Zmiany w CEIDG wprowadzone ustawą z 13 marca 2026 roku o zmianie ustawy o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy oraz niektórych innych ustaw przekształcają ewidencję w nowoczesne centrum cyfrowej obsługi przedsiębiorcy. Nowelizacja zmienia codzienne obowiązki osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą – część rozwiązań już działa, a kolejne będą wchodzić w życie etapami do listopada 2028 r. Przeczytaj poniższy artykuł i dowiedz się więcej o najważniejszych modyfikacjach w systemie.
Koniec papierowych wniosków, czyli kluczowe zmiany w CEIDG
Od 1 listopada 2026 r. firmę założysz już tylko online – wniosek o wpis do CEIDG złożysz wyłącznie przez formularz elektroniczny (np. na biznes.gov.pl lub w mObywatelu). Ustawodawca uchylił przepisy przewidujące papierowe sposoby składania wniosków, ale elektronizacja jest rozłożona w czasie – pozostałe sprawy (zmiana wpisu, zawieszenie, wznowienie, wykreślenie) można załatwić w urzędzie gminy do 31 października 2028 r.
- Od 1 listopada 2026 r. – rejestracja firmy wyłącznie online (biznes.gov.pl, mObywatel, bankowość elektroniczna).
- Do 31 października 2028 r. – papierowy wniosek w urzędzie złożą jeszcze:
- osoby niepełnoletnie (rozpoczęcie działalności),
- pozostali przedsiębiorcy – tylko w sprawach zmian, zawieszenia, wznowienia lub wykreślenia firmy.
- Od 1 listopada 2028 r. – całkowity obowiązek elektroniczny dla wszystkich spraw i wnioskodawców.
System CEIDG po złożeniu formularza automatycznie przesyła na wskazany adres e-mail urzędowe poświadczenie odbioru. Oznacza to, że przedsiębiorca otrzymuje natychmiastowe potwierdzenie skutecznego wniesienia dokumentu.
Nowe przepisy przewidują również, że formularze elektroniczne muszą spełniać wymogi dostępności cyfrowej, co ma zapewnić możliwość korzystania z nich także osobom z niepełnosprawnościami.
Zmiany w CEIDG – mObywatel z podstawą w ustawie
Załatwianie spraw firmowych w mObywatelu – od rejestracji działalności po podgląd danych z CEIDG i statusu wniosków – to dla wielu przedsiębiorców już codzienność. Nowelizacja nie wprowadza tu rewolucji, tylko porządkuje stan prawny. Od 21 kwietnia 2026 r. ustawa o CEIDG wprost przewiduje, że użytkownik aplikacji może przez nią przekazywać dane do rejestru i pobierać z niego informacje, o ile dana usługa jest w mObywatelu dostępna.
Dzięki temu nowe funkcje dla firm mogą trafiać do aplikacji bez kolejnych zmian w przepisach. Dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, które zwykle same załatwiają formalności, oznacza to coraz więcej spraw do załatwienia w telefonie, bez logowania się do kilku różnych systemów.
Zmiany w CEIDG – szerszy zakres gromadzonych danych
Nowelizacja rozszerza katalog danych gromadzonych w CEIDG. Szczególne znaczenie ma dodanie możliwości wpisania adresu poczty elektronicznej przedsiębiorcy. Dotychczas przedsiębiorca mógł podawać jedynie określone dane kontaktowe. Obecnie adres e-mail został wyraźnie wskazany jako odrębna kategoria informacji.
Zmodyfikowano również zasady dotyczące adresów wykonywania działalności gospodarczej. Dane adresowe mają być zgodne z oznaczeniami kodowymi rejestru TERYT, o ile jest to możliwe w konkretnym przypadku.
Zmiany te mają poprawić jakość danych zgromadzonych w rejestrze oraz ułatwić ich automatyczną wymianę pomiędzy różnymi systemami administracji publicznej.
Zmiany w CEIDG – nowe zasady podpisywania wniosków
Ustawa zachowuje możliwość korzystania z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego oraz podpisu osobistego. Jednocześnie dopuszcza stosowanie innych metod akceptowanych przez system teleinformatyczny CEIDG pod warunkiem, że zapewniają one jednoznaczną identyfikację osoby składającej wniosek, identyfikację czasu jego złożenia oraz integralność danych.
Dzięki temu w CEIDG będzie można wdrażać kolejne metody identyfikacji elektronicznej bez każdorazowej zmiany ustawy.
Zaświadczenie o wpisie do CEIDG w telefonie
Nowe przepisy przewidują udostępnianie zaświadczenia o wpisie do CEIDG w postaci dokumentu mobilnego w aplikacji mObywatel. Część tych funkcji już działa – od kwietnia 2026 r. w aplikacji dostępna jest usługa „Firma”, w której można m.in. sprawdzić dane firmy i pobrać zaświadczenie.
W praktyce przedsiębiorca może okazać potwierdzenie prowadzenia działalności gospodarczej bez konieczności drukowania dokumentów lub logowania się do systemów administracji publicznej. Zmiana ta wpisuje się w trend odchodzenia od dokumentów papierowych na rzecz cyfrowych odpowiedników mających równoważną moc dowodową.
