Polska zajmuje czołowe miejsce wśród najlepiej zelektronizowanych państw w Europie. Bardzo dobrze jest to widoczne w sferze praw publicznych. Mnóstwo spraw jesteśmy w stanie załatwić bez wychodzenia z domu, od rozliczenia się z fiskusem i ZUS-em po uczestnictwo w postępowaniu sądowym. Coraz więcej na tym polu robione jest także w kwestii korespondencji z organami państwowymi. Doręczenia decyzji drogą elektroniczną to już nic niezwykłego i każdy, kto ma dostęp do internetu oraz zarejestruje swój adres e-mail, może otrzymywać pisma na swój komputer, bez zbędnych awizo i wizyt na poczcie. Czy jednak możliwa jest tak nietypowa sytuacja, w której decyzja sporządzona w formie elektronicznej zostanie doręczona poprzez operatora pocztowego?
Doręczenia decyzji w formie elektronicznej to teraz forma domyślna
Wielu z nas mogło jeszcze tego nie zauważyć, ale sposób doręczeń pism z urzędów w ciągu ostatnich lat mocno się zmienił. Aktualnie tym „domyślnym” sposobem doręczania korespondencji jest jej przesyłanie drogą elektroniczną. W uzasadnieniu nowelizacji kpa możemy przeczytać, że celem zmian jest stworzenie każdemu podmiotowi możliwości korzystania z jednego własnego adresu do doręczeń elektronicznych, który będzie mógł być wykorzystany do korespondencji ze wszystkimi pozostałymi podmiotami korzystającymi z usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Zdaniem prawodawcy odmiejscowienie procesu doręczenia przez umożliwienie wysyłania i odbierania korespondencji z dowolnego miejsca spowoduje brak konieczności informowania każdorazowo obecnych i potencjalnych korespondujących o zmianie fizycznego miejsca pobytu, co mocno odciąży obywateli.
Jak czytamy w art. 39 § 1 kpa, organ administracji publicznej doręcza pisma na adres do doręczeń elektronicznych, chyba że doręczenie następuje na konto w systemie teleinformatycznym organu albo w siedzibie organu. Następnie zgodnie z § 2 art. 39 kpa, jeżeli niemożliwe jest doręczenie pisma w powyższy sposób, organ doręcza pisma za pokwitowaniem:
- przez operatora wyznaczonego z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej, o której mowa w art. 2 pkt 7 ustawy o doręczeniach elektronicznych, albo
- przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy.
W przypadku, gdyby i powyższy sposób okazał się niemożliwy, urząd państwowy doręcza pisma:
- przesyłką rejestrowaną, zgodnie z przepisami art. 3 pkt 23 ustawy – Prawo pocztowe, albo
- przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy.
Przepisy administracyjne jasno pokazują, że podstawowym trybem doręczania decyzji jest to elektroniczne. W przypadku, gdyby takie doręczenie nie było możliwe, wówczas zastosowanie znajdzie doręczenie hybrydowe. W sytuacji zaś gdyby i takie doręczenie było niemożliwe, zastosowanie znajdzie doręczenie tradycyjne, tj. to na papierze.
Jak wyglądają doręczenia elektroniczne?
Doręczenia elektroniczne, czyli e-doręczenia, stanowią odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, jaki doskonale znamy z poczty polskiej. Z tego trybu korespondencji mogą korzystać zarówno podmioty publiczne, obywatele, jak i przedsiębiorstwa. Na razie cały proces doręczeń jest mieszany – kto ma skrzynkę do e-doręczeń, otrzymuje pisma drogą elektroniczną, kto jej nie założył, w dalszym ciągu dostaje listy polecone za pośrednictwem operatora pocztowego. Docelowo jednak wszystkie podmioty publiczne, przedsiębiorcy i zawody zaufania publicznego będą miały obowiązek mieć adres do doręczeń elektronicznych, wówczas korespondencja będzie prowadzona za pośrednictwem e-doręczeń. Wydaje się, że przez najbliższe lata obowiązek ten nie dotknie osób fizycznych, z racji tego, że nie wszyscy są biegli w operowaniu na komputerach (szczególnie osoby starsze). Całkowita rezygnacja z tradycyjnych przesyłek pogłębiłaby wykluczenie cyfrowe, które i tak już daje się we znaki części społeczeństwa.
