Powoli usługa e-Doręczenia zastępuje niektóre funkcje skrzynek e-PUAP. W efekcie mają całkowicie je zastąpić, poza funkcjonalnością podpisu. Z usługi e-Doręczenia korzysta coraz większe grono przedsiębiorców i podmiotów państwowych. Jest ona dostępna przez 7 dni w tygodniu, przez 24 godziny na dobę. Na czym polega i kto ma obowiązek korzystania z niej?
Czym jest usługa e-Doręczenia?
Podstawą prawną wprowadzenia usługi e-Doręczenia jest Ustawa z 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych.
Usługa e-Doręczenia to rejestrowane wysłanie listu elektronicznego wraz z załącznikami (będącego odpowiednikiem pocztowego listu poleconego) i jego dostarczenie pomiędzy przedsiębiorcami lub innymi podmiotami a organami administracji publicznej.
Usługa e-Doręczenia świadczona jest przez Pocztę Polską, jako operatora wyznaczonego do zarządzania tą usługą, natomiast głównym dowodzącym i monitorującym jej wdrożenie jest Ministerstwo Cyfryzacji. Dlatego usługa e-Doręczenia to usługa o charakterze publicznym adresowanym do przedsiębiorców i organów administracji publicznej. Warto odnotować, że z tej usługi może skorzystać także osoba prywatna niebędąca przedsiębiorcą.
Rejestracja do usługi e-Doręczenia
Rejestracja odbywa się za pomocą wniosku złożonego na portalu Centralnej Ewidencji i Działalności Gospodarczej (CEIDG), za pomocą utworzenia lub zmiany wpisu, albo przez Portal Rejestrów Sądowych (w przypadku podmiotów, dla których właściwym rejestrem jest KRS, utworzenie wpisu KRS, zmiana wpisu KRS).
Rejestracja w usłudze e-Doręczenia skutkuje nadaniem podmiotowi wnioskującemu indywidualnego adresu, który następnie zostaje zapisany w dedykowanej bazie adresów.
Od momentu rejestracji podmiot może odbierać pisma od organów administracji publicznej (zarejestrowanych w usłudze e-Doręczenia), a także wysyłać do nich odpowiedzi. Wszystko odbywa się za pośrednictwem tej usługi. Wszystkie pisma i odpowiedzi na nie są rejestrowane przez usługę e-Doręczenia, a więc dotyczy to zarówno wysyłki, jak i odbioru takiego pisma.
W tym miejscu należy zaznaczyć, iż sam wpis adresu do usługi e-Doręczenia nie oznacza akceptacji doręczania korespondencji na ten adres przez podmioty publiczne. Podmiot musi wyrazić zgodę, aby korespondencja była kierowana za pośrednictwem usługi e-Doręczenia.
Co istotne, dostęp do skrzynki pocztowej w usłudze e-Doręczenia jest możliwy przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.
Doręczenie pism w usłudze e-Doręczenia
Doręczenie listu za pomocą usługi e-Doręczenia ma taki sam skutek prawny jak wysłanie listu poleconego (rejestrowanego) za potwierdzeniem odbioru (żółty formularz).
Zatem wszelkie pisma urzędowe doręczone za pośrednictwem usługi e-Doręczenia mają takie same skutki (np. związane z biegiem terminów) jak tradycyjne doręczenia.
W Ustawie z 29 sierpnia 1997 roku – Ordynacja podatkowa wspomniano, że w postępowaniach podatkowych i podatkowo-administracyjnych kluczowe znaczenie ma data nadania korespondencji, także w systemie e-Doręczeń, a nie dzień akceptacji wysyłki przez dostawcę usługi.
Nawet gdy operator usługi e-Doręczenia opóźni akceptację nadania, to jeżeli nadawca wysłał pismo przed upływem terminu i ma dowód nadania (potwierdzenie otrzymania), termin uważa się za dochowany.
Kto ma obowiązek korzystać z usługi e-Doręczenia
Korzystanie z usługi e-Doręczenia oznacza rejestrację skrzynki pocztowej oraz wysyłanie i odbieranie listów za jej pomocą.
Do rejestracji skrzynki w usłudze e-Doręczenia zobligowane są podmioty przedstawione w poniższej tabeli.
Obowiązek rejestracji skrzynki pocztowej w usłudze e-Doręczenia | |
Lp. | Wykaz |
1. | Adwokat wykonujący zawód |
2. | Radca prawny wykonujący zawód |
3. | Doradca podatkowy wykonujący zawód |
4. | Doradca restrukturyzacyjny wykonujący zawód |
5. | Rzecznik patentowy wykonujący zawód, |
6. | Notariusz wykonujący zawód |
7. | Podmiot niepubliczny wpisany do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego |
8. | Podmiot niepubliczny wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej |
W tym miejscu należy podkreślić jedną bardzo ważną rzecz.
adwokat wykonujący zawód,
radca prawny wykonujący zawód,
doradca podatkowy wykonujący zawód,
doradca restrukturyzacyjny wykonujący zawód,
rzecznik patentowy wykonujący zawód,
notariusz wykonujący zawód
– w przypadkach niewykonywania zawodu, zawieszenia prawa do wykonywania zawodu, zawieszenia w czynnościach zawodowych i służbowych, a także zawieszenia stosunku pracy lub praw wynikających z licencji.
Od kiedy obowiązuje usługa e-Doręczenia
Resort Finansów na stronach Ministerstwa Finansów opublikował harmonogram obowiązku stosowania usługi e-Doręczenia. Zakłada on, iż niektóre podmioty już od początku 2025 roku muszą zarejestrować skrzynkę w usłudze e-Doręczenia. Innych jeszcze ten obowiązek nie dotyczy.
Terminy z wynikające z tego harmonogramu i podmioty zobowiązane do stosowania tej usługi przedstawiono w poniższej tabeli.
Obowiązek stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych (usługi e-Doręczenia) | |
Podmiot zobowiązany | Rozpoczęcie stosowania |
Organy administracji rządowej i jednostki budżetowe obsługujące te organy | 1 stycznia 2025 roku |
Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe (e-Doręczenia rejestrowane elektronicznie) | |
Narodowy Fundusz Zdrowia | |
Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego | |
Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw | |
Inne organy władzy publicznej oraz inne podmioty publiczne | |
Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe (dotyczy realizacji usługi e-Doręczenia hybrydowo) | 1 października 2029 roku |
Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna | |
Osoby pracujące jako:
| 1 stycznia 2025 roku |
Podmioty niepubliczne (np. przedsiębiorcy), dla których właściwym rejestrem działalności jest KRS i zostały w nim zarejestrowane od 1 stycznia 2025 roku | |
Podmioty niepubliczne (np. przedsiębiorcy), dla których właściwym rejestrem działalności jest KRS i zostały w nim zarejestrowane przed 1 stycznia 2025 roku | 1 kwietnia 2025 roku |
Podmioty niepubliczne np. przedsiębiorcy rejestrujące działalność w CEIDG | 1 stycznia 2025 roku |
Podmioty niepubliczne (np. przedsiębiorcy) już zarejestrowane w CEIDG do 31 grudnia 2024 roku w sytuacji aktualizacji wpisu w CEIDG do 30 czerwca 2025 roku | 1 lipca 2025 roku |
Podmioty niepubliczne (np. przedsiębiorcy) już zarejestrowane w CEIDG do 31 grudnia 2024 roku | 1 października 2026r. |
Przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG do dnia 31 grudnia 2024 roku | 1 października 2026r. |
Przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG do 31 grudnia 2024 roku, którzy po 30 czerwca 2026 roku zaktualizowali dane dot. działalności w CEIDG | W dniu dokonywania aktualizacji CEIDG |
Przedsiębiorcy, którzy zarejestrowali działalność w CEIDG nie wcześniej niż 1 stycznia 2025 roku | W dniu rejestracji działalności w CEIDG |
Na koniec warto wspomnieć o jeszcze jednej kwestii. Niekiedy nie jest możliwe doręczenie korespondencji za pomocą usługi e-Doręczenia. Chodzi tu o niektóre sytuacje, w których nie jest możliwe dokonanie przesyłki listowej przy pomocy tej usługi.
Jedną z takich sytuacji są okoliczności, w których podmiot wnosi o doręczenie oryginału dokumentu sporządzonego pierwotnie w postaci papierowej.
Inną sytuacją tego typu są ograniczenia techniczno-organizacyjne wynikające z objętości korespondencji oraz inne przyczyny mające charakter techniczny.
Ponadto warto wspomnieć o ograniczeniach techniczno-organizacyjnych wynikających z objętości korespondencji i innych przyczyn o charakterze technicznym.
Co więcej, niektóre ustawy mogą wprost zakazywać utworzenie i przekazanie niektórych rodzajów dokumentacji w postaci elektronicznej.