Nowe zasady dla spółek cywilnych
Zmiany dotyczące spółek cywilnych będą wprowadzane stopniowo – tzw. jedno okienko, czyli zgłoszenie zawarcia umowy spółki przez CEIDG z automatycznym przekazaniem danych do urzędu skarbowego, GUS i ZUS/KRUS, ma działać od 1 listopada 2028 r. W CEIDG pojawia się całkowicie nowy rozdział regulujący publikowanie informacji o takich podmiotach. Dotychczas spółka cywilna w ogóle nie miała własnego wpisu w CEIDG – figurowały jedynie dane wspólników jako przedsiębiorców indywidualnych, w tym NIP i REGON spółki przy wpisie każdego ze wspólników. Nowe rozwiązanie ma zwiększyć przejrzystość obrotu gospodarczego.
Szczególnie interesującą nowością jest natomiast możliwość zawarcia umowy spółki cywilnej przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym CEIDG. Umowa zostaje zawarta po wprowadzeniu wszystkich wymaganych danych i opatrzeniu jej podpisami przez wspólników. Możliwe jest wykorzystanie podpisu kwalifikowanego, podpisu zaufanego, podpisu osobistego albo innych metod akceptowanych przez system.
To rozwiązanie przypomina funkcjonujące od lat wzorce umów dla niektórych spółek handlowych w systemie S24 i może znacząco uprościć zakładanie spółek cywilnych.
Nowe przepisy nakładają na wspólnika uprawnionego do reprezentacji spółki obowiązek zgłaszania zmian danych dotyczących spółki cywilnej w terminie 7 dni od dnia ich zaistnienia. Obowiązek ten dotyczy danych publikowanych w CEIDG, takich jak nazwa spółki, adres siedziby, skład osobowy wspólników czy przedmiot działalności. Dla innych kategorii zgłoszeń związanych ze spółką – w szczególności dotyczących ubezpieczeń społecznych, identyfikacji podatkowej czy rejestru REGON – obowiązują terminy określone w odrębnych przepisach, które mogą być krótsze niż 7 dni. Dane opublikowane w CEIDG o spółkach cywilnych korzystają z domniemania prawdziwości. Jednocześnie wspólnicy ponoszą odpowiedzialność za szkody wyrządzone zgłoszeniem nieprawdziwych informacji lub brakiem aktualizacji danych.
Przykład 1.
Pan Tomasz prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i jednocześnie jest wspólnikiem spółki cywilnej uprawnionym do jej reprezentacji. Po zmianie adresu siedziby spółki złożył aktualizację w urzędzie skarbowym, zakładając, że dane w CEIDG zostaną zaktualizowane automatycznie. Po kilku tygodniach zauważył jednak, że informacje widniejące w CEIDG są nadal nieaktualne. Czy brak aktualizacji danych w CEIDG może wywołać dla niego skutki prawne?
W świetle nowych przepisów sytuacja pana Tomasza wymaga rozróżnienia. Część danych spółki cywilnej – w szczególności NIP – podlega automatycznej aktualizacji z urzędu przez właściwego naczelnika urzędu skarbowego, bez konieczności składania odrębnego wniosku przez wspólnika. Natomiast takie dane jak adres siedziby spółki, jej nazwa czy skład osobowy wspólników wymagają złożenia przez wspólnika uprawnionego do reprezentacji wniosku o zmianę publikowanych informacji w terminie 7 dni od dnia zmiany. Zaniedbanie tego obowiązku może prowadzić do odpowiedzialności za szkody wynikające z posługiwania się przez kontrahentów nieaktualnymi informacjami opublikowanymi w rejestrze.
Nowelizacja zwiększa zakres automatycznej wymiany danych pomiędzy CEIDG a innymi rejestrami publicznymi. Zmianie z urzędu mogą podlegać m.in. dane wynikające z aktualizacji rejestru PESEL oraz rejestru TERYT. Oznacza to, że część zmian będzie dokonywana automatycznie, bez konieczności składania odrębnych wniosków przez przedsiębiorców.
Podsumowanie
Zmiany wprowadzone w 2026 roku oznaczają kolejny etap cyfryzacji relacji pomiędzy przedsiębiorcą a administracją publiczną. Integracja z aplikacją mObywatel, stopniowa elektronizacja procedur CEIDG (do listopada 2028 r.), możliwość zawierania umów spółki cywilnej online oraz publikacja danych dotyczących spółek cywilnych tworzą nowy model funkcjonowania rejestru.
Przedsiębiorcy powinni zwrócić szczególną uwagę na obowiązek aktualizowania danych, nowe zasady publikacji informacji kontaktowych oraz rozszerzenie zakresu danych gromadzonych przez CEIDG. W praktyce oznacza to większą wygodę prowadzenia biznesu, ale również konieczność bardziej świadomego zarządzania informacjami ujawnianymi w rejestrze. Dzięki nowym rozwiązaniom CEIDG stopniowo przekształca się z ewidencji przedsiębiorców w kompleksową platformę cyfrowych usług dla biznesu.