Aby móc korzystać z e-doręczeń, należy w pierwszej kolejności założyć skrzynkę i adres do korespondencji elektronicznej. Można to zrobić przez serwis mObywatel.gov.pl lub Biznes.gov.pl. Osoby prowadzące jednoosobowe działalności gospodarcze i spółki wniosek o e-adres mogą złożyć również w CEIDG lub KRS. Po założeniu skrzynki jej właściciel otrzymuje powiadomienie o jej aktywacji. Adres zostaje wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) i od tego momentu możliwe staje się otrzymywanie decyzji drogą elektroniczną.
Wysyłanie i odbieranie korespondencji jest bardzo podobne do tego, jakie znamy z naszych skrzynek e-mail. Po zalogowaniu się do skrzynki e-doręczeń możemy tworzyć wiadomości, podając adresata, temat i treść (ew. dodawać załączniki). Po nadaniu przesyłki otrzymujemy dowód nadania. Odbiór również nie jest skomplikowany – w pierwszej kolejności otrzymujemy notyfikację o oczekującej przesyłce. Przesyłka jest udostępniana do odbioru, a my możemy ją pobrać w formacie ZIP (z PDF, XML i załącznikami) na dysk swojego komputera czy smartfona. Po odbiorze system generuje dowód o udostępnieniu przesyłki.
Doręczenia decyzji sporządzonej w formie elektronicznej drogą tradycyjną – czy to możliwe?
Przepis art. 393 kpa wskazuje na nieco nieoczekiwaną (a może w Polsce właśnie oczekiwaną) możliwość sporządzania decyzji administracyjnych w formie elektronicznej, następnie jej drukowanie i wysyłanie w formie listu. Wydaje się to kuriozalne, ale w obecnym okresie przejściowym, kiedy nie wszyscy jeszcze mają skrzynki do e-doręczeń, ma to sens.
Jak czytamy w kpa, w przypadku pism wydanych przez organ administracji publicznej w postaci elektronicznej przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego, które zostały opatrzone:
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
- podpisem zaufanym,
- podpisem osobistym,
- zaawansowaną pieczęcią elektroniczną,
- pieczęcią elektroniczną
– doręczenie może polegać na doręczeniu wydruku pisma uzyskanego z tego systemu odzwierciedlającego treść tego pisma. Jest to tzw. forma hybrydowa załatwienia sprawy administracyjnej. Prawodawca zaznaczał, że celem wprowadzenia tej instytucji było umożliwienie organowi załatwiania wszystkich spraw w formie dokumentu elektronicznego przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego, nawet jeśli nie zostają spełnione wszystkie warunki do doręczenia korespondencji drogą elektroniczną.
Aby jednak takie doręczenie hybrydowe było skuteczne, musi zostać przeprowadzone zgodnie z wymogami ustawowymi. Bez wypełnienia tych przesłanek doręczenie nie spełni swojego zadania. Przede wszystkim, by móc zastosować doręczenie hybrydowe, musi wystąpić okoliczność, zgodnie z którą:
- pismo, które ma być przedmiotem doręczenia, wydane zostało w postaci elektronicznej przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego, które zostało opatrzone którymś z wyżej wymienionych podpisów elektronicznych;
- nie zostały spełnione przesłanki dla dokonania doręczenia elektronicznego z art. 39 § 1 kpa.
Następnie takie pismo elektroniczne, wytworzone w ramach systemu teleinformatycznego, zostaje przetransferowane do tradycyjnej postaci dokumentu papierowego, czyli wydrukowane. To jednak nie wszystko, ponieważ taki wydruk musi dodatkowo zawierać:
- informację, że pismo zostało wydane w postaci elektronicznej i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, ze wskazaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby, która je podpisała, albo opatrzone zaawansowaną pieczęcią elektroniczną, albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną;
- identyfikator tego pisma, nadawany przez system teleinformatyczny, za którego pomocą pismo zostało wydane.
