E-doręczenia, czyli list polecony na skrzynce mailowej

Od stycznia 2025 roku w Polsce wejdzie w życie długo oczekiwana zmiana dotycząca cyfryzacji procesów administracyjnych, a dokładniej e-doręczeń. Jest to przełomowa nowelizacja, która wpłynie na sposób komunikacji obywateli z urzędami, przedsiębiorstw z administracją publiczną, a także na funkcjonowanie samych instytucji państwowych. E-doręczenia mają zastąpić tradycyjne listy polecone, przenosząc kluczowe procesy doręczeniowe do przestrzeni cyfrowej. Przyjrzyjmy się zatem temu, czym e-doręczenia będą w praktyce i co oznaczają dla obywateli.

Czym są e-doręczenia?

E-doręczenia to elektroniczne odpowiedniki listów poleconych, które będą wysyłane za pomocą specjalnie dedykowanej infrastruktury cyfrowej. Głównym założeniem tego rozwiązania jest zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa, gwarancji doręczenia oraz ułatwienie procedur administracyjnych. Każdy użytkownik e-doręczeń będzie mógł otrzymywać korespondencję urzędową na swoje konto w specjalnym systemie, zamiast korzystać z tradycyjnej poczty.

Zmiany te wprowadzają przede wszystkim oszczędność czasu i kosztów zarówno po stronie obywatela, jak i administracji publicznej. Dzięki temu dokumenty będą mogły być dostarczane natychmiastowo, a status ich doręczenia będzie monitorowany w czasie rzeczywistym. W kontekście gospodarki cyfrowej e-doręczenia stanowią istotny krok ku pełnej cyfryzacji procesów administracyjnych, co może znacząco zwiększyć ich efektywność i transparentność.

Podstawy prawne wprowadzenia e-doręczeń

Podstawą prawną do wdrożenia e-doręczeń jest Ustawa z dnia 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych, która określa ramy prawne funkcjonowania tego systemu. Zgodnie z ustawą e-doręczenia są kwalifikowaną usługą zaufania, co oznacza, że mają one taką samą moc prawną, jak tradycyjne listy polecone. Kluczowe założenia ustawy obejmują:

• obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych przez podmioty publiczne,
• możliwość dobrowolnego korzystania z e-doręczeń przez osoby fizyczne,
• integrację z ePUAP i innymi usługami cyfrowymi państwa.

E-doręczenia mają być realizowane za pośrednictwem Systemu Rejestrów Państwowych, który zapewnia integralność danych oraz zgodność z przepisami RODO. Warto dodać, że ustawa była kilkakrotnie nowelizowana w celu dostosowania jej przepisów do zmieniających się standardów technologicznych oraz potrzeb użytkowników.

Jak działa system e-doręczeń?

System e-doręczeń działa w sposób zbliżony do popularnych platform poczty elektronicznej, jednak jego funkcjonowanie opiera się na znacznie bardziej zaawansowanych rozwiązaniach technologicznych i prawnych. Każdy użytkownik e-doręczeń otrzyma dedykowany adres, który będzie przypisany do jego tożsamości cyfrowej. Po zalogowaniu się do systemu użytkownik będzie miał dostęp do swojej skrzynki odbiorczej, gdzie będą trafiały wszystkie dokumenty urzędowe.

Co istotne, e-doręczenia zapewniają pełne potwierdzenie doręczenia, które jest równoważne z tradycyjnym potwierdzeniem odbioru listu poleconego. System rejestruje zarówno datę wysłania, jak i odebrania dokumentu, co eliminuje wątpliwości związane z terminami proceduralnymi. Ważnym elementem jest również możliwość szyfrowania korespondencji, co gwarantuje wysoki poziom ochrony danych osobowych.

Jak założyć skrzynkę odbiorczą do e-doręczeń? Instrukcja krok po kroku

Założenie skrzynki do e-doręczeń jest łatwe i intuicyjne. Może tego dokonać każdy obywatel, firma lub instytucja w dosłownie kilka chwil:

1. W pierwszej kolejności należy wypełnić wniosek o adres i skrzynkę do e-doręczeń. Trzeba tego dokonać na stronie: https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-adres-do-e-doreczen-u-publicznego-dostawcy-uslugi-e-doreczen

Wypełniając wniosek, należy podać dane wnioskodawcy. Można także podać dane administratora, czyli osoby, która będzie zarządzać skrzynką do e-doręczeń w imieniu wnioskodawcy;

2. Następnie trzeba sprawdzić wypełniony wniosek i podpisać go elektronicznie, czyli np.:

• profilem zaufanym, 

• e-dowodem,

• podpisem kwalifikowanym);

3. Na końcu należy odebrać potwierdzenie złożenia wniosku, które zostanie wysłane na adres e-mail, który zostanie podany we wniosku.

Jak można przeczytać na stronie gov.pl, adres doręczeń elektronicznych (ADE) można uzyskać u operatora wyznaczonego (OW) lub u komercyjnych dostawców usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego (KDU).

W celu sprawdzenia statusu złożonego wniosku oraz podanych w nim danych należy zalogować się na edoreczenia.gov.pl, a następnie przejść do zakładki „Zarządzaj adresami do e-doręczeń”. W tym miejscu zamieszczone będą wszystkie złożone wnioski wraz z informacją o ich statusie.

Co istotne, po złożeniu wniosku nie można poprawić lub edytować podanych we wniosku danych. Jeśli nastąpiła pomyłka, należy poczekać na odrzucenie wniosku i złożyć go ponownie.

