Skuteczne doręczenie pism administracyjnych drogą elektroniczną

E-Doręczenia stają się w Polsce coraz popularniejszą formą komunikacji pomiędzy urzędami a obywatelami. Kluczowe dla zachowania terminów i ważności całego postępowania jest skuteczne doręczenie pism administracyjnych w formie elektronicznej. Kiedy pismo wysłane online można uznać za dostarczone i jakie skutki prawne to wywołuje?

Skuteczne doręczenie pism administracyjnych - kiedy występuje?

Skuteczne doręczenie pism administracyjnych odgrywa istotną rolę, jeśli chodzi o ważność całego postępowania. Jeżeli adresat nie odebrał kierowanego do niego pisma, zachodzi możliwość powołania się na brak możliwości obrony swoich praw. To z kolei otwiera drogę do podważenia całego postępowania i wydanych decyzji. Z drugiej strony musimy pamiętać o tzw. fikcji doręczenia, która uregulowana została w art. 44 Ustawy z 14 czerwca 1960 roku – Kodeks postępowania administracyjnego (dalej: kpa). Przepis ten ma przeciwdziałać blokowaniu postępowań przez strony, które celowo unikają odbierania pism urzędowych. Jeśli adresat nie odbierze korespondencji, trafia ona do urzędu pocztowego na 7 dni, po czym jest ponownie awizowana, jeśli nie zostanie odebrana. W efekcie przesyłka może czekać na poczcie maksymalnie przez 14 dni, po czym jest zwracana do nadawcy. Przepisy uznają wówczas, że doręczenie było skuteczne, choć w praktyce adresat nie odebrał pisma.

e-Doręczenia w administracji

Wprowadzenie możliwości korzystania z e-skrzynki do doręczeń ma za zadanie ułatwić i przyspieszyć procedurę administracyjną. Jak opisaliśmy wcześniej, w tradycyjnym postępowaniu administracyjnym skuteczność doręczenia pisma jest jednoznacznie związana z momentem, w którym adresat fizycznie pismo odebrał i pokwitował jego odbiór, ewentualnie, gdy doszło do tzw. fikcji doręczenia. W środowisku cyfrowym ta zasada wymagała jednak doprecyzowania. Pismo elektroniczne uznaje się za skutecznie doręczone wtedy, gdy spełnione zostaną ściśle określone prawem warunki gwarantujące, że adresat miał realną możliwość zapoznania się z jego treścią. Moment ten ma fundamentalne znaczenie, gdyż często od niego liczą się terminy do wniesienia odwołania, zażalenia czy innych czynności prawnych.

Podstawową i docelową formą elektronicznego doręczania pism administracyjnych jest doręczenie na adres do doręczeń elektronicznych (ADE), który jest powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE). Warto zauważyć, że ADE jest wpisywany do specjalnej Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). System ten pełni funkcję analogiczną do listu poleconego za potwierdzeniem odbioru w tradycyjnej poczcie. Zgodnie z art. 41 i 42 Ustawy z 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych moment skutecznego doręczenia pisma za pośrednictwem PURDE następuje, gdy adresat otrzymał dowód doręczenia. Takie działanie jest rejestrowane automatycznie przez system, który generuje elektroniczny dowód doręczenia. Ten dowód potwierdza, że pismo trafiło na skrzynkę ADE adresata.

Przykład 1.

Organ administracji wysyła decyzję o pozwoleniu na budowę na ADE przedsiębiorcy. System PURDE w momencie wpłynięcia pisma na skrzynkę adresata generuje automatyczne potwierdzenie doręczenia (dowód doręczenia). Data tego dowodu to data skutecznego doręczenia pisma, co uruchamia np. 14-dniowy termin na uprawomocnienie się decyzji (jeśli nie wniesiono odwołania).

Kluczowym elementem w systemie e-Doręczeń, mającym zapewnić pewność obrotu prawnego, jest wprowadzenie mechanizmu doręczenia zastępczego, czyli fikcji doręczenia, tak jak ma to miejsce w przypadku tradycyjnego doręczenia listu przez pocztę. Jest to rozwiązanie prawne na wypadek, gdyby adresat nie zalogował się do swojej skrzynki i nie odebrał wiadomości. Nieodebranie wiadomości w systemie nie może bowiem wstrzymywać postępowania, ponieważ prowadziłoby to do negatywnych skutków w całym systemie prawa administracyjnego. Jeżeli adresat nie odbierze korespondencji (nie zaloguje się do skrzynki, co skutkuje brakiem wygenerowania dowodu doręczenia) w ciągu 14 dni od dnia jej wpłynięcia na ADE, pismo uznaje się za skutecznie doręczone z upływem tego terminu. Powyższa data jest datą doręczenia zastępczego.

Przykład 2.

Pismo administracyjne (np. wezwanie do uzupełnienia braków formalnych) wpłynęło na ADE strony postępowania 1 marca. Użytkownik nie logował się do swojej skrzynki, wobec tego upływ 14 dni następuje 15 marca (o ile były to dni kalendarzowe, a nie robocze). Zgodnie z zasadą doręczenia zastępczego, pismo uznaje się za skutecznie doręczone 15 marca, co od tego dnia uruchamia bieg terminu na uzupełnienie braków. Jest to istotne zabezpieczenie przed celowym unikaniem odbioru korespondencji.

Inne formy doręczeń elektronicznych

Przed pełnym wejściem w życie systemu e-Doręczeń (PURDE/ADE), a także w okresie przejściowym, w komunikacji elektronicznej z administracją wykorzystywane były inne środki, przede wszystkim Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej (ePUAP). Doręczenia za pomocą ePUAP opierały się na innej regulacji. W tym przypadku pismo również uznawano za doręczone w momencie, gdy adresat potwierdził odbiór pisma poprzez udostępnione narzędzia na platformie ePUAP. System generował wtedy indywidualne Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).

Przykład 3.

Pan Kazimierz złożył wniosek przez ePUAP, a organ w odpowiedzi wysłał zawiadomienie o wszczęciu postępowania. Pismo trafiło na jego skrzynkę na ePUAP. Dopiero gdy obywatel zalogował się na ePUAP i kliknął opcję odbioru, system wygenerował UPO. Data na UPO to data skutecznego doręczenia.

Wyjątki od uznawania skutecznego doręczenia

Co do zasady, organ administracji publicznej może doręczać pisma w postaci elektronicznej tylko, gdy:

• strona złożyła wniosek o takie doręczenie lub wyraziła zgodę na ten sposób komunikacji,
• strona ma obowiązek posiadania ADE (dotyczy to niektórych podmiotów publicznych, zawodowych pełnomocników, a docelowo także i przedsiębiorców). Wpis do BAE jest równoznaczny z żądaniem doręczania tą drogą wszelkiego rodzaju korespondencji administracyjnej.

Jeżeli pismo zostało wysłane elektronicznie bez spełnienia powyższych warunków, takie doręczenie może być uznane za nieskuteczne, co w efekcie prowadzi do konieczności powtórzenia doręczenia w formie tradycyjnej (np. listem poleconym). W systemach doręczeń elektronicznych (zarówno PURDE, jak i starszych) kluczowe są dwa automatycznie generowane dokumenty:

• dowód nadania (UPN – Urzędowe Poświadczenie Nadania), które potwierdza, że organ administracji wysłał pismo. Data UPN jest istotna dla organu (np. zachowanie terminu),
• dowód doręczenia (UPD – Urzędowe Poświadczenie Doręczenia) lub UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru), który jest najważniejszy dla adresata i dla liczenia terminów prawnych. Datą skutecznego doręczenia jest data widniejąca na UPD (w przypadku odbioru przez adresata) albo data następująca po upływie 14 dni od dnia wpłynięcia, w przypadku doręczenia zastępczego (fikcja doręczenia).

Przykład 4.

Skuteczne doręczenie wymaga, aby pismo dotarło na poprawny i aktywny ADE. Jeżeli pismo administracyjne zostało wysłane i system zwrócił informację o błędzie technicznym (np. skrzynka nie istnieje lub jest zawieszona), doręczenie uznaje się za nieskuteczne. Organ ma wtedy obowiązek doręczyć pismo w inny, przewidziany prawem sposób (np. tradycyjnym listem poleconym), by zapewnić adresatowi możliwość zapoznania się z treścią i obrony jego praw. Dopiero skuteczne doręczenie w formie papierowej (potwierdzone datą odbioru) uruchomi bieg terminów.

Podsumowanie

W administracyjnej korespondencji elektronicznej skuteczność doręczenia jest ściśle powiązana z datą otrzymania dowodu doręczenia przez adresata lub – w przypadku jego bierności – z datą doręczenia zastępczego po upływie 14 dni od momentu wpłynięcia pisma na jego elektroniczny adres (ADE). To system prawny, a nie wola adresata, decyduje o momencie skutecznego doręczenia, co ma istotny wpływ na zakres praw i obowiązków adresata konkretnego pisma administracyjnego.