Dodatkowo wydruk pisma, o którym mowa powyżej, może zawierać mechanicznie odtwarzany podpis osoby, która podpisała pismo. Nie jest to element wymagany. To, czy urzędnik z tego skorzysta, jest pozostawione do jego dyspozycji. Warto jednak podkreślić, że jeżeli pracownik organu umieści taki podpis „elektroniczny” na dokumencie, nie ma już potrzeby, aby wydruk został podpisany własnoręcznie. Jednakże pismo pozbawione podpisu, zamiennika podpisu bądź adnotacji o podpisie, wymaganych przez ustawodawcę w świetle prawa, nie jest decyzją, nie rozstrzyga sprawy administracyjnej, nie kształtuje sytuacji prawnej adresata takiego pisma i nie otwiera toku instancji w postępowaniu administracyjnym (por. wyrok WSA w Lublinie z 21 stycznia 2022 roku, sygn. akt; I SA/Lu 458/21).
Przykład 1.
Organ administracji państwowej, chcąc skorzystać z trybu hybrydowego doręczenia, sporządził decyzję w formie elektronicznej, a następnie wykonał jej skan i wysłał na znany mu adres poczty elektronicznej odbiorcy. Czy takie doręczenie jest skuteczne?
Nie. Kpa nie wprowadza możliwości doręczania decyzji poprzez wykonanie jej skanu i wysłanie na adres poczty elektronicznej. Tak samo nie można wydrukować skanu pisma sporządzonego w formie dokumentu elektronicznego i przesłać go odbiorcy za pośrednictwem operatora pocztowego. Taki sposób doręczenia nie spełnia bowiem warunków ustalonych w art. 393 kpa.
Doręczenia decyzji sporządzonej w formie elektronicznej – co na to sądy?
Chcąc potwierdzić wywód zawarty w niniejszym artykule, warto sprawdzić stanowisko orzecznictwa sądów administracyjnych. W niniejszej kwestii wypowiedział się niedawno Naczelny Sąd Administracyjny w swoim wyroku z 13 grudnia 2024 roku (sygn. akt: I OSK 294/24), w którym podkreślił, że organ ma możliwość załatwienia sprawy i wydania decyzji w formie papierowej lub w formie dokumentu elektronicznego i doręczenia decyzji w formie papierowej za pośrednictwem operatora pocztowego; w formie dokumentu elektronicznego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, czyli przez ePUAP; w formie dokumentu elektronicznego, wysyłając wydruk decyzji w trybie art. 393 kpa za pośrednictwem operatora pocztowego. Celem wprowadzenia przepisu art. 393 kpa było umożliwienie organowi załatwiania wszystkich spraw w formie dokumentu elektronicznego przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego, nawet jeśli nie zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 391 kpa, i jego doręczanie w sposób tradycyjny, a więc przez operatora pocztowego. Zgodnie z art. 393 § 1-4 kpa w przypadku pism wydanych przez organ administracji publicznej w postaci elektronicznej przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego, które zostały opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, zaawansowaną pieczęcią elektroniczną albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, doręczenie może polegać na doręczeniu wydruku pisma uzyskanego z tego systemu odzwierciedlającego treść tego pisma. Nie chodzi tu jednak o jakikolwiek wydruk, tylko taki, który zawiera informację, że pismo zostało wydane w postaci elektronicznej i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, ze wskazaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby, która je podpisała, albo opatrzone zaawansowaną pieczęcią elektroniczną, albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną; identyfikator tego pisma, nadawany przez system teleinformatyczny, za którego pomocą pismo zostało wydane. Wydruk może zawierać mechanicznie odtwarzany podpis osoby, która podpisała pismo. Wydruk pisma spełniający wyżej wskazane wymogi stanowi dowód tego, co zostało stwierdzone w piśmie wydanym w postaci elektronicznej.
Następnie sąd stwierdził, że ustawodawca w przypadku wystąpienia przeszkód doręczenia decyzji sporządzonej w postaci elektronicznej drogą elektroniczną dopuszcza w świetle art. 393 § 1 kpa doręczenie wydruku decyzji w sposób, o którym mowa w art. 39 § 3 pkt 1 kpa, przy czym w art. 393 § 2 kpa określono wymogi, jakie ten wydruk ma spełniać. NSA podkreślił, że papierowy wydruk nie stanowi oryginału pisma, w tym przypadku decyzji, które było przedmiotem konwersji poprzez jego wydruk, a jedynie poświadczenie jego treści i metadanych z systemu teleinformatycznego. Oryginał decyzji pozostaje w postaci elektronicznej, dlatego wydruk ten ma charakter sformalizowany. Nie chodzi tu bowiem o dowolne wydrukowanie pliku, a wydruk spełniający wyżej wskazane wymagania formalne oznaczone w art. 393 § 2 kpa.
