzupełnienia braków, jednocześnie wskazując właściwy sposób prowadzenia korespondencji.
Sąd zauważył, że organ odwoławczy, nie wzywając strony do nadesłania pisma poprzez system e-Doręczenia w zakreślonym terminie i nie informując jej o aktualnych zasadach korespondencji z organami administracji, naruszył zasadę prawdy obiektywnej (art. 7 kpa), nakładającej na organy administracji publicznej – w toku postępowania – obowiązek stania na straży praworządności, podejmowania z urzędu wszelkich czynności niezbędnych do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz do załatwienia sprawy, mając na względzie interes społeczny i słuszny interes obywateli. Organ odwoławczy naruszył też zasadę informowania stron (art. 9 kpa), która zobowiązuje organy administracji publicznej do należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego. Organy czuwają nad tym, aby strony i inne osoby uczestniczące w postępowaniu nie poniosły szkody z powodu nieznajomości prawa – w tym celu udzielają im niezbędnych wyjaśnień i wskazówek. W konsekwencji pozostawienie odwołania bez rozpoznania doprowadziło do bezczynności organu.
Zdaniem WSA strona nie powinna ponosić negatywnych konsekwencji okresu przejściowego, zwłaszcza gdy organ sam wiedział o zmianie kanału komunikacji, a jednocześnie faktycznie otrzymał pismo.
Co oznacza wyrok WSA w Gdańsku dla stron postępowania administracyjnego?
Omówiony wyrok WSA w Gdańsku nie oznacza, że w dalszym ciągu cały czas można bezpiecznie korzystać z ePUAP i powoływać się później na zasadę zaufania do organu. Jest wręcz przeciwnie – od 1 stycznia 2026 roku podstawowym kanałem korespondencji są e-Doręczenia.
Sprawa ta pokazuje jednak, że organ administracji nie może automatycznie ignorować każdej korespondencji przesłanej niewłaściwym kanałem, jeżeli pismo faktycznie do niego dotarło, a jego treść pozwala ustalić, jakiej czynności procesowej chciała dokonać strona. Nie można jednak odczytywać wyroku sądu jako „przywrócenie” skuteczności ePUAP. Przepis art. 147 ust. 2 ustawy o doręczeniach elektronicznych jasno wskazał na końcową datę okresu przejściowego i wyznaczył ją na 31 grudnia 2025 roku.
Jak zatem wysyłać pisma do organów administracyjnych?
Osoba otrzymująca wezwanie organu administracyjnego do złożenia wyjaśnień nie może aktualnie odpowiadać przez ePUAP tylko dlatego, że wcześniej przez lata korzystała z tej platformy. Przepisy się zmieniają, a obywatele powinni się do nich dostosowywać. Jaka zatem powinna być procedura bezpiecznego przesyłania pism do organów publicznych?
W pierwszej kolejności należy ustalić aktualny adres do doręczeń elektronicznych organu. Jednocześnie trzeba zorientować się, czy dana procedura nie zawiera przepisu szczególnego przewidującego inny kanał komunikacji. Jeżeli nie, pismo wysyłamy za pośrednictwem e-Doręczeń. Możemy uznać je za doręczone organowi po otrzymaniu „dowodu otrzymania”. Taki dowód należy zachować wraz z kopią wysłanego pisma i dołączonymi do niego załącznikami.
Polecamy:
