Od 1 stycznia 2025 r. w Polsce zaczął powszechnie obowiązywać system e-Doręczeń. Korespondencje w takiej formie muszą prowadzić przede wszystkim urzędy oraz instytucje publiczne. Jednak obowiązek ten dotyczy również niektórych przedsiębiorców. Oto kluczowe aspekty wprowadzenia tego rozwiązania w odniesieniu do firm.
E-doręczenia to system pozwalający na wysyłanie i odbieranie korespondencji w formie cyfrowej, na zasadach równoważnych dla listu poleconego z potwierdzeniem odbioru. Nowe rozwiązanie umożliwia bezproblemową identyfikację nadawcy i odbiorcy oraz wygodne przechowywanie korespondencji w formie elektronicznej. Docelowo w przyszłości ma ona całkowicie zastąpić tradycyjna formę przesyłania korespondencji urzędowej.
E-doręczenia - kogo dotyczy obowiązek?
Korespondencja w formie cyfrowej dla firm ma być wprowadzana cyfrowo. W pierwszym etapie od 1 stycznia 2025 r. skrzynkę do e-Doręczeń musza obowiązkowo posiadać nowi przedsiębiorcy. Założenie skrzynki będzie obowiązkowym etapem przy procesie rejestrowania działalności gospodarczej. Przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG, czyli prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, którzy założyli ja przed tą datą, mają obowiązek wdrożenia stosowania e-Doręczeń od 1 października 2026 r. Jednak jeżeli przedsiębiorca chciałby po 30 czerwca 2025 r. zaktualizować dane w ewidencji, będzie musiał posiadać adres do e-Doręczeń już w momencie składania wniosku. Oto harmonogram wprowadzania obowiązku korzystania z e-Doręczeń:
Podmioty publiczne:
- od 1 stycznia 2025 r.
- Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy;
- Inne organy władzy publicznej;
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego wraz z zarządzanymi funduszami;
- Narodowy Fundusz Zdrowia;
- Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych;
- Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego;
- Od 1 października 2029 r.
- Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej;
- Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna.
Podmioty niepubliczne:
- Od 1 stycznia 2025 r.
- Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego: adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego, doradcy restrukturyzacyjnego, rzecznika patentowego, notariusza;
- Podmioty niepubliczne rejestrujące się do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) od 1 stycznia 2025 r;
- Podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej;
- Od 1 kwietnia 2025 r.
- Podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r.
- Od 1 lipca 2025 r.
- Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. – w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r.
- Od 1 października 2025 r.
Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r.
Przykład 1:
Pan Adam prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą od stycznia 2021 r. W lipcu 2025 r. w związku z zmianą miejsca wykonywania działalności gospodarczej musi zmienić swój wpis w CEIDG. Pan Adam nie posiadł wcześniej adresu do e-Doręczeń, musi więc wraz z złożeniem wniosku o zmianę wpisu podać również dane do założenia.
W przypadku przedsiębiorców podlegających wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego, zarejestrowanych przed 1 stycznia 2025 r. obowiązek posiadania adresy do e-Doręczeń rusza już o 1 kwietnia 2025 r. Sytuacja ma się podobnie w przypadku innych niż spółki podmiotów np. fundacji i stowarzyszeń.
Jak sprawdzić, czy dany podmiot korzysta z e-Doręczeń?
Jeżeli chcesz się dowiedzieć czy dany podmiot publiczny korzysta już z adresu do e-doręczeń, wystarczy, że skorzystasz z wyszukiwarki zamieszczonej na stronie Ministerstwa Cyfryzacji. Wyszukiwarka ta zawiera tylko dane podmiotów publicznych, takich jak np. urzędy miast lub starostwa powiatowe.
Jeśli chodzi o adresy do e-Doręczeń przedsiębiorców, są one ujawniane w wpisie w odpowiednim rejestrze tj. CEIDG oraz KRS.
Jakie korzyści z e-Doręczeń dla przedsiębiorców?
e-Doręczenia to przede wszystkim wygoda, a szansa na odbieranie listów w formie elektronicznej przez internet łączy się nie tylko z oszczędnością czasu, ale również pieniędzy. Do tej pory przedsiębiorca, który nie zdołał odebrać listu poleconego w siedzibie firmy musiał liczyć się z awizo pozostawionym w skrzynce oraz koniecznością udania się na pocztę w określonym terminie.
Korzystanie z systemu e-Doręczeń może również wiązać się z oszczędnościami i zmniejszeniem kosztów przesyłania korespondencji. Z pewnością każdy przedsiębiorca, który spotkał się z koniecznością wysłania większej ilości korespondencji, zdaje sobie sprawę, że niekiedy wiążę się to z sporymi kosztami.
To również większa elastyczność w pracy, e-Doręczenia pozwalają na odbiór oraz odpowiadanie na korespondencje z dowolnego miejsca i o dowolnej porze.
Wielu przedsiębiorców obawia się o sprawność oraz bezpieczeństwo systemu. W założeniu załatwianie spraw poprzez e-Doręczenia ma być dużo sprawniejsze niż przy pomocy tradycyjnej poczty, a korespondencja ma być przekazywana znacznie szybciej, co w konsekwencji będzie wiązało się równie z szybszą reakcją instytucji publicznych, czy też pozostałych odbiorców.
Na finalny efekt działania systemu za pewne trzeba będzie zaczekać, aż zacznie korzystać z niego większa ilość podmiotów. Niemniej jednak na ten moment wprowadzane zmiany zapowiadają się obiecująco.
Jak zacząć korzystać z e-Doręczeń?
Pierwszym krokiem do rozpoczęcia korzystania z systemu e-Doręczeń jest założenie adresu oraz wpisanie go do Bazy Adresów Elektronicznych. Możesz to zrobić za pośrednictwem platformy biznes.gov.pl.
Uzupełniony wniosek należy podpisać. Możesz to zrobić za pomocą profilu zaufanego, e-dowodu lub podpisem kwalifikowanym. Jeżeli poprawnie wykonasz wszystkie kroki, na adresie e-mail, który wskazałeś we wniosku powinno pojawić się potwierdzenie.
Na stronie internetowej edoreczenia.gov.pl możesz sprawdzać status złożonego wniosku. Jeżeli wydaję Ci się, że podczas składania wniosku popełniłeś błąd poczekaj, aż Twój wniosek zostanie odrzucony i dopiero wtedy złóż wniosek ponownie.
Kolejnym krokiem jest aktywacja skrytki do e-Doręczeń. Należy zrobić to przy pomocy platformy mObywatel.gov.pl. W menu bocznym znajduję się zakładka „Twoje skrzynki”, następnie przy skrzynce, którą chcesz aktywować, kliknij przycisk aktywuj skrzynkę oraz wykonaj wszystkie następne kroki m.in. podaj adres, na który mają przychodzić powiadomienia. Zakończ klikając przycisk „Aktywuj”. Po aktywacji skrzynki zacznie przychodzić na nią korespondencja od podmiotów, które używają e-Doręczeń.
e-Doręczenia to kluczowy krok w cyfryzacji procesów administracyjnych
i biznesowych. Ich wprowadzenie m ułatwić komunikację z urzędami oraz innymi podmiotami publicznymi, zwiększyć bezpieczeństwo przesyłanych dokumentów oraz pozwolić na oszczędność czasu i kosztów. Dla przedsiębiorców oznacza to większa efektywność, lepsze zarządzanie przechowywaniem korespondencji, a także dostosowanie się do wprowadzanych zmian. Warto jak najszybciej zapoznać się z funkcjonowaniem tego rozwiązania oraz zaplanować jego wdrożenie w swojej firmie, aby w pełni korzystać z jego zalet.
Podstawy prawne:
- Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (eIDAS).
Materiał opracowany przez zespół „Tak Prawnik”.
Właścicielem marki „Tak Prawnik” jest BZ Group Sp. z o.o.
