Wprowadzenie e-doręczeń (czyli systemu doręczeń elektronicznych, który zastępuje tradycyjną korespondencję papierową w kontaktach z urzędami) wiąże się z nowymi obowiązkami dla podmiotów publicznych i niektórych podmiotów prywatnych. Jednym z nich jest obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych (adresu e-Doręczeń) i jego zgłoszenia do bazy adresów elektronicznych (BAE). Co w przypadku, gdy występuje opóźnienie w zgłoszeniu do e-doręczeń? Sprawdź w artykule!
E-doręczenia – najważniejsze informacje
Podmiot publiczny doręcza korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych.
Podmiot publiczny doręcza korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej w przypadku:
- braku możliwości doręczenia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych zgodnie z ww. zasadami, albo
- gdy wie, że osoba fizyczna mająca adres do doręczeń elektronicznych została pozbawiona wolności.
Powyższych zasad nie stosuje się w przypadkach, gdy:
- podmiot wnosi o doręczenie oryginału dokumentu sporządzonego pierwotnie w postaci papierowej;
- przepisy odrębne przewidują możliwość dokonywania doręczeń z wykorzystaniem także innych sposobów niż publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publiczna usługa hybrydowa, w szczególności przy pomocy swoich pracowników, a nadawca w konkretnych okolicznościach uzna inny sposób doręczenia za bardziej efektywny.
Powyższych zasad nie stosuje się także, gdy korespondencja nie może być doręczona na adres do doręczeń elektronicznych albo z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej ze względu na:
- brak możliwości sporządzenia i przekazania dokumentu w postaci elektronicznej wynikający z przepisów odrębnych;
- brak możliwości wykorzystania publicznej usługi hybrydowej wynikający z przepisów odrębnych;
- konieczność doręczenia niepodlegającego przekształceniu dokumentu utrwalonego w postaci innej niż elektroniczna lub rzeczy;
- ważny interes publiczny, w szczególności bezpieczeństwo państwa, obronność lub porządek publiczny;
- ograniczenia techniczno-organizacyjne wynikające z objętości korespondencji oraz inne przyczyny mające charakter techniczny.
Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do bazy adresów elektronicznych jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres.
Opóźnienie w zgłoszeniu do e-doręczeń a podmioty obowiązane do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych
Do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych, powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, jest obowiązany:
- adwokat wykonujący zawód;
- radca prawny wykonujący zawód;
- doradca podatkowy wykonujący zawód;
- doradca restrukturyzacyjny wykonujący zawód;
- rzecznik patentowy wykonujący zawód;
- notariusz wykonujący zawód;
- podmiot niepubliczny wpisany do rejestru przedsiębiorców, o którym mowa w art. 1 ust. 2 pkt 1 Ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 roku o Krajowym Rejestrze Sądowym;
- od 19 października 2026 roku – podmiot niepubliczny wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, o której mowa w art. 2 Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy.
Opóźnienie w zgłoszeniu do e-doręczeń a doręczanie w okresie przejściowym
Doręczenie korespondencji nadanej przez osobę fizyczną lub podmiot niebędący podmiotem publicznym, będące użytkownikami konta w ePUAP, do podmiotu publicznego mającego elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP, w ramach usługi udostępnianej w ePUAP, jest równoważne w skutkach prawnych z doręczeniem przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego do 31 grudnia 2025 roku. Do tego czasu będzie więc można korzystać z tego kanału komunikacji elektronicznej.
Doręczenie korespondencji nadanej przez podmiot publiczny mający elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP do osoby fizycznej lub podmiotu niebędącego podmiotem publicznym, niemających adresu do doręczeń elektronicznych, jeżeli:
- korespondencja ta stanowi odpowiedź na podanie albo wniosek złożone w ramach usługi udostępnionej w ePUAP, albo
- ta osoba fizyczna lub ten podmiot wystąpiły do organu administracji publicznej o doręczenie korespondencji na konto w ePUAP
– jest równoważne w skutkach prawnych z doręczeniem przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego do 31 grudnia 2025 roku.
Zgromadzona w ePUAP korespondencja jest dostępna dla posiadacza konta użytkownika lub elektronicznej skrzynki podawczej w ePUAP w sposób umożliwiający jej przeglądanie, kopiowanie i usuwanie do 30 września 2029 roku. Po upływie terminu minister właściwy ds. informatyzacji usuwa z ePUAP konta użytkownika i elektroniczne skrzynki podawcze wraz z ich zawartością.
Wpisy podmiotów z rejestru CEiDG
Podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej od 1 stycznia 2025 roku są obowiązane do przekazania:
- danych niezbędnych do utworzenia adresu do doręczeń w ramach publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, albo
- adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz danych niezbędnych w celu wpisania tego adresu do bazy adresów elektronicznych.
Podmioty niepubliczne niemające adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych, wpisane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej do 31 grudnia 2024 roku, składające w okresie od 1 lipca 2025 roku do 30 września 2026 roku wniosek o zmianę wpisu, są obowiązane do:
- przekazania danych niezbędnych do utworzenia adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, albo
- przekazania adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego świadczoną przez kwalifikowanego dostawcę oraz danych niezbędnych w celu wpisania tego adresu do bazy adresów elektronicznych, albo
- wystąpienia do ministra właściwego ds. informatyzacji z wnioskiem o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
Podmioty niepubliczne niemające adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych, wpisane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, z wyłączeniem ww. podmiotów, są obowiązane uzyskać wpis adresu do doręczeń elektronicznych do bazy adresów elektronicznych w terminie do 30 września 2026 roku.
Podsumowanie
Opóźnienie w zgłoszeniu adresu do e-Doręczeń nie skutkuje automatycznie sankcjami. Mogą być one przewidziane w przyszłości. Dla bezpieczeństwa prawnego i organizacyjnego warto jednak zadbać o terminowe wdrożenie e-doręczeń i zgłoszenie adresu do BAE, nawet jeśli w danym momencie nie jest on aktywnie wykorzystywany. Skutkiem opóźnienia mogą być natomiast utrudnienia w kontakcie z urzędami.
Polecamy:
