Reforma wprowadzona ustawą z 13 marca 2026 roku o zmianie ustawy o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy oraz niektórych innych ustaw przynosi istotne zmiany w CEIDG, przekształcając ewidencję w nowoczesne centrum cyfrowej obsługi przedsiębiorcy. Wprowadzone nowelizacje znacząco wpływają na codzienne obowiązki osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, wymuszając dostosowanie procesów zarządczych do nowych wymogów technicznych i prawnych. Przeczytaj poniższy artykuł i dowiedz się więcej o najważniejszych modyfikacjach w systemie.
Zmiany w CEIDG - aplikacja mObywatel narzędziem dla przedsiębiorcy
Jedną z najbardziej widocznych zmian jest formalne umożliwienie korzystania z usług CEIDG za pośrednictwem aplikacji mObywatel. Ustawodawca wprost wskazał, że przedsiębiorca będący użytkownikiem aplikacji może przekazywać dane i informacje do CEIDG oraz pobierać dane z rejestru za pośrednictwem tej aplikacji, o ile odpowiednia usługa zostanie w niej udostępniona.
W praktyce oznacza to stopniowe przekształcanie mObywatela w narzędzie do bieżącego zarządzania działalnością gospodarczą. Jest to rozwiązanie szczególnie istotne dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, które często samodzielnie zajmują się formalnościami administracyjnymi i oczekują szybkiego dostępu do usług publicznych.
Koniec papierowych wniosków, czyli kluczowe zmiany w CEIDG
Wniosek o wpis do CEIDG składa się z wykorzystaniem formularza elektronicznego. Ustawodawca uchylił dotychczasowe przepisy przewidujące alternatywne sposoby składania wniosków i jednoznacznie postawił na komunikację elektroniczną (przy czym pełna elektronizacja będzie rozłożona w czasie).
System CEIDG po złożeniu formularza automatycznie przesyła na wskazany adres e-mail urzędowe poświadczenie odbioru. Oznacza to, że przedsiębiorca otrzymuje natychmiastowe potwierdzenie skutecznego wniesienia dokumentu.
Nowe przepisy przewidują również, że formularze elektroniczne muszą spełniać wymogi dostępności cyfrowej, co ma zapewnić możliwość korzystania z nich także osobom z niepełnosprawnościami.
Zmiany w CEIDG - szerszy zakres gromadzonych danych
Nowelizacja rozszerza katalog danych gromadzonych w CEIDG. Szczególne znaczenie ma dodanie możliwości wpisania adresu poczty elektronicznej przedsiębiorcy. Dotychczas przedsiębiorca mógł podawać jedynie określone dane kontaktowe. Obecnie adres e-mail został wyraźnie wskazany jako odrębna kategoria informacji.
Zmodyfikowano również zasady dotyczące adresów wykonywania działalności gospodarczej. Dane adresowe mają być zgodne z oznaczeniami kodowymi rejestru TERYT, o ile jest to możliwe w konkretnym przypadku.
Zmiany te mają poprawić jakość danych zgromadzonych w rejestrze oraz ułatwić ich automatyczną wymianę pomiędzy różnymi systemami administracji publicznej.
Nowe zasady podpisywania wniosków
Ustawa zachowuje możliwość korzystania z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego oraz podpisu osobistego. Jednocześnie dopuszcza stosowanie innych metod akceptowanych przez system teleinformatyczny CEIDG pod warunkiem, że zapewniają one jednoznaczną identyfikację osoby składającej wniosek, identyfikację czasu jego złożenia oraz integralność danych.
Jest to istotny krok w kierunku większej elastyczności systemów identyfikacji elektronicznej. Ustawodawca stworzył podstawę prawną do wdrażania nowych rozwiązań technologicznych bez konieczności każdorazowej nowelizacji ustawy.
Zaświadczenie o wpisie do CEIDG w telefonie
Jednym z najbardziej praktycznych udogodnień jest możliwość udostępniania zaświadczenia o wpisie do CEIDG w postaci dokumentu mobilnego w aplikacji mObywatel.
W praktyce przedsiębiorca będzie mógł okazać potwierdzenie prowadzenia działalności gospodarczej bez konieczności drukowania dokumentów lub logowania się do systemów administracji publicznej. Zmiana ta wpisuje się w trend odchodzenia od dokumentów papierowych na rzecz cyfrowych odpowiedników mających równoważną moc dowodową.
Nowe zasady dla spółek cywilnych
W CEIDG pojawia się całkowicie nowy rozdział regulujący publikowanie informacji o takich podmiotach. Dotychczas spółka cywilna w ogóle nie miała własnego wpisu w CEIDG — figurowały jedynie dane wspólników jako przedsiębiorców indywidualnych, w tym NIP i REGON spółki przy wpisie każdego ze wspólników. Nowe rozwiązanie ma zwiększyć przejrzystość obrotu gospodarczego.
Szczególnie interesującą nowością jest natomiast możliwość zawarcia umowy spółki cywilnej przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym CEIDG. Umowa zostaje zawarta po wprowadzeniu wszystkich wymaganych danych i opatrzeniu jej podpisami przez wspólników. Możliwe jest wykorzystanie podpisu kwalifikowanego, podpisu zaufanego, podpisu osobistego albo innych metod akceptowanych przez system.
To rozwiązanie przypomina funkcjonujące od lat wzorce umów dla niektórych spółek handlowych w systemie S24 i może znacząco uprościć zakładanie spółek cywilnych.
Nowe przepisy nakładają na wspólnika uprawnionego do reprezentacji spółki obowiązek zgłaszania zmian danych dotyczących spółki cywilnej w terminie 7 dni od dnia ich zaistnienia. Obowiązek ten dotyczy danych publikowanych w CEIDG, takich jak nazwa spółki, adres siedziby, skład osobowy wspólników czy przedmiot działalności. Dla innych kategorii zgłoszeń związanych ze spółką — w szczególności dotyczących ubezpieczeń społecznych, identyfikacji podatkowej czy rejestru REGON - obowiązują terminy określone w odrębnych przepisach, które mogą być krótsze niż 7 dni. Dane opublikowane w CEIDG o spółkach cywilnych korzystają z domniemania prawdziwości. Jednocześnie wspólnicy ponoszą odpowiedzialność za szkody wyrządzone zgłoszeniem nieprawdziwych informacji lub brakiem aktualizacji danych.
Przykład 1.
Pan Tomasz prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i jednocześnie jest wspólnikiem spółki cywilnej uprawnionym do jej reprezentacji. Po zmianie adresu siedziby spółki złożył aktualizację w urzędzie skarbowym, zakładając, że dane w CEIDG zostaną zaktualizowane automatycznie. Po kilku tygodniach zauważył jednak, że informacje widniejące w CEIDG są nadal nieaktualne. Czy brak aktualizacji danych w CEIDG może wywołać dla niego skutki prawne?
W świetle nowych przepisów sytuacja pana Tomasza wymaga rozróżnienia. Część danych spółki cywilnej - w szczególności NIP - podlega automatycznej aktualizacji z urzędu przez właściwego naczelnika urzędu skarbowego, bez konieczności składania odrębnego wniosku przez wspólnika. Natomiast takie dane jak adres siedziby spółki, jej nazwa czy skład osobowy wspólników wymagają złożenia przez wspólnika uprawnionego do reprezentacji wniosku o zmianę publikowanych informacji w terminie 7 dni od dnia zmiany. Zaniedbanie tego obowiązku może prowadzić do odpowiedzialności za szkody wynikające z posługiwania się przez kontrahentów nieaktualnymi informacjami opublikowanymi w rejestrze.
Nowelizacja zwiększa zakres automatycznej wymiany danych pomiędzy CEIDG a innymi rejestrami publicznymi. Zmianie z urzędu mogą podlegać m.in. dane wynikające z aktualizacji rejestru PESEL oraz rejestru TERYT. Oznacza to, że część zmian będzie dokonywana automatycznie, bez konieczności składania odrębnych wniosków przez przedsiębiorców.
Podsumowanie
Zmiany wprowadzone w 2026 roku oznaczają kolejny etap cyfryzacji relacji pomiędzy przedsiębiorcą a administracją publiczną. Integracja z aplikacją mObywatel, pełna elektronizacja procedur CEIDG, możliwość zawierania umów spółki cywilnej online oraz publikacja danych dotyczących spółek cywilnych tworzą nowy model funkcjonowania rejestru.
Przedsiębiorcy powinni zwrócić szczególną uwagę na obowiązek aktualizowania danych, nowe zasady publikacji informacji kontaktowych oraz rozszerzenie zakresu danych gromadzonych przez CEIDG. W praktyce oznacza to większą wygodę prowadzenia biznesu, ale również konieczność bardziej świadomego zarządzania informacjami ujawnianymi w rejestrze. Dzięki nowym rozwiązaniom CEIDG stopniowo przekształca się z ewidencji przedsiębiorców w kompleksową platformę cyfrowych usług dla biznesu.
