Doręczenia elektroniczne - poznaj najważniejsze aspekty

Wraz z rozwojem informatyzacji życia codziennego następuje stopniowe zinformatyzowanie także organów administracji publicznej i sądów. W tym celu wprowadzone zostały doręczenia elektroniczne korespondencji kierowanej przez podmioty publiczne w prowadzonych przez nie sprawach. 

Wejście w życie ustawy o doręczeniach elektronicznych

Doręczenia elektroniczne zostały uregulowane w Ustawie z dnia 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych, która weszła w życie 1 lipca 2021 roku.

Rozwiązanie to zostało wprowadzone do polskiego porządku prawnego w związku z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 roku w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE, zwanym rozporządzeniem eIDAS.

Dotychczas doręczenia wszelkiego rodzaju pism sądowych lub urzędowych dokonywane były w formie papierowej w ten sposób, że przesyłano je adresatowi listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, które dostarczała Poczta Polska S.A. Po wprowadzeniu doręczeń elektronicznych pisma kierowane do nas przez podmioty publiczne będą wysyłane do elektronicznych skrzynek doręczeniowych.

Należy uspokoić wszystkich tych, którzy obawiają się wprowadzenia tego przełomowego rozwiązania, gdyż przepisy ustawy na ten moment nie nakładają, aby wszyscy obywatele i wszystkie podmioty prawne dysponowały elektronicznymi skrzynkami doręczeniowymi. 

Wyjaśniając, wskazać należy, że elektroniczną skrzynkę do doręczeń będzie mógł otworzyć każdy obywatel oraz wszystkie osoby prawne. 

Obowiązek posiadania elektronicznych skrzynek do doręczeń

Co do innych podmiotów i osób elektroniczne skrzynki do doręczeń będą zakładane po złożeniu przez nich wniosku o ich utworzenie.

Dodatkowo obowiązek posiadania elektronicznych skrzynek do doręczeń nałożono m.in. na: adwokatów, radców prawnych, doradców podatkowych, rzeczników patentowych.

Adres do doręczeń elektronicznych

W celu prawidłowego obsługiwania elektronicznych skrzynek do doręczeń podmioty niepubliczne będą musiały posiadać adres do doręczeń elektronicznych powiązany z publiczną usługą rejestrowania doręczenia elektronicznego. Utworzenie takiego adresu do doręczeń nastąpi na podstawie wniosku zainteresowanego podmiotu np. osoby fizycznej, która wystąpi o jego utworzenia. Jest ono dla niej dobrowolne, a w przypadku podmiotów wpisanych do KRS lub CEIDG będzie tworzone z urzędu. Dla nowo zawiązywanych podmiotów wpisywanych do CEIDG czy KRS adres taki będzie utworzony automatycznie po otrzymaniu przez ministra właściwego do spraw informatyzacji informacji o złożeniu wniosku o wpis do odpowiedniego rejestru.

Przykład 1.

Pan Tomasz jest radcą prawnym prowadzącym działalność gospodarczą. Jako przedsiębiorca podlegający wpisowi do CEIDG obowiązany jest posiadać skrzynkę elektroniczną do doręczeń. Gdyby był radcą zatrudnionym na umowę o pracę, również byłby do tego zobowiązany. Jedynie jako osoba fizyczna nie musi posiadać skrzynki do e-doręczeń, chyba że zdecyduje się na jej założenie.

Doręczenia elektroniczne a operatorzy skrzynek

Skrzynki do elektronicznych doręczeń prowadzić będzie co do zasady operator wyznaczony, którym do 2025 roku jest Poczta Polska S.A. Dopuszcza się możliwość prowadzenia skrzynek przez inny podmiot, o ile zachowane zostaną wymogi realizacji elektronicznych doręczeń. 

Podmioty publiczne będą mogły posiadać skrzynki do doręczeń elektronicznych u operatora wyznaczonego, zaś podmioty niepubliczne, np. adwokaci czy przedsiębiorcy, mogą wybrać innego operatora, który obsługiwał będzie e-doręczenia. 

Wskazać należy, że pierwotnie skrzynki służące realizacji doręczeń elektronicznych będą tworzone na platformie obsługiwanej przez operatora wyznaczonego, a następnie będą mogły być przenoszone do innych operatorów. 

Na ten moment zagwarantowano, że korespondencja kierowana do podmiotów publicznych za pośrednictwem operatora wyznaczonego, tj. Poczty Polskiej S.A., będzie obsługiwana nieodpłatnie. 

Co istotne, minister właściwy do spraw cyfryzacji zobowiązany został do prowadzenia bazy zawierającej adresy skrzynek do elektronicznych doręczeń.

Zmiana operatora skrzynki do doręczeń elektronicznych

W przypadku podmiotów niepublicznych dopuszczalna jest zmiana operatora obsługującego skrzynkę do e-doręczeń. Będzie się to odbywało w sposób podobny do tego, jaki znamy w związku ze zmianami operatorów telefonów komórkowych. Przy czym w związku ze zmianą operatora podmiot ma prawo do zachowania dotychczas używanego adresu skrzynki do doręczeń elektronicznych.

Jeśli dana osoba bądź podmiot posiada skrzynkę do e-doręczeń, podmioty publiczne obowiązane będą dokonywać doręczeń pism w formie elektronicznej. Będzie ona wywoływać taki sam skutek jak doręczenie korespondencji w formie papierowej poprzez wysłanie listu poleconego za zwrotnym poświadczeniem odbioru. Jedyną różnicą pomiędzy doręczeniem elektronicznym a doręczeniem w formie papierowej w tym wypadku jest to, że unikniemy konieczności oczekiwania na odbiór przesyłki na poczcie, co miało miejsce, gdy listonosz zostawiał nam awizo w skrzynce pocztowej.

Przykład 2.

Pani Barbara złożyła wniosek o założenie jej elektronicznej skrzynki do doręczeń. Nie miała obowiązku jej posiadania. Jest uczestnikiem sprawy sądowej dotyczącej spadku, w związku z powyższym wszelkich doręczeń pism w sprawie sąd dokonywać będzie na elektroniczną skrzynkę do doręczeń.

Doręczenia hybrydowe dla osób nieposiadających skrzynki do elektronicznych doręczeń

Należy zwrócić również uwagę na doręczenia hybrydowe, które stosowane będą w przypadku, gdy osoba, do której sąd lub organ kierują korespondencję, nie posiada skrzynki do e-doręczeń. Wówczas wszelkie pisma urzędowe będą wysyłane jako pisma elektroniczne, zaś przed doręczeniem osobie nieposiadającej skrzynki do elektronicznych doręczeń będą drukowane i przekazywane takiemu adresatowi w formie pisemnej.

Stosowanie e-doręczeń pomiędzy podmiotami niepublicznymi

Nie sposób pominąć jeszcze jednego zastosowania skrzynek do e-doręczeń. Mianowicie chodzi o wysyłanie i doręczanie korespondencji przez podmioty, które nie są podmiotami publicznymi, np. przedsiębiorców, która to korespondencja dotychczas była wysyłana w formie listów poleconych bądź listów poleconych ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

Przykład 3.

Pani Anna prowadzi działalność gospodarczą. Jeden z jej kontrahentów prowadzący działalność w formie spółki z o.o. pomimo upływu terminu do zapłaty wskazanego na fakturze nie zapłacił jej za wykonaną usługę. Pani Anna przed skierowaniem sprawy do sądu chciałaby go wezwać do zapłaty zaległej faktury. Dotychczas wezwanie do zapłaty wysłałaby do kontrahenta listem poleconym ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru. W takim wypadku może wysłać wezwanie za pośrednictwem skrzynki do elektronicznych doręczeń i po odbiorze go przez kontrahenta będzie skutecznie doręczone. 

Moment doręczenia pisma elektronicznego

Omawiając doręczenia elektroniczne, należy wskazać, kiedy dojdzie do doręczenia pism za pośrednictwem e-skrzynek do doręczeń. I tak w wypadku podmiotów niepublicznych doręczenie nastąpi w momencie, kiedy użytkownik e-skrzynki podejmie działania umożliwiające mu zapoznanie się z dokumentem. W praktyce będzie to sytuacja, kiedy użytkownik zaloguje się do swojej e-skrzynki, wówczas cała przesłana mu przez podmioty publiczne i niepubliczne korespondencja zostanie uznana za skutecznie doręczoną. W tym miejscu na pewno pojawi się pytanie o dotychczas funkcjonującą w prawie pocztowym zasadę podwójnej awizacji, zgodnie z którą pismo było przechowywane na poczcie przez kolejnych 14 dni, licząc od dnia pierwszej próby jego doręczenia adresatowi, a po upływie tego terminu korespondencja uważana była za skutecznie doręczoną, tzw. fikcja doręczenia. 

Wskazać należy, że o ile dotychczas mogliśmy sobie na poczcie zdecydować, który list odbierany jest wcześniej, a który w ostatnim dniu awizacji, to w przypadku elektronicznych doręczeń nie będzie już takiej możliwości. Wszystko będzie doręczane jednocześnie. Jednakże zachowana została zasada fikcji doręczenia oznaczająca, że pismo wysłane na adres elektronicznej skrzynki pocztowej do e-doręczeń będzie na niej przechowywane, a po upływie 14 dni uznane za skutecznie doręczone.

Przykład 4.

Pan Adam prowadzi działalność gospodarczą i ma obowiązek posiadać e-skrzynkę. 1 czerwca organ administracji przesłał do niego na adres jego e-skrzynki korespondencję. W tym czasie pan Adam przebywał od 31 maja na 3-tygodniowym urlopie. W takiej sytuacji korespondencja z urzędu zostanie skutecznie doręczona na podstawie fikcji doręczeń 15 czerwca. Mimo że pan Adam sprawdzi swoją e-skrzynkę 21 czerwca po powrocie z urlopu, korespondencja będzie uznana za doręczoną 15 czerwca.

W przypadku podmiotów publicznych (organów administracji, sądów) pisma do nich kierowane za pośrednictwem elektronicznych skrzynek do doręczeń będą doręczone w dniu, w którym wpłyną na ich e-skrzynkę. 

Przykład 5.

Pani Zofia chciała przesłać pismo do sądu w swojej sprawie. Przygotowała je do wysyłki 1 lipca, ale wysłała następnego dnia. Wtedy też pismo wpłynęło na e-skrzynkę sądu. Oznacza to, że pismo zostało doręczone do sądu 2 lipca.

Terminy wprowadzenia doręczeń elektronicznych przez podmioty publiczne

Kończąc, należy również wspomnieć o tym, że przepisy prawa wprowadzone przez ustawodawcę przewidują różne terminy dla podmiotów publicznych od kiedy mają one stosować omówione wyżej doręczenia elektroniczne. Przedstawiają się następująco:

• od października 2021 roku zobowiązane są do tego organy administracji rządowej;

• od października 2022 roku zobowiązane są do tego: ZUS, NFZ;

• od października 2029 roku zobowiązane będą do tego sądy, prokuratury, trybunały, komornicy, służba więzienna i organy ścigania.

ePUAP a skrzynki do doręczeń elektronicznych

Należy wspomnieć, że do 2029 roku równolegle będą prowadzone skrzynki do doręczeń elektronicznych i platforma ePUAP, która dotychczas służyła przesyłaniu korespondencji do podmiotów publicznych. 

Dopiero po wejściu w życie przepisów ustawy będzie możliwe stwierdzenie, jak elektroniczne doręczenia wyglądają w praktyce. Wskazać należy, że już od dobrych kilku lat przepisy prawa dopuszczały wnoszenie pism w sprawach sądowych i administracyjnych w drodze elektronicznej, ale zazwyczaj przepisy te nie były wykorzystywane w praktyce i martwe. Taka sytuacja miała miejsce w wypadku przepisów Kodeksu postępowania cywilnego, które dopuszczają wnoszenie pism w formie elektronicznej, jednak nadal nie została uruchomiona przeznaczona do tego celu elektroniczna skrzynka do wnoszenia pism w sprawach cywilnych.

Wydaje się, że bez odpowiednio przeprowadzonych kampanii informacyjnych mających na celu przyzwyczajenie obywateli do tej formy komunikacji z organami władzy, realizacja elektronicznych doręczeń będzie nastręczać problemy nawet dla tych podmiotów, dla których obowiązek obsługi elektronicznych doręczeń nakładają przepisy ustawy.