W obecnym stanie prawnym zasadą jest, że korespondencja organów podatkowych w pierwszej kolejności doręczana jest w formie elektronicznej. Biorąc pod uwagę równoległe funkcjonowanie portalu e-Urząd Skarbowy oraz portalu ePUAP, warto zastanowić się, czy możliwe jest doręczanie pism podatkowych (urzędowych) organów podatkowych w obu trybach.
Ogólne zasady doręczania pism organów podatkowych
W myśl art. 144 par. 1a Ordynacji podatkowej organ podatkowy doręcza pisma na adres do doręczeń elektronicznych, chyba że doręczenie następuje na konto w systemie teleinformatycznym organu podatkowego albo w siedzibie organu podatkowego.
Z analizy powyższego przepisu wynika, że w pierwszej kolejności organ podatkowy doręcza pisma na konto w systemie teleinformatycznym organu podatkowego albo w siedzibie organu podatkowego, co jest wyjątkiem od zasady doręczania pism na adres do doręczeń elektronicznych.
Dopiero w tych przypadkach, w których organ podatkowy nie ma możliwości doręczenia pisma na konto w swoim systemie teleinformatycznym albo w siedzibie, może zastosować doręczenie na adres do doręczeń elektronicznych.
W związku z tym trzeba w pierwszej kolejności zastanowić się, co należy rozumieć przez pojęcie systemu teleinformatycznego organu podatkowego. Jak wynika z treści art. 35 ustawy o KAS, systemy teleinformatyczne wykorzystywane przy wykonywaniu zadań przez organy podatkowe to:
- Centralny Rejestr Danych Podatkowych (CRDP),
- Platforma Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych (PUESC),
- e-Urząd Skarbowy.
Zwróćmy zatem uwagę, że e-Urząd Skarbowy został wprost wskazany jako system teleinformatyczny organu podatkowego, a nie wymieniono w tym przepisie platformy ePUAP.
Zgodnie z art. 35e ustawy o KAS użytkownik konta w e-Urzędzie Skarbowym może wyrazić zgodę na doręczanie na to konto pism wydawanych przez organy KAS. Warunkiem wyrażenia zgody jest podanie przez użytkownika konta w e-Urzędzie Skarbowym aktualnego adresu poczty elektronicznej lub numeru telefonu w celu przekazywania powiadomień o umieszczeniu pisma organu KAS na koncie w e-Urzędzie Skarbowym. Wyrażenie i wycofanie zgody następuje na koncie w e-Urzędzie Skarbowym.
Organ KAS doręcza pismo na konto w e-Urzędzie Skarbowym:
- niezwłocznie po wyrażeniu zgody – w przypadku pism generowanych automatycznie w e-Urzędzie Skarbowym;
- od dnia następującego po dniu, w którym użytkownik wyraził zgodę – w przypadku pism innych niż określone w pkt 1.
Doręczenie pisma na konto w e-Urzędzie Skarbowym następuje:
- w chwili odebrania pisma przez użytkownika konta w e-Urzędzie Skarbowym – w przypadku gdy odebranie pisma nastąpiło w okresie od umieszczenia pisma na tym koncie do końca 14 dnia, licząc od dnia następującego po umieszczeniu tego pisma na koncie w e-Urzędzie Skarbowym, albo
- z upływem ostatniego dnia okresu, o którym mowa w pkt 1 – w przypadku nieodebrania przez użytkownika konta w e-Urzędzie Skarbowym pisma w tym okresie.
W przypadku wystąpienia okoliczności uniemożliwiających organowi KAS doręczenie pisma na konto w e-Urzędzie Skarbowym pismo może zostać doręczone na zasadach ogólnych.
Warunkiem dostępu do konta w e-Urzędzie Skarbowym jest uwierzytelnienie się przez użytkownika konta w e-Urzędzie Skarbowym. Konta w e-Urzędzie Skarbowym są dostępne przez okres niezbędny do wykonywania zadań lub obowiązków przez organy KAS, nie krócej jednak niż do dnia:
- śmierci użytkownika tego konta – w przypadku kont osób fizycznych,
- utraty bytu prawnego przez jednostkę organizacyjną – w przypadku kont jednostek organizacyjnych.
- załatwiania spraw przez organy KAS;
- składania i doręczania:
- pism w sprawach dotyczących wydawania przez organy KAS wiążących informacji stawkowych, interpretacji ogólnych, interpretacji indywidualnych i opinii w sprawie opodatkowania wyrównawczego,
- innych niż wymienione w lit. a pism pomiędzy organami KAS a osobami fizycznymi i jednostkami organizacyjnymi
– ePUAP jako system teleinformatyczny samorządowych organów podatkowych.
Należy podkreślić, że system e-Urząd Skarbowy nie służy do obsługi samorządowych organów podatkowych (np. wójt, burmistrz lub prezydent miasta w zakresie podatku od nieruchomości). Te organy podatkowe nie mogą doręczać pism poprzez e-Urząd Skarbowy.
Przechodząc do opisu platformy ePUAP, wskażmy, że zgodnie z art. 19a ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne jest to system teleinformatyczny ministra właściwego do spraw informatyzacji. Nie jest to natomiast system teleinformatyczny organu podatkowego, w tym samorządowego organu podatkowego.
Nie ma jednak przeszkód, aby ePUAP był wykorzystywany jako system teleinformatyczny, w którym instytucje publiczne, wśród których są również samorządowe organy podatkowe, udostępniają usługi przez pojedynczy punkt dostępowy w sieci internet. W rezultacie samorządowe organy podatkowe, które nie mogą korzystać z e-Urzędu Skarbowego, są uprawnione do doręczania korespondencji poprzez ePUAP.
Doręczenie pism podatkowych a relacja pomiędzy e-Urzędem Skarbowym a platformą ePUAP
W zakresie relacji pomiędzy e-Urzędem Skarbowym a platformą ePUAP warto przywołać treść wyroku WSA w Szczecinie z 16 października 2024 roku (I SA/Sz 318/24), gdzie sąd wskazał, że skoro pełnomocnik wyraził zgodę na doręczanie pism wydawanych przez organy krajowej administracji skarbowej na konto w e-Urzędzie Skarbowym, organ był zobligowany doręczać mu korespondencję za pośrednictwem tego systemu od dnia następującego po dniu udzielenia zgody. Obowiązku tego nie zniosło również podanie przez pełnomocnika adresu e-PUAP.
WSA wskazał, że stosownie do art. 35e ust. 1 ustawy o KAS użytkownik konta w e-Urzędzie Skarbowym może wyrazić zgodę na doręczanie na to konto pism wydawanych przez organy KAS. Zatem zgoda na doręczanie pism na konto w e-Urzędzie Skarbowym jest dobrowolna – świadczy o tym zwrot: „może wyrazić zgodę”.
Dopiero wycofanie przez pełnomocnika zgody wyrażonej na koncie w e-Urzędzie Skarbowym, zgodnie z art. 35e ust. 6 ustawy o KAS, zniosło obowiązek umieszczania tam pism i umożliwiło doręczanie pełnomocnikowi korespondencji na wskazany adres ePUAP.
Reasumując, doręczenie pism podatkowych możliwe jest zarówno poprzez e-Urząd Skarbowy, jak i poprzez ePUAP. Należy jednak podkreślić, że dla podatkowych organów samorządowych możliwe jest wyłącznie stosowanie platformy ePUAP.
