Proces skutecznego doręczania wszelkiego rodzaju pism urzędowych i sądowych jest kluczowy dla prawidłowości postępowań. W związku z wprowadzeniem do polskiego systemu prawnego nowej usługi, zmienia się dotychczasowy sposób odbioru korespondencji. Czym są e-Doręczenia, jaki mają status prawny i w jaki sposób wpływają na komunikację pomiędzy przedsiębiorcami a podmiotami publicznymi? Wyjaśniamy kluczowe aspekty tej cyfrowej rewolucji w doręczaniu pism.
Czym są e-Doręczenia?
Usługa e-Doręczenia to cyfrowy odpowiednik tradycyjnego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, mający taką samą moc prawną. Stanowi część Krajowego Systemu e-Doręczeń, który umożliwia bezpieczną, szybką i prawnie wiążącą komunikację elektroniczną pomiędzy obywatelami, przedsiębiorcami a podmiotami publicznymi (urzędami).
Nowy system może być stosowany nie tylko przez osoby fizyczne, ale też przedsiębiorców, podmioty publiczne oraz przedstawicieli zawodów zaufania publicznego (w tym przypadku występuje wręcz obowiązek stosowania e-Doręczeń).
Jak możemy przeczytać na oficjalnych stronach rządowych, wszystkie urzędy w kraju stopniowo zaczną używać e-Doręczeń do komunikacji z obywatelami i firmami oraz będą mogły połączyć z nimi swoje systemy elektronicznego zarządzania dokumentami. Ponadto inni zaufani dostawcy na rynku będą mogli wykorzystać standard techniczny tego rozwiązania i uruchomić usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
Działanie e-Doręczeń przypomina zwykłą skrzynkę mailową. Użytkownik ma swój adres, z którego może wysyłać i odbierać dokumenty w formie elektronicznej o każdej porze i z dowolnego miejsca na świecie. Aby skorzystać z usługi, konieczne jest założenie konta u jednego z pięciu dostępnych dostawców usług cyfrowych. Wniosek rejestracyjny można złożyć zdalnie na rządowej stronie internetowej. W zależności od preferencji użytkownika oraz wielkości skrzynki odbiorczej usługa może być darmowa lub podlegać odpowiedniej opłacie.
Cały system opiera się na bazie adresów elektronicznych (BAE). Skrzynka e-Doręczeń każdego użytkownika ma unikatowy adres do doręczeń elektronicznych (ADE), który jest ściśle powiązany z tożsamością danej osoby. Warto zaznaczyć, że nie ma możliwości wysłania przesyłki w ramach systemu e-Doręczenia na błędny adres, bo ADE jest weryfikowany w BAE. To eliminuje ryzyko pomyłki doręczenia, które może zdarzyć się w przypadku korzystania z usług tradycyjnej poczty.
Jak odebrać wiadomość w systemie e-Doręczeń – krok po kroku
Proces odebrania wiadomości elektronicznej z urzędu lub innego podmiotu korzystającego z e-Doręczeń jest w pełni cyfrowy i wymaga jedynie dostępu do Internetu oraz aktywnej skrzynki doręczeń (SD). Użytkownik posiadający aktywną skrzynkę odbiorczą otrzymuje za każdym razem powiadomienie w wiadomości SMS lub e-mail o wpłynięciu nowej korespondencji. Podczas jej aktywacji (np. za pośrednictwem portalu gov.pl, mObywatel.gov.pl lub biznes.gov.pl) należy podać adres e-mail do otrzymywania takich powiadomień. System wyśle na ten adres notyfikację o tym, że w skrzynce danej osoby czeka na odbiór nowa wiadomość. Stanowi to formę tradycyjnego awizo, przy czym użytkownik nie musi już odwiedzać placówki pocztowej, wystarczy, że zaloguje się do swojej cyfrowej skrzynki.
Aby faktycznie odebrać i przeczytać wiadomość, należy zalogować się do swojej skrzynki doręczeń. Logowanie odbywa się najczęściej za pośrednictwem portalu mObywatel.gov.pl lub edoreczenia.gov.pl przy użyciu Profilu Zaufanego, e-Dowodu lub aplikacji mObywatel (za pomocą kodu QR).
Przedsiębiorcy wpisani do KRS lub CEIDG mogą zalogować się np. przez Konto Przedsiębiorcy na portalu biznes.gov.pl (w przypadku adresów uzyskanych przez CEIDG albo KRS) lub bezpośrednio przez systemy komercyjnych dostawców Proces uwierzytelniania jest porównywalny do okazywania dowodu tożsamości w okienku pocztowym. System musi mieć pewność, że tylko uprawniona osoba uzyskuje dostęp do urzędowej korespondencji.
Po zalogowaniu do skrzynki w większości systemów do odebrania poczty wystarczy kliknąć odpowiednią pozycję lub przycisk „Odbierz”. Po poprawnym uwierzytelnieniu system udostępnia treść wiadomości. W tym momencie następuje automatycznie systemowe przekazanie korespondencji. Jednocześnie dochodzi do wygenerowania dowodu otrzymania przesyłki (DOP), który ma moc prawną potwierdzenia odbioru. Nadawca ma wtedy formalny dowód doręczenia wiadomości w konkretnym dniu i godzinie.
Fikcja e-Doręczenia
Nieodebranie przesyłki z urzędu lub sądu nie chroni adresata przed konsekwencjami prawnymi takiego działania. Przepisy przewidują bowiem w tym zakresie tzw. fikcję doręczenia. W przypadku pism wysyłanych w tradycyjnej formie papierowej bezskuteczne dwukrotne awizowanie listu oznacza nie tylko powrót przesyłki do nadawcy, ale również uznanie jej za skutecznie doręczoną. Mówimy wówczas o zastosowaniu fikcyjnego doręczenia, dzięki któremu postępowanie sądowe lub administracyjne może być dalej prowadzone, pomimo iż strona lub uczestnik postępowania w rzeczywistości nie odebrali adresowanego do nich pisma. Zasada fikcji doręczenia obowiązuje także w e-Doręczeniach. Jeśli adresat nie odbierze przesyłki w ciągu 14 dni od momentu jej wysłania, uznaje się ją za doręczoną po upływie tego terminu
Przykład 1.
Kamil jest przedsiębiorcą, który korzysta z e-Doręczeń. Otrzymał powiadomienie e-mail, że 1 października o godz. 10:00 wysłano do niego pismo z urzędu skarbowego. Wyjechał jednak na urlop i nie sprawdzał skrzynki do 20 października – dopiero wtedy udało mu się odebrać i odczytać wiadomość. Kiedy pismo zostało skutecznie doręczone przedsiębiorcy? Pomimo że Kamil otworzył wiadomość dopiero 20 października, prawnie pismo uznaje się za skutecznie doręczone 15 października (po upływie 14 dni od chwili przesłania pisma na skrzynkę). Wszelkie terminy administracyjne (np. na odwołanie się od wydanej decyzji) biegną w tym przypadku od 15 października. Z tego powodu bardzo ważne jest regularne sprawdzanie powiadomień i skrzynki.
Przykład 2.
Anna prowadzi niewielką firmę i czeka na decyzję o dofinansowaniu z urzędu marszałkowskiego. 5 listopada o 14:35 urząd wysyła tę decyzję za pośrednictwem e-Doręczeń na jej firmowy adres do doręczeń elektronicznych (ADE). Anna odbiera notyfikację e-mail w telefonie i jeszcze tego samego wieczora loguje się na swoją skrzynkę e-Doręczeń. Klika wiadomość i pobiera decyzję. Kiedy następuje skutek doręczenia decyzji? W momencie kliknięcia i otwarcia wiadomości system natychmiast generuje dowód otrzymania przesyłki (DOP), na którym widnieje data 5 listopada. Anna od razu wie, że decyzja jest pozytywna i ma 7 dni na złożenie dodatkowych dokumentów. Dzięki e-Doręczeniom zyskała kilka dni w porównaniu do tradycyjnej poczty (gdzie musiałaby czekać na fizycznego listonosza, a następnie iść na pocztę po odbiór awizowanego listu poleconego), co jest kluczowe w dotrzymywaniu krótkich terminów.
Przykład 3.
Ewa jest przedsiębiorcą i na co dzień korzysta z systemu e-Doręczeń. 10 czerwca otrzymała niekorzystną decyzję z ZUS-u na swój adres e-Doręczeń. Kobieta odebrała co prawda powiadomienie SMS o nowej przesyłce, jednak zupełnie je zignorowała i nie miała zamiaru odbierać dokumentu z ZUS-u. Ostatecznie odebrała pismo dopiero 28 czerwca. Jakie będą skutki takiego postępowania? Mimo że Ewa otworzyła pismo dopiero 28 czerwca, system prawnie uznaje je za skutecznie doręczone 24 czerwca – po upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji na skrzynkę odbiorczą Ewy. Termin 14 dni na złożenie ewentualnego odwołania do sądu zaczął biec 24 czerwca. Jeśli Ewa złoży odwołanie od decyzji dopiero po otwarciu wiadomości, najprawdopodobniej przekroczy termin i jej odwołanie zostanie odrzucone. Prawny moment doręczenia nastąpił bowiem wcześniej niż faktyczny odbiór dokumentu. Ignorowanie e-Doręczeń nie wstrzymuje biegu urzędowych terminów – po 14 dniach pismo uznaje się za skutecznie doręczone, nawet jeśli użytkownik faktycznie go nie przeczytał.
Jak skutecznie odbierać pisma poprzez e-Doręczenia?
Aby móc sprawnie i bez problemów odbierać e-Doręczenia, należy spełnić dwa podstawowe warunki:
- mieć adres do doręczeń elektronicznych (ADE) – obowiązek posiadania i aktywacji ADE stopniowo obejmuje podmioty publiczne, a także przedsiębiorców (wpisanych do CEIDG i KRS) oraz zawody zaufania publicznego (np. adwokatów, radców prawnych, notariuszy, komorników); dla osób fizycznych usługa wciąż jest dobrowolna, ale po jednorazowej aktywacji e-skrzynki urzędy mają obowiązek wysyłać na nią korespondencję elektronicznie i zrezygnować z tradycyjnego listu poleconego;
- aktywować skrzynkę doręczeń (SD) – po utworzeniu ADE system wysyła instrukcję aktywacji; użytkownik musi zalogować się na swoją skrzynkę (np. mObywatel.gov.pl, biznes.gov.pl); następnie ją aktywować i podać odrębny adres e-mail do powiadomień (notyfikacji).
Podsumowanie
Usługa e-Doręczeń to nowoczesny i prawnie wiążący elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, którego celem jest cyfryzacja komunikacji z urzędami i innymi podmiotami. Aby odebrać wiadomość, konieczne jest posiadanie aktywnego adresu do doręczeń elektronicznych (ADE). Oczekująca przesyłka jest sygnalizowana powiadomieniem wysyłanym na wskazany wcześniej adres e-mail lub numer telefonu. Kluczowym momentem jest otwarcie wiadomości w systemie, które automatycznie generuje dowód otrzymania przesyłki (DOP), mający pełną moc prawną. Należy pamiętać o regule fikcji doręczenia – jeśli użytkownik nie zaloguje się i nie odbierze pisma w ciągu 14 dni od jego udostępnienia, zostanie ono uznane za doręczone prawnie, co oznacza, że wszelkie terminy administracyjne (np. na odwołanie) zaczną biec od tego dnia, niezależnie od faktycznego dostępu do treści. Cały system gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa, pewność co do tożsamości nadawcy i odbiorcy oraz integralność przesyłanych dokumentów.
