Pracodawca zatrudniając pracowników przyjmuje na siebie odpowiedzialność m.in. za odprowadzanie miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych (tzw. PIT-4) naliczanych w stosunku do każdej z zatrudnianych osób. Staje się on tym samym płatnikiem podatku dochodowego odprowadzanego w imieniu pracowników, w związku z tym jest zobowiązany do rozliczania rocznego na deklaracji PIT-4R.
Rozliczenie podatku dochodowego za pracowników
Zaliczki za pracowników są płatne do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Informację roczną o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy pracodawca (płatnik) przekazuje do urzędu skarbowego na formularzu PIT-4R.
PIT-4R wyłącznie przez Internet
Już od paru lat na stronie Ministerstwa Finansów udostępnia się serwis e-deklaracje, który umożliwiają przesyłanie rozliczeń PIT online. Z roku na rok opracowywane są nowe rozwiązania, które pozwalają na coraz szerszy zakres danych przesyłanych przez Internet. Od 2019 roku wszyscy pracodawcy powinni przekazywać PIT-4R wyłącznie w formie elektronicznej. Aktualnie deklaracje przekazywane w wersji papierowej nie będą przyjmowane przez urząd skarbowy.
Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji PIT-4R
Przedsiębiorca, który nie sporządza deklaracji PIT-4R samodzielnie, a za pośrednictwem biura rachunkowego, może skorzystać z podpisu elektronicznego innej osoby, np. księgowej z biura rachunkowego, wyznaczając ją na pełnomocnika do składania deklaracji. W tym celu należy w urzędzie skarbowym złożyć formularz UPL-1.
Urzędowe poświadczenie odbioru przy składaniu PIT-4R
Ponieważ złożenie deklaracji w terminie jest obowiązkiem płatnika, istotne jest posiadanie potwierdzenia, że deklaracja rzeczywiście znalazła się w urzędzie. Potwierdzeniem złożenia deklaracji online jest urzędowe poświadczenie UPO - potwierdzające, że zweryfikowany pod względem formalnym formularz trafił do urzędu skarbowego.
Generowanie deklaracji PIT-4R w systemie wFirma.pl
W systemach płacowych można w prosty sposób sporządzić deklarację PIT-4R dla osób, które zatrudniano w poprzednim roku. Jednym z takich oprogramowań jest wFirma.pl. Aby wygenerować tę deklarację należy przejść do START » PODATKI » DEKLARACJE ROCZNE » DODAJ DEKLARACJĘ, następnie z listy wybrać ROCZNA ZBIORCZA DEKLARACJA DOCHODÓW PRACOWNIKÓW (PIT 4R).
Po utworzeniu tej deklaracji można wysłać ją bezpośrednio do urzędu skarbowego. Gdy zostanie przyjęta przez serwery Ministerstwa Finansów, użytkownik będzie mógł pobrać UPO.