Aktywacja skrzynki do e-doręczeń

Po złożeniu wniosku o adres doręczeń elektronicznych i jego pozytywnym rozpatrzeniu należy dokonać aktywacji skrzynki. Trzeba to zrobić w następujący sposób:

1. W pierwszym kroku należy zalogować się do serwisu mObywatel.gov.pl.
2. Następnie należy przejść do zakładki „Twoje skrzynki” w menu bocznym i kliknąć w przycisk „Aktywuj skrzynkę” przy skrzynce, którą chce się aktywować.
3. Na koniec należy podać adres e-mail do powiadomień i zapoznać się z regulaminem świadczenia usług przez Operatora Wyznaczonego oraz zakończyć proces, poprzez naciśnięcie przycisku „Aktywuj”.

Potwierdzenie aktywacji skrzynki e-doręczeń zostanie przesłane na podany adres e-mail. 

[alert-info] Od momentu aktywacji skrzynki e-doręczeń podmioty, które używają opcji e-doręczeń, będą przesyłały korespondencję tylko w ten sposób, obywatelom, którzy aktywowali tę usługę. Warto więc zapoznać się ze skutkami prawnymi założenia takiej skrzynki. [alert-info]

Harmonogram wdrożenia e-doręczeń

Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych określa harmonogram obowiązkowego stosowania e-doręczeń. Oznacza to, że nie wszystkie podmioty publiczne czy prywatne mają ten sam termin na wdrożenie niniejszych przepisów. 

Jak wynika z ustawy, w pierwszej kolejności bo już od 1 stycznia 2025 r. do stosowania e-doręczeń zobowiązane są podmioty publiczne, w tym te najważniejsze takie jak ZUS czy NFZ, organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy. Z kolei od 01.10.2029 r. obowiązek ten też będzie dotyczył jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej, a także sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna.

Natomiast w sektorze prywatnym (niepublicznym), harmonogram wdrożeń e-doręczeń wygląda następująco:

Zalety e-doręczeń

Wprowadzenie e-doręczeń przynosi wiele korzyści zarówno dla obywateli, jak i instytucji publicznych. Po pierwsze, skrócenie czasu dostarczania dokumentów eliminuje problem opóźnień związanych z tradycyjną pocztą. Po drugie, zmniejszenie kosztów przesyłek jest istotnym czynnikiem, szczególnie dla firm, które często wysyłają dużo korespondencji urzędowej.

Kolejną zaletą jest ekologiczność rozwiązania. Przejście na cyfrową korespondencję znacząco zmniejsza zużycie papieru i ogranicza ślad węglowy generowany przez tradycyjne środki transportu. Dodatkowo e-doręczenia są bardziej dostępne dla osób z niepełnosprawnościami, które mogą korzystać z nich bez konieczności odwiedzania placówek pocztowych.

Wyzwania związane z wprowadzeniem e-doręczeń

Pomimo licznych zalet wprowadzenie e-doręczeń wiąże się również z pewnymi wyzwaniami. Jednym z kluczowych problemów jest zapewnienie odpowiedniej edukacji użytkowników w zakresie korzystania z nowego systemu. Dla wielu osób, szczególnie starszych, technologia może być barierą, która wymaga dodatkowego wsparcia.

Istotnym wyzwaniem jest również infrastruktura techniczna. System musi być odporny na cyberataki i zapewniać nieprzerwaną dostępność usług. Konieczne jest również zapewnienie interoperacyjności systemu e-doręczeń z innymi usługami cyfrowymi państwa, aby użytkownicy mogli korzystać z niego w sposób spójny i intuicyjny.

Praktyczne zastosowanie e-doręczeń

E-doręczenia znajdą zastosowanie w wielu obszarach życia publicznego i prywatnego. Obywatele będą mogli za ich pomocą odbierać decyzje administracyjne, zawiadomienia podatkowe czy pisma sądowe. Przedsiębiorcy skorzystają z tego rozwiązania w komunikacji z urzędami skarbowymi, ZUS-em czy organami kontroli.

Warto podkreślić, że e-doręczenia będą również wykorzystywane w procedurach sądowych. Elektroniczne doręczenie wezwania czy wyroku przyspieszy procesy sądowe i zmniejszy koszty związane z obsługą korespondencji. Jest to szczególnie istotne w kontekście rosnącej liczby spraw sądowych i konieczności usprawnienia pracy sądów.

Podsumowanie

Wprowadzenie e-doręczeń to krok w kierunku cyfrowej transformacji państwa, który przyniesie korzyści zarówno obywatelom, jak i instytucjom publicznym. Choć wiąże się z pewnymi wyzwaniami, to jednak potencjał tego rozwiązania jest ogromny. Od stycznia 2025 roku Polska dołącza do grona krajów, które skutecznie wdrażają nowoczesne technologie w administracji publicznej, stając się liderem cyfryzacji w regionie.

E-doręczenia to nie tylko oszczędność czasu i pieniędzy, ale także większa transparentność i efektywność procesów administracyjnych. To przyszłość komunikacji urzędowej, która już wkrótce stanie się codziennością dla milionów Polaków. Ważne, abyśmy jako społeczeństwo odpowiednio przygotowali się na tę zmianę, korzystając z dostępnych narzędzi edukacyjnych i wsparcia technicznego, aby w pełni wykorzystać możliwości, jakie niesie ze sobą cyfryzacja administracji.